ESTADO DO ESPIRÍTO SANTO
PODER JUDICIÁRIO
ATO NORMATIVO 135/2016
Dispõe sobre os procedimentos a serem adotados para o encerramento orçamentário, financeiro, patrimonial e contábil do exercício financeiro de 2016, em cumprimento às normas de Direito Financeiro.
O PRESIDENTE DO PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, EXMO. DES. Annibal de Rezende Lima, no uso de suas atribuições legais, edita o presente Ato, considerando a necessidade de adotar providências que visem garantir o encerramento do exercício financeiro de 2016 e dar ciência às Diretorias dos Foros e às Unidades Administrativas sobre tais providências.
CAPÍTULO I
COORDENADORIA DE SUPRIMENTO E CONTROLE PATRIMONIAL
SEÇÃO I
DAS REQUISIÇÕES E RECEBIMENTO DE MATERIAS
Art. 1º As requisições para aquisição de bens e serviços originários das Diretorias de Foros e das Unidades Administrativas do Poder Judiciário que gerem novos gastos financeiros serão agrupadas pelas unidades competentes do egrégio Tribunal de Justiça no exercício seguinte, conforme prazo estabelecido no item 1.2 na Norma de Procedimento 01- lntrodução.
Parágrafo único. As requisições para bens já disponíveis em estoque ou serviços com ordem de serviço já emitida permanecem passíveis de atendimento até que se encerrem os prazos previstos neste Ato.
Art. 2º A data limite para recebimento de material pela Coordenadoria será o dia 16/12/2016.
§1º Fica suspenso o prazo administrativo para entrega e recebimento de material no período de 09/12/2016 a 13/01/2017.
§2º As Diretorias dos Foros e as Unidades Administrativas do Poder Judiciário só poderão emitir ordem de fornecimento/serviço cuja entrega dos bens e prestação dos serviços pelos fornecedores não ultrapasse a data limite disposta no caput deste artigo, salvo aquelas expressamente autorizadas pela Secretaria Geral.
Art. 3º As requisições de materiais deverão ser protocoladas pelos Foros e Unidades Administrativas ou cadastradas no RDM Online até o dia 05/12/2016, devendo os materiais serem retirados, impreterivelmente, até o dia 07/12/2016.
SEÇÃO II
DAS ATIVIDADES INTERNAS DA COORDENADORIA
Art. 4º No período de 09/12/2016 a 13/01/2017 a unidadeestará executando apenas atividades internas, para realização do Inventário Anual de 2016.
CAPÍTULO II
DO SUPRIMENTO DE FUNDOS E DO CARTÃO ALIMENTAÇÃO
SEÇÃO I
DAS SOLICITAÇÕES E APLICAÇÕES DO SUPRIMENTO DE FUNDOS
Art. 5º. A aplicação da verba de suprimento de fundos já autorizada deverá ocorrer até o dia 28/11/2016, bem como a devolução dos saldos residuais na conta corrente do FUNEPJ, devendo a prestação de contas ser apresentada até o dia 05/12/2016.
SEÇÃO II
DAS SOLICITAÇÕES E APLICAÇÕES DO CARTÃO ALIMENTAÇÃO
Art. 6º Os pedidos de verba deverão ser enviados até 05/12/2016, a emissão de notas fiscais e os respectivos pagamentos, referentes às despesas com alimentação do júri do 3º quadrimestre/2016, deverão ocorrer até o dia 16/12/2016, devendo a prestação de contas ser encaminhada à Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária até o dia 09/01/2017.
Art. 7º Os cartões magnéticos serão bloqueados pela empresa contratada em 20/12/2016.
Art. 8º Os saldos existentes nos cartões magnéticos das Diretorias dos Foros e Unidades Administrativas deverão ser informados pela empresa contratada à Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária no dia 16/12/2016.
Art. 9º A devolução do valor total dos saldos existentes nos cartões magnéticos pela empresa contratada deverá ocorrer até o dia 27/12/2016.
CAPÍTULO III
DO EMPENHO, DOS RESTOS A PAGAR E DOS PROCESSOS DE PAGAMENTO.
SEÇÃO I
DO EMPENHO
Art. 10 As notas de empenho serão emitidas até o dia 13/12/2016.
Parágrafo único. Fica estabelecida a data limite de 07/12/2016 para autorização de emissão de empenho pela Secretaria Geral.
