ATO NORMATIVO Nº 288/2015
Dispõe sobre os procedimentos a serem adotados para o encerramento orçamentário, financeiro, patrimonial e contábil do exercício financeiro de 2015, em cumprimento às normas de Direito Financeiro.
O PRESIDENTE DO PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, Exmo. Des. Sérgio Bizzotto Pessoa de Mendonça, no uso de suas atribuições legais, edita o presente Ato, considerando a necessidade de adotar providências que visem garantir o encerramento do exercício financeiro, e ainda para que as Diretorias de Foros e as Secretarias/Unidades do Poder Judiciário estejam cientes sobre tais providências.
CAPÍTULO I
COORDENADORIA DE SUPRIMENTO E CONTROLE PATRIMONIAL
SEÇÃO I
DAS REQUISIÇÕES E RECEBIMENTO DE MATERIAIS
Art. 1º As requisições para aquisição de bens e serviços, originários das Diretorias de Foro e das Unidades Administrativas do Poder Judiciário, que gerem novos gastos financeiros, serão agrupadas pelas unidades competentes do egrégio Tribunal de Justiça no exercício seguinte, conforme prazo estabelecido no item 1.2 da Norma de Procedimento 01- lntrodução.
Parágrafo único. As requisições para bens ou serviços já disponíveis em estoque permanecem passíveis de atendimento até que se encerrem os prazos previstos neste Ato.
Art. 2º A data limite para recebimento de material será o dia 15/12/2015.
§1º. Fica suspenso o prazo administrativo para entrega de material no período de 16/12/2015 a 07/01/2016.
§2º. As Diretorias dos Foros e as Unidades Administrativas do Poder Judiciário só poderão emitir requisição cuja data de entrega não ultrapasse a data limite disposta no caput deste artigo, salvo aquelas expressamente autorizadas pela Secretaria Geral.
Art. 3º As requisições de materiais deverão ser protocoladas ou cadastradas no RDM Online até o dia 04/12/2015, devendo os materiais ser retirados, impreterivelmente, até o dia 11/12/2015.
SEÇÃO II
DAS ATIVIDADES INTERNAS DA COORDENADORIA
Art. 4º No período de 16/12/2015 a 07/01/2016 a unidadeestará executando apenas atividades internas, para realização do Inventário Anual de 2015.
CAPÍTULO II
DO SUPRIMENTO DE FUNDOS E DO CARTÃO ALIMENTAÇÃO
SEÇÃO I
DAS SOLICITAÇÕES E APLICAÇÕES DO SUPRIMENTO DE FUNDOS
Art. 5º As solicitações de concessão de verba de suprimento de fundos deverão ser protocolizadas até o dia 20/11/2015, sendo vedados novos pedidos a partir desta data.
Parágrafo único. A aplicação da verba deverá ocorrer até o dia 27/11/2015, bem como a devolução dos saldos residuais na conta corrente do FUNEPJ, devendo a prestação de contas ser apresentada até o dia 04/12/2015.
SEÇÃO II
DAS SOLICITAÇÕES E APLICAÇÕES DO CARTÃO ALIMENTAÇÃO
Art. 6º Os pedidos de verba deverão ser enviados até 04/12/2015, e a emissão de notas fiscais e os respectivos pagamentos, referentes às despesas com alimentação do júri do 3º quadrimestre/2015, deverão ocorrer até o dia 18/12/2015, devendo a prestação de contas ser encaminhada à Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária até o dia 23/12/2015.
Art.7º Os cartões magnéticos deverão ser bloqueados pela empresa contratada em 21/12/2015.
Art.8º Os saldos existentes nos cartões magnéticos das Comarcas/Secretarias deverão ser informados pela empresa contratada à Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária no dia21/12/2015.
Art.9º A devolução do valor total dos saldos existentes nos cartões magnéticos, pela empresa contratada, deverá ocorrer até o dia 28/12/2015.
CAPÍTULO III
DO EMPENHO, DOS RESTOS A PAGAR E DOS PROCESSOS DE PAGAMENTO.
SEÇÃO I
DO EMPENHO
Art. 10. As notas de empenho serão emitidas até o dia 11/12/2015.
Parágrafo único – Fica estabelecida a data limite de 09/12/2015 para autorização de emissão de empenho pela Secretaria Geral.
