Perguntas frequentes

1. O QUE É O SEI?

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, é um sistema de gestão de processos e documentos em formato eletrônico, que permite a criação, edição, assinatura e tramitação de processos em uma solução única. O SEI oferece recursos de controle das rotinas de trabalho, automação de tarefas e repositório de informações técnicas. É uma ferramenta flexível que pode ser adaptada aos mais distintos procedimentos administrativos, desde que observadas “regras de tradução” básicas. Tais regras implicam mudanças importantes no tratamento dos documentos e processos em relação à realidade do papel, e serão apresentadas nesse guia.

2. O QUE MUDA COM O PROCESSO ELETRÔNICO?

Tudo no SEI é um processo, um procedimento administrativo é um processo que contem diversos documentos, despacho, parecer, etc. Um memorando ou ofício é um tipo de documento inserido em um processo. Um processo possui um determinado tipo e classificação por assunto. Diversas unidades ao mesmo tempo podem inserir documentos e despachos. Não é necessário pedir processo por solicitação.

3. QUEM PODE AUTUAR/REGISTRAR PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO?

Qualquer usuário interno poderá “iniciar” um processo, além das unidades de Protocolo, que recebem documentos externos impressos e digitalizam para iniciar novos processos.

4. APÓS INICIAR UM PROCESSO AONDE ELE FICA ATÉ SER ENVIADO?

Todo processo iniciado fica na tela de “controle de processos gerados”, podendo ser alterado por qualquer usuário da unidade que o gerou. Lembre-se que se você “concluir processo” e não enviá-lo para outra unidade, este ficará aguardando ser reaberto para ser enviado, portanto, coloque em “acompanhamento especial” ou “bloco interno” para que este controle fique mais eficaz.

5. O QUE POSSO FAZER PARA ORGANIZAR OS PROCESSOS DE MINHA UNIDADE?

Crie “Blocos Internos” para organizar os processos. Somente sua unidade enxergará essa organização, não interferindo no andamento do processo.

Para ser avisado sobre qualquer movimentação do processo, realize o “acompanhamento especial”. O usuário será avisado por indicadores no painel de “controle de processos”.

6. VOU DIGITALIZAR UM PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO FÍSICO DE AQUISIÇÃO/CONTRATAÇÃO, COMO DEVO PROCEDER VISANDO MELHOR GESTÃO?

Obs: Este procedimento pode ser utilizado para um processo novo de Gestão de Contratos, já iniciado no SEI. O procedimento é o mesmo. 

Observe os exemplos:

Primeiro Exemplo: Processo físico já existente que possua um contrato com pagamento de fatura mensal.

Procedimentos:

  • Passo 1 – Inicie um processo. Selecione “Tipo de Processo” > “Gestão de Contrato” e digite todos os campos necessários. Este processo tratará de aditivos, apostilamento e renovação de contratos.
  • Passo 2 – Digitalize o Projeto Básico. Por exemplo, escolha tipo PDF com OCR e resolução 200 dpi. Salve o arquivo em uma pasta criada com o número do PA para facilitar a organização.
  • Passo 3 – Entre no processo de Gestão do Contrato criado no Passo 1. Clique em “Incluir Documento” e escolha o “Tipo de Documento” > “Externo”. Digite os campos necessários e insira o arquivo contendo o PDF digitalizado do projeto básico, clique em “Salvar”. Pronto você conseguiu incluir o primeiro documento digitalizado.
  • Passo 4 – Repita o passo 3 e inclua todas as peças do PA digitalizadas. Como: contrato, aditivos, extratos do DJE, empenhos, despachos, etc. Pronto, após inserir todos os documentos digitalizados, este processo estará pronto. A partir de agora, todo documento deve ser digitado direto no SEI, na opção “Incluir Documento” não deverá ser escolhido mais o “Tipo Externo”, deve ser escolhido o tipo correto, como despacho, etc.
IMPORTANTE: Os passos de 1 a 4 criaram o Processo de Gestão de Contratos. Continue a digitalizar os outros tipos de documentos do PA, seguindo os passos abaixo.
  • Passo 5 – Inicie outro processo. Escolha o “Tipo de Processo” > “Regularidade Fiscal” e inclua todos os PDF e/ou certidões de regularidades fiscais digitalizadas. Este processo será um processo relacionado ao processo principal. Gestão de Contrato. Sempre que se necessitar de uma certidão este processo será consultado. Servindo como processo relacionado a qualquer outro processo do Tribunal de Justiça.
  • Passo 6: Inicie outro processo. Escolha o “Tipo de Processo” > “Fiscalização Técnica”, digitalize e inclua os documentos de empenhos, faturas, do processo principal. Este processo será utilizado somente para pagamento de faturas atestadas pelo fiscal. Com isso a fiscalização ganha agilidade ao tratar destas questões, pois o processo seguirá separado e ao mesmo tempo estará relacionado ao processo principal, a árvore dos processos sempre mostrará os processos juntos, mesmo eles andando separados do processo principal de Gestão do Contrato.

