ATO NORMATIVO CONJUNTO Nº 007/ 2022 – DISP. 06/04/2022 – REPUBLICAÇÃO – ALTERADO


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ALTERADO PELO  Ato Normativo Conjunto nº 05/2023. Disp. 11/04/2023
ALTERADO PELO  Ato Normativo Conjunto nº 017/2022. Disp. 28/09/2022

 

PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PJES

RUA DESEMBARGADOR HOMERO MAFRA,60 – Bairro ENSEADA DO SUÁ – CEP 29050906 – Vitória – ES – www.tjes.jus.br

 

ATO NORMATIVO CONJUNTO n° 007 /2022

 

Determina e regulamenta a conversão dos processos judiciais físicos em trâmite no Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo para o meio digital.

 

Os Excelentíssimos Senhores Desembargadores Fabio Clem de Oliveira, Presidente do Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, e Carlos Simões Fonseca, Corregedor Geral da Justiça, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e

 

RESOLVEM:

 

Art. 1º Determinar a conversão dos processos judiciais físicos em trâmite no Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo para o meio digital, com inserção no sistema PJe.

Art. 2º A coordenação, orientação e padronização, bem como definição de cronograma, do trabalho de conversão dos processos em meio físico para o digital competirão ao Comitê de Governança de Tecnologia da Informação e Comunicação do TJES (CGTIC/TJES).

§ 1º A definição do cronograma de digitalização e virtualização dos processos físicos observará critérios objetivos, principalmente decorrentes da expansão do sistema PJe nas unidades judiciárias de todo o Estado do Espírito Santo e da gestão operacional.

§ 2º A partir do dia 15 de abril de 2022 poderão ser virtualizados os processos físicos ativos em tramitação cuja unidade judiciária esteja apta a receber um processo idêntico de mesma classe, natureza e competência em sua forma inicial eletrônica junto ao sistema PJe.

 

§ 3º Com o início da vigência deste Ato Normativo Conjunto, poderá ser utilizado o driveda unidade judicial para armazenamento de arquivos de processos judiciais transformados de físico para eletrônico.

Art. 3º A digitalização do acervo processual físico será realizada com mão de obra própria do Poder Judiciário Estadual, mão de obra decorrente de convênios, de empresa terceirizada contratada para tal fim, ou, ainda, de entidades organizacionais parceiras tais como OAB/ES, MINISTÉRIO PÚBLICO ESTADUAL, DEFENSORIA PÚBLICA ESTADUAL, PROCURADORIA GERAL DO ESTADO e PROCURADORIAS DOS MUNICÍPIOS.

I. O Tribunal de Justiça auxiliará as unidades judiciais na digitalização dos processos físicos, disponibilizando, para essa tarefa, Núcleo de Digitalização vinculado à Coordenadoria de Gestão da Informação Documental – CGID, sem prejuízo da designação de outras unidades administrativas de suporte.

II. Para efeitos deste Ato Normativo Conjunto e seus anexos, entendem-se como:

 

a. Usuário interno: servidor público ou estagiário do Poder Judiciário Estadual, empresa ou organização contratada para atuar na virtualização dos processos físicos pelo PJES ou mão de obra advinda de ajuste celebrado com entidades ou organizações sob a supervisão direta do PJES; e

b. Usuário externo: partes, advogados, representantes do Ministério Público Estadual, Defensoria Pública Estadual e Procuradoria Geral do Estado, bem como demais agentes atuantes no processo.

III. Observado o cronograma definido pelo CGTIC/TJES para virtualização do processo, as unidades judiciárias poderão antecipar, por força e equipamentos próprios, a digitalização dos respectivos processos físicos ativos em trâmite, observados os critérios de padronização fixados neste Ato Normativo Conjunto.

IV. O CGTIC/TJES orientará e padronizará os trabalhos de digitalização e virtualização através de normativos e manuais próprios.

 

Art. 4º As entidades parceiras, por meio de seus representantes, poderão solicitar às unidades judiciais a conversão de autos físicos para o formato eletrônico, mediante a entrega do arquivo digital contendo a integralidade do processo, conforme os requisitos estabelecidos no Manual constante do Anexo I deste Ato Normativo Conjunto.