Art.11. Excetuam-se do disposto no artigo anterior os empenhos referentes às folhas de pagamento de pessoal, encargos sociais e obrigações tributárias, aos pagamentos relativos a convênios, inclusive suas contrapartidas, bem como os referentes a diárias (expressamente justificadas pelo requerente).
Art. 12. As despesas orçamentárias serão empenhadas com recursos do orçamento vigente somente no montante das parcelas realizadas integralmente dentro do exercício financeiro de 2015.
§1º. As parcelas relativas ao mês de dezembro de 2015 serão empenhadas por estimativa.
§2º. As parcelas a serem realizadas nos exercícios futuros correrão por conta dos orçamentos dos respectivos exercícios.
Art. 13. Os gestores de contrato ou seus substitutos legais deverão encaminhar, até o dia18/12/2015, o Anexo I deste Ato, à Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária a fim de que seja providenciada a inclusão em Restos a Pagar Não Processados, assim como o informe o montante a ser empenhado para cobrir as despesas referentes ao próximo exercício – inclusive com previsão de repactuação e reajuste, nos termos das notas 3 e 4 do item 17.1.2 da Norma de Procedimentos 01.01- Licitação.
Art. 14. Os procedimentos orçamentários do encerramento do exercício de 2015, a serem executados pela Seção de Empenho e Classificação da Despesa, deverão ocorrer até o dia06/01/2016.
SEÇÃO II
DOS RESTOS A PAGAR
Art. 15. Observado o prazo e a forma prevista no artigo 13 deste Ato, serão inscritas em Restos a Pagar Não Processados de 2015:
I – As despesas empenhadas, não liquidadas mas de competência do referido exercício, em que o serviço ou material contratado tenha sido prestado ou entregue e que se encontrava, em 31 de dezembro de 2015, em fase de verificação do direito adquirido pelo credor, em respeito ao regime da despesa orçamentária preconizado no art.35 da Lei nº 4.320/64.
II – As despesas empenhadas mas não liquidadas em que a execução do serviço ou fornecimento do material demandando tenham se iniciado antes do término do referido exercício, restando vigente o prazo para cumprimento da obrigação correspondente assumida pelo credor em relação às parcelas referentes a 2015.
Parágrafo único: As despesas empenhadas e não liquidadas no corrente exercício serão inscritas em Restos a Pagar Não Processados, por fonte de recursos, até o limite das disponibilidades financeiras apuradas no encerramento do exercício, depois de descontado o montante inscrito em “Restos a Pagar Processados”.
Art. 16. As despesas inscritas em Restos a Pagar Não Processados no exercício de 2015 serão liquidadas até o dia 31/08/2016 e, após a referida data, os saldos remanescentes serão cancelados automaticamente pelo SIGEFES.
Art. 17. Ficam cancelados os Restos a Pagar Processados inscritos até 31/12/2010, devendo a Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária providenciar os lançamentos contábeis no SIGEFES no dia 06/01/2016.
Parágrafo único. Após o cancelamento da inscrição da despesa como Restos a Pagar a que se refere o caput, o pagamento que vier a ser reclamado poderá ser atendido à conta de dotação destinada a despesas de exercícios anteriores, após análise e autorização da Secretaria Geral.
Art. 18. Os empenhos de suprimentos de fundos não poderão ser inscritos em restos a pagar sendo anulados até o dia 30/12/2015.
Art. 19. As cópias dos atos que cancelarem restos a pagar processados, contendo justificativa e assinatura do ordenador de despesa, serão encaminhadas pela Coordenadoria de Execução Orçamentária e Financeira à Coordenadoria de Contabilidade, ambas da Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária, até o dia 07/01/2016.
SEÇÃO III
DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO
Art.20. O prazo limite para pagamento das despesas é o dia 18/12/2015, inclusive as relativas a Precatórios.
§1º Os autos relativos a pedido de pagamento deverão ser encaminhados à Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária até o dia 15/12/2015, conforme preconiza o item 4.3 do Manual de Gestão de Contratos Administrativos (Resolução TJ/ES nº 27/2009).
§2º As Relações Externas (RE´s) referentes aos pagamentos realizados dia 18/12/2015 serão apresentadas ao banco até o dia 21/12/2015.
Art.21. Excetuam-se do disposto no artigo anterior os pagamentos referentes às folhas de pagamento de pessoal e encargos sociais, obrigações tributárias, os pagamentos relativos a convênios, inclusive suas contrapartidas, bem como os referentes a diárias (expressamente justificadas pelo requerente).
