ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
PODER JUDICIÁRIO
CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA
OFÍCIO-CIRCULAR Nº 40/2012
Vitória/ES, 18 de junho de 2012.
Senhores(as) Magistrados(as) e Servidores(as) do Foro Judicial,
Com a publicação, nesta data, do Provimento nº 15/2012, que concretiza as alterações do Código de Normas sugeridas pela Comissão constituída pelo Provimento CGJES nº 09/2012, é imprescindível que os responsáveis pela gestão das serventias judiciais percebam a imperiosa necessidade de alterar a metodologia e os procedimentos anteriormente adotados em algumas rotinas das unidades judiciárias, especialmente quanto as seguintes inovações:
I – DA ALIMENTAÇÃO DE DADOS NOS SISTEMAS INFORMATIZADOS
A obrigatoriedade de inserir nos sistemas informatizados os despachos, as decisões, as sentenças e os termos de audiência com os respectivos depoimentos (art. 28, IX).
II – DA EXTINÇÃO DE LIVROS E DA ADOÇÃO DE PASTAS CONTROLE
1 – A extinção dos livros da competência cível, com a adoção doravante de pastas de controle que serão formadas pela impressão de relatórios e movimentações extraídas de sistemas informatizados, tais como relatório emitido pelo eJUD, pelo Correio (Sigep e SRM) e pelo CNJ. Estas pastas poderão ser descartadas após a realização de inspeção ou correição, exceto aquelas que contenham comprovantes de recebimento de processos enviados para outros órgãos externos de forma definitiva (art. 305-A).
2 – As pastas de controle serão utilizadas para organização das guias de remessa de autos a advogados, órgãos externos ou internos (Justiça Federal, Justiça do Trabalho, Ministério Público, Tribunal de Justiça, Colégio Recursal, outras Comarcas, Contadoria, Distribuição, Central de Mandados, Gabinete do Juiz, outros Cartórios, serviço técnico sócio-judiciário, Procuradorias etc.), bem como para alistamento, sorteio e convocação de Jurados.(art. 311-A)
3 – Serão ainda mantidos os seguintes Livros:
a) Órfãos e Sucessões – Livro de Registro de Tutela e Curatela;
b) Criminal – Livro de Registro do Rol de Culpados, Livro de Registro de Armas, Objetos e Valores, Livro de Registro de Termos;
c) Juizado Especial Criminal – Livro de Registro de Autores de Infrações Penais, beneficiados pela transação penal e Livro de Registro de Armas, Objetos e Valores.
4 – É vedada a formação de livros quando as informações estiverem inseridas nos sistemas informatizados. Nessa hipótese, os livros existentes serão encerrados e arquivados pela serventia, no prazo de 15 (quinze) dias, certificando-se, ao final do último registro efetuado, as razões que justificam esse procedimento com base neste PROVIMENTO, de forma a possibilitar posterior consulta e fiscalização (art. 304 e seu § único).
III – DOS ATOS DELEGADOS
Os Chefes de Secretaria Cível e Criminal deverão cumprir os seguintes atos ordinatórios, independentemente de despacho:
1 – Receber as cartas precatórias e devolvê-las ao juízo deprecante, com as exceções previstas no inciso XXV do art. 72.
2 – Na hipótese da carta de citação ou intimação retornar com a observação “ausente”, “recusado”, “não atendido” ou “não procurado”, juntar o envelope aos autos e encaminhar a carta ao Oficial de Justiça para cumprimento, com a observação “Cumpra-se por Oficial de Justiça”, anotando-se nos autos (art. 72, XXVI).
3 – Intimar a parte interessada para se manifestar em cinco dias, quando a carta postal retornar com a observação “mudou-se”, “desconhecido”, “endereço inexistente ou insuficiente” e “outras”, e, fornecido novo endereço, expedir nova carta postal. (art. 72, XXVII)
4 – Certificar os antecedentes criminais antes da conclusão e sem despacho prévio do juiz, especialmente na hipótese de prisão cautelar, juntando-se eventual folha de antecedentes criminais, consultas ao eJUD, SIEP, Siscrim, Infopen-ES, Banco Nacional de Mandados de Prisão (BNMP) do CNJ ou outros sistemas informatizados disponibilizados à Vara/Comarca. (art. 73, X)
Havendo dúvidas na aplicação das alterações constantes do Provimento n.º 15/2012, encaminhe consulta para o email secretariacgj@tjes.jus.br.
Atenciosamente.
DES. CARLOS HENRIQUE RIOS DO AMARAL
Corregedor-Geral da Justiça