RESOLUÇÃO Nº 56/2015 – DISP. 09/10/2015


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ESTADO DO ESPÍRITO SANTO

PODER JUDICIÁRIO

TRIBUNAL DE JUSTIÇA

RESOLUÇÃO Nº 56/2015

Institui o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade Unificada dos Processos Judiciais do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, disciplina sua aplicação e estabelece procedimentos para a eliminação de processos judiciais findos.

O Excelentissimo Senhor Desembargador Presidente do Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista decisão do Egrégio Tribunal Pleno;

Considerando o disposto nas Recomendações n. 37, de 15 de agosto de 2011, e 46, de 17 de dezembro de 2013, ambas do Conselho Nacional de Justiça; o estabelecido no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário e nos instrumentos do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname;

RESOLVE:

Art. 1º Instituir o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade Unificada dos Processos Judiciais do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo – PCTTUPJ/PJES, nos termos do Anexo I desta resolução.

§ 1º O PCTTUPJ/PJES será revisto sempre que as Tabelas de Temporalidade de Documentos Unificados do Poder Judiciário – TTDUs, instituídas pelo Conselho Nacional de Justiça, forem alteradas.

§ 2º Cabe à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD – o monitoramento da evolução das TTDUs e a deflagração do processo de atualização do PCTTUPJ/PJES, para normatização, por meio de resolução do Gabinete da Presidência.

§ 3º A aplicação da temporalidade prevista no PCTTUPJ/PJES poderá ser alterada pela CPAD para majoração dos prazos previstos, atendidas as peculiaridades locais e os direitos de partes em situação especial, definidas em lei.

CAPÍTULO I
Do arquivamento definitivo

Art. 2º Os processos com decisões transitadas em julgado serão definitivamente arquivados quando não necessitarem de diligência do juízo processante, da secretaria da unidade judiciária respectiva e de terceiros designados para atuar na lide ou alcançados pelo julgado.

Art. 3º O arquivamento definitivo de processos judiciais nas comarcas e no Tribunal de Justiça, observados os critérios estabelecidos no art. 2º desta resolução, para fins de gestão documental, será precedido:

I – da classificação dos processos judiciais, de acordo com os critérios estabelecidos no PCTTUPJ/PJES; e

II – do preenchimento e subsequente juntada ao feito respectivo da Lista de Verificação para Baixa Definitiva e Arquivamento de Autos – LVBDAA (Anexo II).

Parágrafo único. Os processos judiciais recebidos pela Seção de Arquivo e Memória do Judiciário após o decurso de 30 (trinta) dias, contados a partir da data da publicação desta resolução, que não estiverem classificados de acordo com os critérios estabelecidos no PCTTUPJ/PJES e instruídos com a LVBDAA, serão devolvidos à unidade jurisdicional de origem, para o cumprimento das disposições dos incisos I e II deste artigo.

CAPÍTULO II
Da remessa dos processos judiciais arquivados definitivamente à Seção de Arquivo e Memória do Judiciário

Art. 4º A remessa dos processos judiciais findos para a Seção de Arquivo e Memória do Poder Judiciário será precedida da autorização para recolhimento do acervo e deverá seguir o disposto no Ato Normativo nº 082/2013.

§ 1º O cadastramento dos processos antigos no Sistema é obrigatório e deverá ser realizado pela unidade jurisdicional onde tramitou a ação.

§ 2º Cada caixa será lacrada com fita adesiva e conterá a identificação conforme Ato Normativo nº 082/2013.

CAPÍTULO III
Dos processos de guarda permanente

Art. 5º São de guarda permanente, e não poderão ser eliminados, ainda que sejam digitalizados, os processos judiciais:

I – cuja destinação final seja a guarda permanente, de acordo com as disposições da PCTTUPJ/PJES;

II – autuados no Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo até a data de 15/10/1988;

III – que constituam precedente de súmula, incidente de uniformização de jurisprudência, arguição de inconstitucionalidade, recursos repetitivos ou repercussão geral;

IV – criminais que gerarem decisões condenatórias, inclusive os de competência dos juizados especiais, pela possibilidade de interposição de revisão criminal;

V – selecionados pela CPAD em razão de seu valor secundário, nos termos do art. 6º desta resolução;

VI – selecionados como amostra estatística representativa do universo de processos judiciais findos destinados à eliminação.

Parágrafo único. Os processos judiciais de guarda permanente serão identificados por meio de etiqueta aposta na capa dos autos, e agrupados em caixas onde conste identificação neste sentido.