§ 1º. O pedido de digitalização do usuário externo deverá ser encaminhado por e-mail ao endereço de correio eletrônico institucional específico criado para tal fim da unidade judiciária competente, sob pena de não ser considerado válido.

§ 2º Todos os endereços de e-mail criados exclusivamente para os pedidos de digitalização têm o formato: “digitaliza-e-mail da unidade judiciaria”e estarão disponíveis no sitedo Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo.

§ 3º. O usuário externo deve encaminhar seu pedido de digitalização por e-mail, por meio do qual receberá resposta da unidade judiciária sobre o deferimento ou não de seu requerimento.

§ 4º O arquivo digitalizado pelo usuário externo poderá ser devolvido por pen drive ou por meio de compartilhamento, nesta última hipótese sendo necessário ao usuário declarar essa opção e informar endereço de e-mail vinculado a uma conta Google para acesso à pasta compartilhada da unidade judiciária competente.

 

Art. 5º Fica expressamente vedado ao usuário externo a digitalização de autos:

 

I. Em Primeiro Grau:

 

a. que estejam com prazo comum ou prazo para outra parte que não a requerente;

 

b. que estejam conclusos para sentença;

 

c. que já estejam sentenciados, ainda que existente recurso;   Revogado pelo  Ato Normativo Conjunto nº 017/2022. Disp. 28/09/2022

 

d. em vias de serem arquivados.

 

II. Em Segundo Grau:

 

a. que estejam com prazo comum ou prazo para outra parte que não a requerente;

b. com pedido para inclusão em pauta de julgamento;

c. inclusos em pauta de julgamento;

d. em vias de serem arquivados.

Parágrafo único: É legítimo ao servidor ou magistrado competente indeferir pedido de digitalização ao usuário externo, além das hipóteses descritas nos itens I e II deste artigo, nos casos em que a retirada dos autos de cartório no estado em que se encontra possa causar transtorno irremediável ou risco à sua regular tramitação, desde que o faça de forma motivada.

 

Seção I

Da Digitalização dos Processos Físicos

 

Art. 6º Os processos físicos deverão ser digitalizados integralmente, por volume, na ordem sequencial das folhas, e seguindo os critérios estabelecidos no Manual constante do anexo I deste Ato Normativo Conjunto.

§ 1º. Os documentos cuja digitalização ou conversão para o formato devido seja tecnicamente inviável devem ser informados na declaração a ser feita pelo usuário externo ao final da digitalização, indicando o motivo e a página em que o mesmo se encontra.

§ 2º Caso haja mídia constante do processo físico esta deve ser baixada durante o procedimento de digitalização, sem alteração de formato e tamanho, na forma do manual anexo.

Art. 7º A digitalização e virtualização de processos físicos apensos devem observar os seguintes critérios:

I  – existindo processos apensos ainda não finalizados junto ao processo principal, estes deverão ser digitalizados em separado e posteriormente inseridos individualmente no sistema PJe com o cadastro dos processos associados;

II – existindo processos apensos já finalizados junto ao processo principal, estes deverão ser digitalizados em separado e inseridos apenas para efeito de consulta como documento junto ao principal, não devendo haver sua inserção no sistema PJe como processo individualizado.

Art. 8º A digitalização dos processos físicos compreenderá as seguintes fases:

I  – preparação dos autos a serem digitalizados, por meio da desmontagem do processo, da reparação das folhas danificadas e da higienização;

II – digitalização em formato PDF-A, ocerizado (OCR), escala 1:1, no tamanho máximo de 10MB e de acordo com as seguintes especificações:

 

TIPO DE DOCUMENTO TIPO DE REPRODUÇÃO FORMATO DE ARQUIVO DIGITAL RESOLUÇÃO

MÍNIMA

Documentos impressos, sem ilustração, em preto e branco preto e branco PDF/A 300 dpi
Documentos impressos, com ilustração, e preto e branco Tons de cinza PDF/A 300 dpi
Documentos impressos, com ilustração e cor Cor PDF/A 300 dpi
Documentos manuscritos sem a presença de cor Tons de cinza PDF/A 300 dpi
Documentos manuscritos, com a presença de cor Cor PDF/A 300 dpi
Fotografias Cor PDF/A 300 dpi
Negativos fotográficos e dispositivos Cor PDF/A 3000 dpi
Plantas Arquitetônicas Preto e Branco PDF/A 600 dpi
Documentos Cartográficos Cor PDF/A 300 dpi
Gravuras, cartazes e desenhos Cor PDF/A 300 dpi
Microfilmes e microfichas Tons de cinza PDF/A 300 dpi