Parágrafo único. O prazo para pagamento das despesas excetuadas neste artigo será até o dia29/12/2015, e as respectivas RE´s serão apresentadas ao banco até o dia 30/12/2015.
CAPÍTULO IV
DAS COMISSÕES
SEÇÃO I
DA CONSTITUIÇÃO DAS COMISSÕES
Art. 22. Compete ao Secretário Geral, até 03 (três) dias após publicação deste Ato, por meio de ato publicado no Diário da Justiça Eletrônico, constituir as comissões necessárias, observando o conhecimento técnico específico, para promoverem o levantamento completo, até o dia 07/01/2016, referente às dívidas constantes dos grupos Passivo Circulante e Passivo Não Circulante, inclusive de levantamento de dívidas com pessoal, aos inventários físicos e contábeis dos valores dos bens móveis, imóveis, intangíveis, e dos materiais em almoxarifado ou em outras unidades similares, tendo como data base, para efeito de apuração dos dados, o dia 31/12/2015.
Art.23. A Secretaria Geral deverá encaminhar à Comissão de Prestação de Contas, a ser nomeada pelo Presidente do Poder Judiciário, a relação dos servidores das comissões constituídas conforme artigo 22, evidenciando o número do Ato e a data de sua publicação, até 02 (dois) dias após a publicação deste.
Art.24. A indicação dos responsáveis pela elaboração e entrega dos itens do Anexo 05 da IN TCE/ES nº 28/2013 à Comissão de Prestação de Contas constam no Anexo II deste Ato.
SEÇÃO II
DOS PRAZOS E ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTOS
SUBSEÇÃO I
Pela Comissão para Levantamento de Bens Patrimoniais
Art. 25. Compete à comissão elaborar o inventário anual dos bens móveis, imóveis e inventário anual dos bens em almoxarifado (itens 17, 20 e 23 do Anexo 05 da Instrução Normativa TCE/ES nº 28/2013, respectivamente), com posição em 31/12/2015 e enviar à Coordenadoria de Contabilidade até o dia 08/01/2016.
§1º Também compete à comissão encaminhar à Comissão de Prestação de Contas os resumos e demonstrativos analíticos constantes nos Anexos 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 e 27 da IN TCE/ES nº 28/2013 até o dia 12/02/2016.
§2º.Os inventários físicos e contábeis a que se refere o caput contemplam também os bens em poder de terceiros e os bens de terceiros em posse do Poder Judiciário, e devem servir de base para elaboração dos resumos de inventários e demonstrativos analíticos previstos no §1º.
SUBSEÇÃO II
Pela Comissão para levantamento dos saldos referente Contratos, Apólice, Carta Fiança
Art.26 A comissão deverá apresentar à Coordenadoria de Contabilidade os relatórios de obrigações contratuais a executar, apólice de seguros, carta fiança, até o dia 08/01/2016, contendo a movimentação do exercício, bem como o saldo em 31/12/2015.
SUBSEÇÃO III
Pela Comissão para Levantamento do Passivo referente a Pessoal
Art.27 A comissão deverá elaborar e entregar à Coordenadoria de Contabilidade, os relatórios que dizem respeito à provisão para férias, 1/3 das férias e encargos com apresentação de saldo acumulado em 31/12/2015, e relatórios referentes ao valor total do passivo em 31/12/2015(Retroativo da Magistratura, PAE – Parcela Autônoma de Equivalência dos Magistrados, 11,98% dos servidores e o recálculo do ATS – Adicional de Tempo de Serviço dos servidores), bem como qualquer outro relatório de reconhecimento de dívidas com pessoal elaborado pela Secretaria de Gestão de Pessoas ou outra unidade competente, até o dia 08/01/2016, com a demonstração das baixas executadas no exercício de 2015.
Parágrafo único – Compete ainda à comissão encaminhar à Comissão de Prestação de Contas os resumos e demonstrativos analíticos constantes nos itens 33 e 34 do Anexo 05 da IN TCE/ES nº 28/2013 até o dia 12/02/2016.
SUBSEÇÃO IV
Pela Comissão de Prestação de Contas
Art.28. A comissão após juntada e análise preliminar dos documentos referentes à Prestação de Contas Anual deverá encaminhá-los à Secretaria de Controle Interno até o dia 26/02/2016.