Art. 6º A CPAD procederá à avaliação dos processos judiciais findos considerando seu valor informativo para a instituição e para a sociedade em geral, determinando seu valor secundário para guarda permanente se constatar que:

I – continuam a apresentar valor administrativo e jurídico para a instituição, mesmo cessado seu valor primário para uso corrente;

II – possam servir ao resguardo dos direitos cívicos, jurídicos e de propriedade das partes ou de terceiros, mesmo não estando contemplados no PCTTUPJ/PJES;

III – tenham interesse para a preservação da memória institucional do Poder Judiciário do Espírito Santo;

IV – tenham especial valor histórico, contribuindo para o resgate de dados históricos, sociológicos e culturais de interesse da sociedade.

§ 1º O processo de avaliação indicará eventual valor potencial para pesquisadores de autos de processos judiciais findos que se enquadrem na situação do inciso IV deste artigo.

§ 2º Qualquer magistrado poderá indicar à presidência da CPAD processo em que tenha atuado ou de que tenha conhecimento como sendo de valor secundário, formalizando e fundamentando a indicação por meio de correspondência eletrônica.

§ 3º As entidades de caráter histórico, cultural e universitário também poderão indicar processos à CPAD como tendo valor secundário, formalizando e fundamentando a indicação por meio de correspondência eletrônica.

Art. 7º O inteiro teor das sentenças, das decisões terminativas, dos acórdãos e das decisões recursais monocráticas também é de guarda permanente, em base de dados, livro eletrônico ou impresso, ou a partir da retirada dos originais dos autos que serão eliminados.

Parágrafo único. Se convertida a documentação para mídia eletrônica, é permitida a eliminação da versão impressa desde que a autenticidade do documento digitalizado seja garantida pela utilização de assinatura baseada em certificado digital padrão emitido por Autoridade Certificadora Credenciada, na forma da legislação..

CAPÍTULO IV
Dos prazos de guarda

Art. 8º Para fins de preservação dos direitos das partes, a guarda de processos judiciais findos nas hipóteses de condenação principal ou acessória se fará pelo prazo de prescrição da execução, que será idêntico ao prazo de prescrição da ação, observando-se, nas situações a seguir, os prazos de guarda respectivos:

I – execuções fiscais e execuções de títulos extrajudiciais, sem pendências em execução de verbas sucumbenciais acessórias: 3 (três) anos;

II – execuções fiscais e execuções de títulos extrajudiciais, com pendências em execução de verbas sucumbenciais acessórias: 5 (cinco) anos;

III – ações com provimento judicial de extinção sem julgamento do mérito, sem pendências em execução de verbas sucumbenciais acessórias: 3 (três) anos;

IV – ações com provimento judicial de extinção sem julgamento do mérito, com pendências em execução de verbas sucumbenciais acessórias: 5 (cinco) anos;

V – ações em que a condenação principal foi objeto de execução ou de cumprimento de sentença, com exceção da ação de execução provisória de sentença, cuja temporalidade é a mesma definida para a ação principal: 5 (cinco) anos;

VI – ações em que a condenação principal não foi objeto de execução ou de cumprimento de sentença: aplica-se o prazo previsto no PCTTUPJ/PJES.

CAPÍTULO V
Da eliminação de processos judiciais findos

Art. 9º A eliminação de processos judiciais na situação do art. 2º desta resolução será precedida do preenchimento e juntada ao feito respectivo, pela Seção de Arquivo e Memória do Judiciário, da Lista de Verificação para Eliminação de Autos Findos – LVEAF (Anexo III).

§ 1º Os critérios estabelecidos nos arts. 5º, 6º e 8º deverão ser verificados por ocasião da análise do processo para o preenchimento da LVEAF.

§ 2º Para os processos dos juizados especiais cujo prazo de guarda definido no PCTTUPJ/PJES seja de 180 (cento e oitenta) dias, constará do edital de publicação de intimação da sentença ou da certidão de intimação pessoal a ciência às partes de que, findos os autos e os prazos legais, poderão formular requerimento ao chefe de cartório para retirar os documentos que juntaram ao processo, além do que, será inserida nas capas dos respectivos feitos e nos registros informatizados a seguinte informação: “Os autos processuais findos dos Juizados Especiais Cíveis serão eliminados após o prazo de 180 (cento e oitenta dias) dias da data do arquivamento definitivo, independentemente da publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Processos Judiciais”.

§ 3.º Serão desentranhados para conservação, nos processos dos juizados especiais cíveis:

I – nos processos de conhecimento, a sentença, o acordo com a homologação judicial e o acórdão, se houver, com a certidão de trânsito em julgado;

II – na hipótese de o processo ter sido extinto por acordo entre as partes, o acordo e sua homologação;

§ 4.º Serão desentranhados para conservação, nos processos dos juizados especiais criminais, a sentença, a proposta de transação penal, sua aceitação pelo noticiado e seu defensor e a homologação judicial, se houver, com a certidão de trânsito em julgado.