Art. 11 Excetuam-se do disposto no artigo anterior os empenhos referentes às folhas de pagamento de pessoal e encargos sociais, obrigações tributárias, os pagamentos relativos a convênios, inclusive suas contrapartidas, bem como os referentes a diárias (expressamente justificadas pelo requerente).
Art. 12 As despesas orçamentárias serão empenhadas com recursos do orçamento vigente somente no montante das parcelas realizadas integralmente dentro do exercício financeiro de 2016.
§1º As parcelas relativas ao mês de dezembro de 2016 serão empenhadas por estimativa.
§2º As parcelas a serem realizadas nos exercícios futuros correrão por conta dos orçamentos dos respectivos exercícios.
Art. 13 Os gestores de contrato ou seus substitutos legais deverão encaminhar até o dia 14/12/2016 o Anexo I deste Ato, à Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária para que seja providenciada a inclusão em Restos a Pagar Não Processados, assim como o informe do montante a ser empenhado para cobrir as despesas referentes ao próximo exercício – inclusive com previsão de repactuação e reajuste.
Art. 14 Os procedimentos orçamentários do encerramento do exercício de 2016, a serem executados pela Seção de Empenho e Classificação da Despesa, deverão ocorrer até o dia 13/01/2017.
SEÇÃO II
DOS RESTOS A PAGAR
Art. 15 Observados o prazo e a forma prevista no artigo 13 deste Ato serão inscritas em Restos a Pagar Não Processados de 2016:
I – As despesas empenhadas e não liquidadas, mas de competência do referido exercício, em que o serviço ou material contratado tenha sido prestado ou entregue e que se encontravam, em 31 de dezembro de 2016, em fase de verificação do direito adquirido pelo credor, em respeito ao regime da despesa orçamentária, preconizado no art. 35 da Lei nº 4.320/64.
II – As despesas empenhadas mas não liquidadas em que a execução do serviço ou fornecimento do material demandado tenham se iniciado antes do término do referido exercício, restando vigente o prazo para cumprimento da obrigação correspondente assumida pelo credor em relação às parcelas referentes a 2016.
Parágrafo único. As despesas empenhadas e não liquidadas no corrente exercício serão inscritas em Restos a Pagar Não Processados, por fonte de recursos, até o limite das disponibilidades financeiras apuradas no encerramento do exercício, depois de descontado o montante inscrito em “Restos a Pagar Processados”.
Art. 16 As despesas inscritas em Restos a Pagar Não Processados no exercício de 2016 serão liquidadas até o dia 31/07/2017 e, após a referida data, os saldos remanescentes serão cancelados pelo SIGEFES, por meio de rotina específica realizada pelo Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo.
Art. 17 Ficam cancelados os Restos a Pagar Processados inscritos até 31/12/2011, devendo a Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária providenciar os lançamentos contábeis no SIGEFES até o dia 13/01/2017.
Parágrafo único. Após o cancelamento da inscrição da despesa como Restos a Pagar a que se refere o caput, o pagamento que vier a ser reclamado deverá ser atendido à conta de dotação destinada a despesas de exercícios anteriores, após análise e autorização da Secretaria Geral.
Art. 18 Os empenhos de suprimentos de fundos não poderão ser inscritos em restos a pagar e serão anulados até o dia 30/12/2016.
Art. 19 As cópias dos atos que cancelarem restos a pagar processados e não processados, contendo justificativa e assinatura do ordenador de despesa, serão encaminhadas pela Coordenadoria de Execução Orçamentária e Financeira à Coordenadoria de Contabilidade, ambas da Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária, até o dia 13/01/2017.
SEÇÃO III
DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO
Art. 20 O prazo limite para pagamento das despesas é o dia 14/12/2016, inclusive, as relativas a Precatórios.
§1º Os autos relativos a pedido de pagamento deverão ser encaminhados à Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária até o dia 09/12/2016, conforme preconiza o item 4.3 do Manual de Gestão de Contratos Administrativos (Resolução TJ/ES nº 27/2009).
§2º As Relações Externas (RE´s) relativas aos pagamentos realizados no dia 14/12/2016 serão apresentadas ao banco até o dia 16/12/2016.
Art. 21 Excetuam-se do disposto no artigo anterior os pagamentos referentes às folhas de pagamento de pessoal e encargos sociais, obrigações tributárias, os pagamentos relativos a convênios, inclusive suas contrapartidas, bem como os referentes a diárias (expressamente justificadas pelo requerente).
Parágrafo único. O prazo para pagamento das despesas excetuadas neste artigo será até o dia 16/12/2016 e as respectivas RE´s serão apresentadas ao banco até o dia 19/12/2016.