Art.29. Deverá ser encaminhado, à Secretaria de Controle Interno, as peças integrantes da Prestação de Contas Anual do Exercício de 2015, nos termos da IN TCE/ES nº 28/2013, até o dia08/03/2016 para fins de elaboração do Relatório e Parecer Conclusivo da unidade de controle interno, conforme item nº 04 da referida instrução normativa.
Art.30. Recebida a documentação e o Parecer Conclusivo constante do item 04 do Anexo 05 da IN TCE/ES nº 28/2013 da Secretaria de Controle Interno, previsto no artigo 40 deste Ato, toma ciência e encaminha os documentos que deverão compor a Prestação de Contas Anual de 2015 à Secretaria de Tecnologia da Informação.
Parágrafo único– Cabe à Secretaria de Tecnologia da Informação formatar e gravar os documentos previstos no caput na forma exigida pela IN TCE/ES nº 28/2013, impreterivelmente até o dia 22/03/2016.
Art. 31. A comissão deverá protocolizar a Prestação de Contas Anual do exercício de 2015 no Tribunal de Contas do Espírito Santo e no Poder Executivo até o dia 30/03/2016.
CAPÍTULO V
DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
SEÇÃO I
Coordenadoria de Contabilidade
Art.32 O prazo para realização dos procedimentos contábeis do exercício de 2015 encerram-se em08/01/2016.
Art.33. Os ajustes necessários ao encerramento do exercício e elaboração das demonstrações contábeis referentes a 2015 serão realizados até o dia 28/01/2016, em conformidade com a Portaria nº 548, de 22/11/2010, do Ministério da Fazenda.
Art.34. Encaminhará a Secretaria de Controle Interno os extratos bancários do último mês do exercício de 2015 e suas respectivas conciliações de todas as Unidades Gestoras do Poder Judiciário em formato PDF, até o dia 04/02/2016.
Art.35. Deverão ser encaminhadas, à Comissão de Prestação de Contas, as Demonstrações Contábeis especificadas nos itens 07 a 15 da IN TCE/ES nº 28/2013, assim como as respectivas Notas Explicativas, relatando os fatos que possam influenciar na interpretação dos resultados do exercício, assim como incorreções de processamento que ocorreram nos balanços, anexos e demonstrativos de encerramento, até o dia 19/02/2016.
Art.36. Caberá a coordenadoria conciliar os saldos contábeis com os levantamentos realizados comissões instituídas em decorrência deste Ato, promovendo os respectivos ajustes contábeis, cabendo-lhe, ainda, a conciliação contábil e os ajustes das demais contas patrimoniais existentes ao final do exercício, em observância aos Princípios Contábeis, objetivando a fidedignidade e a consistência das informações sobre o patrimônio do PJES.
Art.37. Caberá a unidade providenciar junto ao Instituto de Previdência dos Servidores Públicos o certificado constante no item 37 do Anexo 05 da IN TCE/ES nº 28/2013.
SEÇÃO II
Secretaria de Controle Interno
Art.38. O prazo final para apresentação do Relatório de avaliação do cumprimento do plano de ação para implantação do sistema de controle interno, na forma do item nº 06 do Anexo 5 da IN TCE/ES nº 28/2013, à comissão de Prestação de Contas, é o dia 12/02/2016.
Art.39. O prazo final para apresentação do Rol de Responsáveis, assim como as eventuais substituições, em observância aos arts. 143, 144, 145, 146, 147, 148 e 149 da Resolução TCE/ES nº 261/2014 à comissão de Prestação de Contas é o dia 12/02/2016.
Parágrafo Único. O Rol de Responsáveis será elaborado tendo por base informações encaminhadas pelas unidades administrativas competentes, na forma da Norma de Procedimentos nº 00.03 – Rol de Responsáveis, na forma prevista do item nº 02 do Anexo 5 da IN TCE/ES nº 28/2013 até o dia15/01/2016.
Art.40. O relatório e parecer conclusivo especificado no item 04 do Anexo 05 da IN TCE/ES nº 28/2013, deverá apresentar pronunciamento expresso do Chefe do Poder Judiciário atestando ter tomado conhecimento das conclusões contidas no parecer (item 05), e ser entregue à Comissão de Prestação de Contas, até o dia 22/03/2016.