 

III- validação da digitalização e assinatura com certificação digital no padrão de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil) de todos os arquivos digitais inseridos na pasta compartilhada ou no pen drive;

IV- remontagem do processo físico nas condições e características em que estava antes da digitalização, respeitadas a numeração e a ordem cronológica dos documentos;

V – gravação do arquivo digital em pasta compartilhada ou pen drive, respeitado o limite de 10MB por arquivo, excetuados arquivos de mídias que não possuem limitação, identificado com a numeração conferida aos autos físicos pelo CNJ constante da respectiva capa.

Parágrafo único. Se for constatada desconformidade entre os arquivos físico e digital no momento da devolução pelo usuário externo dos autos físicos, a unidade judicial poderá devolver o processo para devida correção.

Art. 9º. Finda a digitalização, o usuário externo deverá incluir declaração assinada ao final do processo físico informando a realização da digitalização e caso não tenha sido possível digitalizar algum documento ou objeto existente nos autos por inviabilidade técnica, indicando o motivo e a página em que o mesmo se encontra. Esta mesma declaração deverá constar também como último documento do arquivo digital gerado.

 

Seção II

Da Legitimidade do Usuário Externo para solicitar a Virtualização de Processo Físico e dos Prazos

 

Art. 10. Possuirão legitimidade como usuários externos para solicitar a digitalização de autos físicos em curso:

 

I. O advogado da causa;

 

II. O representante do Ministério Público atuante nos autos;

 

III. O representante da Defensoria Pública atuante nos autos;

 

IV. O representante da Procuradoria Municipal atuante nos autos;

V. O representante da Procuradoria Geral do Estado; e

VI. Os representantes das Procuradorias Municipais.

Parágrafo único. A retirada dos autos físicos de cartório para digitalização será efetivada pelo usuário externo que subscreveu o e-mail solicitante ou por terceiro por este expressamente autorizado.

Art. 11. O prazo para o usuário externo efetuar a digitalização solicitada e devolver os autos físicos e os correspondentes arquivos eletrônicos gerados será de 05 (cinco) dias úteis, contados da data do e-mail resposta da unidade judiciária ou da data informada no e-mail resposta de disponibilização dos autos físicos para retirada pelo usuário externo.

Art. 12. A digitalização dos processos físicos não suspende os prazos em curso.

Seção III

Do Cadastramento e da Inserção dos Arquivos no PJe

 

Art. 13. O cadastramento dos autos digitalizados no PJe adotará como referência o mesmo número a eles conferido na forma física pelo CNJ.

Art. 14. As unidades judiciais serão responsáveis pela virtualização do processo físico digitalizado, efetuando seu cadastramento conforme orientações do CNJ (TPU) e inserindo certidão no Sistema PJe, a qual será considerada a petição inicial do novo processo eletrônico cadastrado, contendo as seguintes informações:

 

I. Identificação do responsável pela digitalização dos autos físicos;

 

II. Número de arquivos digitais gerados a partir dos autos físicos correspondentes;

 

III. Informação sobre eventual existência de arquivos de mídia gerados a partir dos autos físicos;

 

IV. Informação sobre eventual existência de objetos ou documentos não digitalizáveis no processo físico;

 

V. Eventuais ocorrências durante o procedimento de digitalização; e Revogado pelo  Ato Normativo Conjunto nº 017/2022. Disp. 28/09/2022

 

VI. Link de acesso aos arquivos digitais constantes do drive público da unidade judiciária.

Art. 15. Os arquivos eletrônicos gerados a partir da digitalização permanecerão no drive público da unidade judiciária responsável, não sendo inseridos no sistema PJe, do qual constará apenas certidão com link público para acesso.