CAPÍTULO IV
DAS COMISSÕES
SEÇÃO I
DA CONSTITUIÇÃO DAS COMISSÕES
Art. 22 Compete ao Secretário Geral até 03 (três) dias após publicação deste Ato, por meio de ato publicado no Diário da Justiça Eletrônico, constituir as comissões necessárias, observando o conhecimento técnico específico, para promoverem o levantamento completo, até o dia 13/01/2017, referente às dívidas constantes dos grupos Passivo Circulante e Passivo Não Circulante, inclusive de levantamento de dívidas com pessoal, aos inventários físicos e contábeis dos valores dos bens móveis, imóveis, intangíveis, e dos materiais em almoxarifado ou em outras unidades similares, tendo como data base, para efeito de apuração dos dados, o dia 31/12/2016.
Art. 23 A Comissão de Prestação de Contas será nomeada pelo Presidente do Poder Judiciário.
Parágrafo único. A Secretaria Geral deverá encaminhar à Comissão de Prestação de Contas, a relação dos servidores das comissões constituídas conforme artigo 22, evidenciando o número do Ato e a data de sua publicação, até 02 (dois) dias após a publicação deste.
Art. 24 A indicação dos responsáveis pela elaboração e entrega dos códigos do Anexo F e G da IN TCE/ES nº 34/2015 à Comissão de Prestação de Contas constam no Anexo II deste Ato.
SEÇÃO II
DOS PRAZOS E ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTOS
SUBSEÇÃO I
Pela Comissão para Levantamento de Bens Patrimoniais
Art. 25 Compete à comissão elaborar o inventário anual dos bens móveis, imóveis e inventário anual dos bens em almoxarifado (códigos INVMOVS, INVIMOS e INVALMO do Anexo F da Instrução Normativa TCE/ES nº 34/2015, respectivamente), com posição em 31/12/2016 e enviar à Coordenadoria de Contabilidade até o dia 13/01/2017.
§1º Também compete à comissão encaminhar à Comissão de Prestação de Contas os resumos e demonstrativos analíticos constantes nos códigos RESMOV, DEMBMV, RESIMO, DEMBIM, RESAMC, DEMAMC, RESAMP e DEMAMP da IN TCE/ES nº 34/2015 até o dia 10/02/2017.
§2º Os inventários físicos e contábeis a que se refere o caput contemplam também os bens em poder de terceiros e os bens de terceiros em posse do Poder Judiciário, e devem servir de base para elaboração dos resumos de inventários e demonstrativos analíticos previstos no §1º.
SUBSEÇÃO II
Pela Comissão para levantamento dos saldos referente Contratos, Apólice, Carta Fiança
Art. 26 A comissão deverá apresentar à Coordenadoria de Contabilidade os relatórios de obrigações contratuais a executar e apólice de seguros, até o dia 13/01/2017,contendo o saldo em 31/12/2016.
SUBSEÇÃO III
Pela Comissão para Levantamento do Passivo referente a Pessoal
Art. 27 A comissão deverá elaborar e entregar à Coordenadoria de Contabilidade os relatórios que dizem respeito à provisão para férias, 13º, 1/3 das férias e encargos com apresentação de saldo acumulado e relatórios referentes ao valor total do passivo em 31/12/2016 (Retroativo da Magistratura, PAE – Parcela Autônoma de Equivalência dos Magistrados, 11,98% dos servidores e o recálculo do ATS – Adicional de Tempo de Serviço dos servidores), bem como qualquer outro relatório de reconhecimento de dívidas com pessoal elaborado pela Secretaria de Gestão de Pessoas ou outra unidade competente, até o dia 13/01/2017, com a demonstração das baixas executadas no exercício de 2016.
Parágrafo único. Compete ainda à comissão encaminhar à Comissão de Prestação de Contas os resumos e demonstrativos analíticos constantes nos códigos FOLRPPS e FOLRGPS do Anexo F da IN TCE/ES nº 34/2015 até o dia 10/02/2017.
SUBSEÇÃO IV
Pela Comissão de Prestação de Contas
Art. 28 Após juntada e análise preliminar dos documentos referentes a PCA, a comissão deverá encaminhá-los à Secretaria de Controle Interno até o dia 24/02/2017.