SEÇÃO III
Coordenadoria de Pagamento de Pessoal
Art.41. Os resumos da folha de pagamento do exercício de 2015 e o instrumento normativo fixador dos subsídios do Chefe do Poder Judiciário para aquele exercício, assim como as respectivas fichas financeiras, na forma dos itens nº 38 e 39 do Anexo 5 da IN TCE/ES nº 28/2013, deverão ser entregues à Comissão de Prestação de Contas até o dia 12/02/2016.
SEÇÃO IV
Secretaria de Tecnologia da Informação
Art.42. O inventário dos bens intangíveis, na forma prescrita do item 28 do Anexo 05 da IN TCE/ES nº 28/2013, deverá ser entregue a Coordenadoria de Contabilidade até o dia 08/01/2016.
SEÇÃO V
Coordenadoria de Execução Orçamentária e Financeira
Art.43. Os demonstrativos previstos nos itens 30, 35 e 36 do Anexo 05 daIN TCE/ES nº 28/2013 deverá ser entregue a Comissão de Prestação de Contas até o dia 12/02/2016.
SEÇÃO VI
Assessoria de Planejamento, Orçamento e Gestão Estratégica
Art.44. O Demonstrativo de créditos adicionais do exercício de 2015, na forma do item nº 16 do Anexo 5 da IN TCE/ES nº 28/2013, deverá ser entregue à Comissão de Prestação de Contas até o dia 12/02/2016.
SEÇÃO VII
Secretaria Geral
Art.45. Orelatório que trata do cumprimento dos programas previstos na LOA e sua consonância com a LDO e PPA, descrevendo de forma analítica a execução dos programas incluídos na LOA, com indicação das metas físicas e financeiras previstas e executadas, para fins de elaboração do Relatório de Gestão especificado no item 03 do Anexo 05 da IN TCE/ES nº 28/2013, deverá ser entregue à Presidência até o dia 12/02/2016.
SEÇÃO VIII
Assessoria de Precatórios
Art.46. Deverá encaminhar, à Comissão de Prestação de Contas, até o dia 12/02/2016, documento informando o cumprimento ou não da Emenda Constitucional nº 62/2009 pelo Estado e pelos Municípios, no que tange ao montante depositado mensalmente em contas específicas no exercício de 2015.
SEÇÃO IX
Presidência
Art.47. O Relatório de Gestão especificado no item 03 do Anexo 05 da IN TCE/ES nº 28/2013, deverá ser entregue à Comissão de Prestação de Contas até o dia 09/03/2016.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art.48. A partir da publicação deste Ato Normativo até a entrega da Prestação de Contas do deste Poder Judiciário relativa ao exercício de 2015,serão consideradas urgentes e prioritárias as atividades constantes neste ato.
Art. 49. As datas limites para os procedimentos relativos ao encerramento do exercício financeiro e respectiva Prestação de Contas do exercício de 2015, definidos neste ato, constam no Anexo III.
Art.50. Os casos excepcionais serão submetidos à apreciação do Secretário Geral deste Tribunal, que poderá fixar outros prazos e definir procedimentos complementares necessários ao cumprimento deste Ato.
Art.51. As unidades administrativas deste Poder Judiciário deverão disponibilizar as informações necessárias e dar suporte aos trabalhos das comissões instituídas em decorrência deste Ato.
Art.52. São pessoalmente responsáveis pelo cumprimento de todas as normas estabelecidas neste Ato, na medida de suas competências, os servidores que devem desenvolver as atividades necessárias ao cumprimento das normas para o encerramento do exercício e prestação de contas anual, especialmente, os membros das comissões.
Parágrafo único. O descumprimento dos prazos fixados neste Ato implicará responsabilização do servidor encarregado pela informação, no âmbito de sua área de competência, ensejando apuração de ordem funcional, nos termos da legislação vigente.
Art.53. Os anexos a que se refere à Instrução Normativa TCE/ES nº 28/2013 poderão ser obtidos junto a Comissão de Prestação de Contas, e ainda no link abaixo: (http://www.tce.es.gov.br/portais/Portals/14/Arquivos/Biblioteca/AtosNormativos/028-2013-Composi%C3%A7%C3%A3o%20da%20PCA.pdf)
Art.54. Este Ato Normativo entra em vigor na data de sua publicação.
Vitória, 17 de novembro de 2015.
Desembargador Sérgio Bizzotto Pessoa de Mendonça
Presidente