Parágrafo único: No caso de existência de sigilo processual, será gerado link restrito, e o pedido de acesso aos arquivos digitalizados deverá ser solicitado pelo interessado à unidade judiciária competente por meio de petição própria no processo eletrônico com informação de endereço de e-mail para compartilhamento.

Art. 16. Após a virtualização do processo físico, todos os atos deverão ser praticados exclusivamente no processo eletrônico correspondente gerado no sistema PJe, permanecendo apenas os arquivos inicialmente digitalizados e suas eventuais regularizações em pasta compartilhada fora dos autos.

 

Seção IV

Da Verificação da Conformidade e da sua Certificação

 

Art. 17. Finda a distribuição dos autos no sistema PJe, a unidade judicial providenciará, junto ao referido sistema, a intimação da parte que ainda não possuir conhecimento do processo de virtualização, para ciência da conversão de seus autos físicos em eletrônicos e, caso queira, verifique a conformidade dos documentos digitalizados no prazo de 5 (cinco) dias úteis.

Parágrafo único. Em se tratando de processo em segredo de justiça, a intimação prevista no caput deste artigo, será precedida de intimação para que as partes indiquem endereço de e-mail para liberação de acesso à pasta compartilhada no prazo extra de 5 (cinco) dias. Alterado pelo  Ato Normativo Conjunto nº 05/2023 Disp. 11/04/2023

Art. 17. Finda a distribuição dos autos digitalizados no sistema PJE, o servidor responsável pela movimentação certificará a migração e dará o movimento seguinte àquele subsequente ao ato praticado quando o processo tramitava no suporte físico (sistema Ejud).

Parágrafo 1º. Na primeira oportunidade de manifestação nos autos, caberá à parte a ciência da migração do feito para o sistema PJE e verificação da conformidade dos documentos digitalizados.

Parágrafo 2º. Em se tratando de processo em segredo de justiça, além do cumprimento da previsão do parágrafo anterior, caberá à parte a indicação de endereço de e-mail para liberação de acesso à pasta compartilhada.

Art. 18. Decorridos os prazos do artigo anterior e não havendo qualquer manifestação, presumir-se-ão a ciência e a concordância da parte intimada quanto à virtualização realizada. – Alterado pelo  Ato Normativo Conjunto nº 05/2023 Disp. 11/04/2023

Art. 18. Não havendo qualquer manifestação sobre os documentos digitalizados no momento indicado no art. 17, presumir-se-ão a ciência e concordância da parte intimada quanto à virtualização realizada.

§1º Será facultado à parte que alegar a desconformidade realizar a digitalização das respectivas peças, conforme padrões descritos no artigo 8º deste normativo, e encaminhá-las à unidade judiciária competente por intermédio do e-mail específico de digitalização no prazo previsto no caputdeste artigo ou por pen drive. Caso a parte não possua condições operacionais de efetuar a regularização, deverá informar ao juízo, que a providenciará.

§ 2º Caso a desconformidade seja reconhecida de ofício pela unidade judiciária responsável esta poderá realizar a digitalização das respectivas peças e inseri-las no drivepúblico mediante certidão nos autos eletrônicos.

§ 3º Nos casos previstos nos §§ 1º e 2º, havendo a correção da desconformidade alegada, será dispensada nova intimação das partes para conferência, a qual deverá ser realizada e atestada pelo servidor da unidade judiciária competente.

§ 4º Caso haja dúvida sobre a desconformidade do procedimento de virtualização alegada, e não sendo possível ao servidor responsável pela unidade judiciária resolvê-la, os autos serão conclusos ao Magistrado para decisão.

§ 5º Independente do transcurso dos prazos previstos no artigo anterior, as partes poderão alegar desconformidade na virtualização a qualquer momento, antes do trânsito em julgado da decisão de mérito, mediante petição e inserção do respectivo documento no processo eletrônico.

Art. 19. Findos os prazos previstos no artigo anterior e encerrado o procedimento de virtualização do processo físico, seguirá o processo eletrônico seu curso regular.

 

Seção V 

Dos Autos Físicos após Digitalização 

 

Art. 20. Após cadastro e distribuição dos autos eletrônicos no sistema PJe decorrentes da digitalização realizada, deverá ser registrado no sistema em que tramita o processo físico o movimento 11383 – ATO ORDINATÓRIO, informando no campo de observação “PROCESSO VIRTUALIZADO NESTA DATA”.