Art. 29 Deverão ser encaminhadas à Secretaria de Controle Interno, até o dia 08/03/2017, as peças integrantes da Prestação de Contas Anual do Exercício de 2016, nos termos da IN TCE/ES nº 34/2015, para fins de elaboração do Relatório e Parecer Conclusivo, conforme código RELUCI da referida instrução normativa.
Art. 30 Recebidos a documentação e o Parecer Conclusivo constante do código RELUCI do Anexo F da IN TCE/ES nº 34/2015 da Secretaria de Controle Interno, previsto no artigo 40 deste Ato, toma ciência e encaminha os documentos que deverão compor a Prestação de Contas Anual de 2016.
Art. 31 A comissão deverá protocolizar a Prestação de Contas Anual do exercício de 2016 no Tribunal de Contas do Espírito Santo e no Poder Executivo até o dia 31/03/2017.
CAPÍTULO V
DAS OBRIGAÇÕES DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
SEÇÃO I
Coordenadoria de Contabilidade
Art. 32 O prazo para realização dos procedimentos contábeis do exercício de 2016, encerram-se em 13/01/2017, devendo a Coordenadoria de Contabilidade:
Art. 33 Efetuar os ajustes necessários ao encerramento do exercício e a elaboração das demonstrações contábeis referentes a 2016 serão realizados até o dia 27/01/2017, em conformidade com a Portaria nº 548, de 22/11/2010, do Ministério da Fazenda.
Art. 34 Encaminhar à Secretaria de Controle Interno os extratos bancários do último mês do exercício de 2016 e suas respectivas conciliações de todas as Unidades Gestoras do Poder Judiciário em formato PDF, até o dia 03/02/2017.
Art. 35 Encaminharà Comissão de Prestação de Contas, as Demonstrações Contábeis especificadas nos códigos BALORCN ao BALEXO do anexo F e G da IN TCE/ES nº 34/2015, assim como as respectivas Notas Explicativas relatando os fatos que possam influenciar na interpretação dos resultados do exercício, assim como incorreções de processamento que ocorreram nos balanços, anexos e demonstrativos de encerramento, até o dia 17/02/2017.
Art. 36 Conciliar os saldos contábeis com os levantamentos realizados pelas comissões instituídas em decorrência deste Ato, promovendo os respectivos ajustes contábeis, cabendo-lhe, ainda, a conciliação contábil e os ajustes das demais contas patrimoniais existentes ao final do exercício, em observância aos Princípios Contábeis, objetivando a fidedignidade e a consistência das informações sobre o patrimônio do PJES.
Art. 37 Providenciar junto ao Instituto de Previdência dos Servidores Públicos do Estado do Espírito Santo – IPAJM o certificado constante no código CERCIT do Anexo F e G da IN TCE/ES nº 34/2015.
SEÇÃO II
Secretaria de Controle Interno
Art. 38 O prazo final para apresentação do relatório de avaliação do cumprimento do plano de ação para implantação do sistema de controle interno, na forma do código RELSCI do Anexo F da IN TCE/ES nº 34/2015 à comissão de Prestação de Contas é o dia 10/02/2017.
Art. 39 O prazo final para apresentação do Rol de Responsáveis, assim como as eventuais substituições, em observância aos arts. 143, 144, 145, 146, 147, 148 e 149 da Resolução TCE/ES nº 261/2014 à comissão de Prestação de Contas é o dia 10/02/2017.
Parágrafo Único. O Rol de Responsáveis será elaborado, tendo por base informações encaminhadas pelas unidades administrativas competentes, em consonância ao item B da Norma de Procedimentos nº 00.03 – Rol de Responsáveis, na forma prevista do código ROLRES do Anexo F da IN TCE/ES nº 34/2015 até o dia 16/01/2017.
Art. 40 O relatório e parecer conclusivo especificado no código RELUCI do Anexo F da IN TCE/ES nº 34/2015, além de conter o pronunciamento expresso do Chefe do Poder Judiciário atestando ter tomado conhecimento das conclusões contidas no parecer (código PROEXE), deverão ser entregues à Comissão de Prestação de Contas, até o dia 22/03/2017.
SEÇÃO III
Coordenadoria de Pagamento de Pessoal
Art. 41 Os resumos da folha de pagamento do exercício de 2016 e o instrumento normativo fixador dos subsídios do Chefe do Poder Judiciário para aquele exercício, assim como as respectivas fichas financeiras na forma dos códigos FIXSUB e FICPAG do Anexo F da IN TCE/ES nº 34/2015, deverão ser entregues à Comissão de Prestação de Contas até o dia 10/02/2017.