Art. 10. A eliminação de processos judiciais findos será deflagrada por iniciativa da Coordenadoria de Gestão da Informação Documental do Poder Judiciário, sempre que houver autos aptos a descarte, de acordo com os critérios estabelecidos nesta resolução, e observadas as seguintes diretrizes:

I – os processos judiciais que não sejam de valor permanente não precisarão ser digitalizados para a eliminação após o decurso do prazo de guarda;

II – a eliminação dos processos deverá ser precedida do registro de dados e informações processuais em sistema informatizado, possibilitando a expedição de certidões sobre o feito a qualquer tempo;

III – para os processos não cadastrados no Sistema de Automação da Justiça de Primeiro Grau – SAJ/PG – e aqueles recebidos pela Seção de Arquivo e Memória do Judiciário e cadastrados no SAJ/ARC de forma simplificada, deverá ser avaliada a necessidade de complemento dos registros processuais em sistema informatizado, de forma que, a qualquer tempo, seja possível a expedição de certidões sobre o processo;

IV – os recursos que formarem autos apartados, os embargos à execução e outros processos que não existem de forma autônoma deverão ser mantidos para eliminação concomitante com o processo principal;

V – os agravos de instrumento, habeas corpus, recursos em sentido estrito em matéria criminal processados por instrumento e incidentes processuais autuados em apartado poderão ser eliminados, independentemente do processo principal, após o traslado das peças originais não existentes no processo principal, e cumprido o prazo de guarda ;

VI – as ações rescisórias terão a mesma destinação final atribuída aos feitos que lhes deram origem, cuja destinação ficará suspensa até a baixa definitiva das ações rescisórias.

Art. 11. Aos processos judiciais selecionados como passíveis de eliminação será aplicado o Plano para Amostra Estatística Representativa, instituído no Anexo IV desta resolução.

Parágrafo único. A aplicação do Plano para Amostra Estatística Representativa ficará a cargo da CPAD, após conhecimento da listagem de processos aptos a descarte em cada Comarca.

Art. 12. Os processos judiciais selecionados para eliminação serão relacionados pela Coordenadoria de Gestão da Informação Documental do Judiciário na Listagem de Eliminação de Processos Judiciais – LEPJ (Anexo V ), que será submetida ao Presidente da CPAD.

§ 1º O Presidente da CPAD poderá, mediante decisão fundamentada, impugnar total ou parcialmente a LEPJ que lhe for apresentada e determinar à Coordenadoria de Gestão da Informação Documental que proceda a reavaliação.

§ 2º A autorização para a eliminação dos processos constantes da LEPJ será concedida pelo Presidente da CPAD.

Art. 13. Autorizada a eliminação de processos judiciais, será publicado o Edital de Ciência de Eliminação de Processos Judiciais – ECEPJ, (Anexo VI), concedendo prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, a partir da data de publicação, para análise de solicitações de documentos ou cópias de peças processuais pelas partes.

§ 1º O edital referido no caput deste artigo será publicado no Diário da Justiça Eletrônico do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo.

§ 2º A íntegra do edital e da LEPJ ao qual o instrumento se refere será disponibilizada no sítio do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo na rede mundial de computadores, na mesma data da publicação do periódico citado no § 1º deste artigo.

§ 3º As partes, no prazo assinalado no caput deste artigo, poderão requerer, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição dirigida à CPAD – cpad@tjes.jus.br com a respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido.

§ 4º Deferidos os pedidos pela CPAD, o documento original será entregue à primeira parte solicitante após decorrido o prazo previsto no caput deste artigo, após extração de cópias para as demais partes requerentes, às suas expensas, caso solicitem.

Art. 14. Decorrido o prazo estabelecido no caput do art. 13 desta resolução, e atendidos os pedidos de desentranhamento de documentos ou extração de cópias de peças do processo, a Seção de Arquivo e Memória do Judiciário certificará os fatos e procederá à eliminação dos processos judiciais listados no edital respectivo.

§ 1º Os processos serão eliminados conforme critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado, ficando autorizada sua destinação a programas de natureza social, observadas as formalidades legais.

§ 2º Competirá à Coordenadoria de Gestão da Informação Documental do Judiciário a expedição do Termo de Eliminação de Processos Judiciais – TEPJ –, de acordo com o modelo instituído no Anexo VII desta resolução, que será arquivado, juntamente com o edital e a LEPJ respectivos, para fins de controle.

§ 3º A eliminação dos autos será registrada no cadastro do processo no sistema informatizado.

CAPÍTULO VI
Disposições finais

Art. 15. Os casos omissos e os incidentes que surgirem no cumprimento desta resolução serão resolvidos pela CPAD, cpad@tjes.jus.br.

Art. 16. Ficam revogadas as disposições contrárias, especialmente a Resolução n.º 042/2013.

Art. 17. Esta resolução entra em vigor na data da sua publicação.

Vitória, 08 de outubro de 2015.

Desembargador Sérgio Bizzotto Pessoa de Mendonça
Presidente

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