Parágrafo único – Caso seja protocolizada petição ou praticado qualquer ato judicial após a digitalização do processo e antes de sua inserção no sistema PJe, estas peças deverão ser na forma física, ficando a cargo do juízo efetuar sua digitalização para posterior inserção no processo eletrônico correlato cadastrado no PJe.

Art. 21. Uma vez declarada regular a virtualização dos autos físicos em eletrônicos, após intimação das partes, a unidade judiciária responsável deverá registrar o movimento 14732- CONVERSÃO DE AUTOS FÍSICOS EM ELETRÔNICOS, ou outro que o suceder, criado pelo Conselho Nacional de Justiça.

Art. 22. Caso o processo físico possua objeto ou documento não digitalizável, identificado em etiqueta aposta em sua capa pela serventia e devidamente atestado no processo eletrônico correspondente, deverá permanecer disponível junto à secretaria da Unidade Judiciária competente para fins de eventual consulta enquanto tramitar o processo eletrônico.

Art. 23. Caso o processo físico tenha sido integralmente digitalizado, não sendo necessária a sua permanência em cartório para eventual consulta, o mesmo poderá ser arquivado temporariamente em caixa identificada conforme normativo próprio de arquivamento acrescido da informação “PROCESSOS DIGITALIZADOS – PJE”, devendo permanecer na unidade judiciária por 06 (seis) meses, salvo impossibilidade comprovada.Art. 24. Em qualquer fase da tramitação do processo eletrônico, as partes e o juízo da causa poderão solicitar o desarquivamento do processo físico para consulta, obtenção de cópia ou diligência necessária à instrução processual.

 

Seção VI

Das Disposições Gerais

 

Art. 25. Definido o cronograma pela CGTIC/TJES para virtualização dos processos físicos em trâmite no PJES, ficará o magistrado competente responsável por organizar a logística de atendimento aos usuários externos que melhor se adeque à unidade judiciária pela qual é responsável.

 

Art. 26. Cada unidade judicial possuirá dois drives criados pela Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) no Google Drive: um drive público específico para armazenamento dos arquivos digitais referentes à digitalização dos processos e que poderão ser compartilhados com os usuários externos e um drive interno de visualização apenas dos servidores da unidade.

§ 1º Os drives descritos no caputdeste artigo serão acessados através da conta Google institucional do usuário interno.

§ 2º O chefe de cada unidade judiciária será o responsável pelos drives de sua unidade, sendo-lhe concedido o acesso inicial de administrador pela STI e sendo legítimo a este compartilhar o acesso de administrador com outro servidor de sua unidade caso necessário.

§ 3º Ao administrador do drive público compete gerar o link de acesso à pasta compartilhada bem como conceder acessos aos interessados, sendo possível escolher dentre variados tipos, de acordo com o que for legítimo ao usuário realizar na pasta compartilhada, bem como alterar ou remover a qualquer momento o nível de acesso concedido.

Art. 27. O Comitê de Governança de Tecnologia da Informação e Comunicação do TJES (CGTIC/TJES), através de seu presidente, poderá, a qualquer tempo, editar Instruções Complementares, com força normativa, inclusive alterações necessárias aos Manuais constantes dos anexos I e II, para cumprir o objetivo deste Ato Normativo Conjunto.

Art. 28. Este Ato Normativo Conjunto não revoga o Ato Normativo nº 003/2022, publicado no Diário da Justiça de 17/01/2022, no que não lhe for incompatível.

 

Art. 29. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

 

Publique-se.

 

Vitória/ES, 31 de março de 2022.

 

 

 

Des. FABIO CLEM DE OLIVEIRA

Presidente

 

 

Des. CARLOS SIMÕES FONSECA

Corregedor-Geral da Justiça

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Anexo II – Manual de Virtualização – Usuário Interno – Clique aqui

Anexo I – Manual de Virtualização – Usuário Externo

 

Anexo II – Manual de Virtualização – Usuário Interno

*Republicado diante a alteração do artigo 3º do presente Ato Normativo.