SEÇÃO IV
Secretaria de Tecnologia da Informação
Art. 42 O inventário dos bens intangíveis na forma prescrita do código INVINTN do Anexo F da IN TCE/ES nº 34/2015 deverá ser entregue a Coordenadoria de Contabilidade até o dia 13/01/2017.
SEÇÃO V
Coordenadoria de Execução Orçamentária e Financeira
Art. 43 Os demonstrativos previstos nos códigos DEMRAPG, DEMCPA e DEMCSE do Anexo F da IN TCE/ES nº 34/2015 deverão ser entregues a Comissão de Prestação de Contas até o dia 10/02/2017.
SEÇÃO VI
Assessoria de Planejamento, Orçamento e Gestão Estratégica
Art. 44 O demonstrativo de créditos adicionais do exercício de 2016, na forma do código DEMCADC do Anexo F da IN TCE/ES nº 34/2015, deverá ser entregue à Comissão de Prestação de Contas até o dia 10/02/2017.
Art. 45 Orelatório que trata do cumprimento dos programas previstos na LOA e sua consonância com a LDO e PPA, descrevendo de forma analítica a execução dos programas incluídos na LOA, com indicação das metas físicas e financeiras previstas e executadas, para fins de elaboração do Relatório de Gestão especificado no código RELGES do Anexo F e G da IN TCE/ES nº 34/2015, deverá ser entregue à Presidência até o dia 10/02/2017.
SEÇÃO VII
Secretaria Geral
Art. 46 Consolidar as informações para emissão do Relatório de Gestão especificado no código RELGES do Anexo F e G da IN TCE/ES nº 34/2015 que deverá ser entregue à Presidência até o dia 10/02/2017.
SEÇÃO VIII
Assessoria de Precatórios
Art. 47 Deverá encaminhar à Comissão de Prestação de Contas até o dia 10/02/2017, documento informando o cumprimento ou não da Emenda Constitucional nº 62/2009 pelo Estado e pelos Municípios, no que tange ao montante depositado mensalmente em contas específicas no exercício de 2016, assim como encaminhar a relação de precatórios pagos, no exercício de 2016, que estejam sujeitos à Contribuição Patronal.
SEÇÃO IX
Presidência
Art. 48 O Relatório de Gestão especificado no código RELGES do Anexo F e G da IN TCE/ES nº 34/2015 deverá ser entregue à Comissão de Prestação de Contas até o dia 09/03/2017.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 49 A partir da publicação deste Ato Normativo até a entrega da Prestação de Contas deste Poder Judiciário relativo ao exercício de 2016,serão consideradas urgentes e prioritárias as atividades constantes neste ato.
Art. 50 As datas limites para os procedimentos relativos ao encerramento do exercício financeiro e respectiva Prestação de Contas do exercício de 2016, definidas neste ato, constam no Anexo III.
Art. 51 Os casos excepcionais serão submetidos à apreciação do Secretário Geral deste Tribunal, que poderá fixar outros prazos e definir procedimentos complementares necessários ao cumprimento deste Ato.
Art. 52 As unidades administrativas deste Poder Judiciário deverão disponibilizar as informações necessárias e dar suporte aos trabalhos das comissões instituídas em decorrência deste Ato.
Art. 53 São pessoalmente responsáveis pelo cumprimento de todas as normas estabelecidas neste Ato, na medida de suas competências, os servidores que devem desenvolver as atividades necessárias ao cumprimento das normas para o encerramento do exercício e prestação de contas anual, especialmente, os membros das comissões.
Parágrafo único. O descumprimento dos prazos fixados neste Ato implicará a responsabilidade do servidor encarregado pela informação, no âmbito de sua área de competência, ensejando apuração de ordem funcional, nos termos da legislação vigente.
Art. 54 Os anexos a que se referem a Instrução Normativa TCE/ES nº 34/2015 poderão ser obtidos junto a Comissão de Prestação de Contas, e ainda no link abaixo: (http://www2.tce.es.gov.br/wp-content/uploads/legislacao/Leis_AtosNormativos/040-2016-Regulamenta-Presta%C3%A7%C3%A3o-Contas-Internet-Altera-IN-34-2015.pdf)
Art. 55 Este Ato Normativo entra em vigor na data de sua publicação.
Vitória, 25 de novembro de 2016.
Desembargador Annibal de Rezende Lima
Presidente
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Anexo II – Ato de Encerramento do Exercício de 2016 – CLIQUE AQUI