7. POSSO INICIAR PROCESSOS UTILIZANDO AS MESMAS PRÁTICAS DE GESTÃO PARA PROCESSOS QUE JÁ NASCEM ELETRÔNICOS?

Pode e é altamente indicado iniciar processos eletrônicos usando esta mesma prática de gestão do item anterior. Será mais fácil ainda, pois não há digitalização inicial de documentos, estes já nascem eletrônicos.

8. POSSO LEVAR MEUS MODELOS DE DOCUMENTOS, DESPACHOS, PARECERES PARA O SEI?

Sim, podem ser criados modelos específicos que ficarão disponíveis para todas as unidades, este processo de criar modelo é muito simples, consulte o manual do SEI para detalhes.

9. COMO ACONTECERÁ A DIGITALIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS?

Ficará a critério das unidades interessadas realizarem a digitalização, pois a gestão e tramitação dos processos ficará mais ágil. Tenha como boa prática realizar primeiro as digitalizações de procedimentos administrativos de aquisição/contratação, com prazos urgentes, e posteriormente os demais.

10. ESTOU LOTADO EM UMA SECRETARIA E NÃO NO GABINETE, COMO FAÇO PARA ENVIAR PROCESSOS PARA MEU CHEFE (SECRETÁRIO) UTILIZANDO O “BLOCO DE ASSINATURAS”?

Se você está lotado na mesma unidade, não é possível enviar documentos utilizando a funcionalidade “Bloco de Assinaturas” para usuário da própria unidade. Crie um “Bloco Interno” com descrição de “documentos a assinar” inclua os documentos no “Bloco Interno”, utilize e-mail, ramal, messenger, whatsapp, telegram ou outro meio de comunicação informando o seu chefe de que ele deve assinar os documentos. Após ser assinado pelo seu chefe, retire do “Bloco Interno”.

11. POSSO ASSINAR DOCUMENTOS UTILIZANDO APENAS A ASSINATURA ELETRÔNICA(USUÁRIO E SENHA)?

Sim. A portaria Presidencial do SEI permite a utilização da assinatura eletrônica e certificado digital para todos os documentos.

12. HÁ FLUXOS DEFINIDOS NO SEI PARA TRAMITAÇÃO DOS PROCESSOS?

a. Não há fluxo pré-definido, mas tudo é registrado no SEI, não existem fluxos pré-determinados para os processos iniciados e tramitados no sistema. Isso garante maior liberdade para as unidades ao buscar soluções para organizar seu trabalho, e não configura obstáculo a mudanças nas rotinas de trabalho decorrentes de alterações normativas. Nesse aspecto, o processo eletrônico é muito semelhante à realidade do papel. Como contrapartida a essa flexibilidade, o SEI traz dois recursos importantes: a Base de Conhecimento e o controle das atividades via Registro de Andamento. Com o primeiro, as unidades podem instituir procedimentos com indicação de modelos de documentos a serem utilizados e disponibilizá-los de maneira acessível a todos os servidores. Com o segundo recurso, toda atividade realizada em um processo – edição de documento, tramitação, encerramento, assinatura – é registrada em um controle vinculado ao processo, garantindo transparência sobre todas as ações realizadas: é possível recuperar, a qualquer momento, a data, a hora e o servidor responsável pelas ações no sistema.

b. Processos podem ser enviados a várias unidades ao mesmo tempo Um processo em papel só pode ser tramitado a uma unidade por vez, sequencialmente. Com o SEI, é possível enviar um processo a várias unidades simultaneamente, e até mesmo mantê-lo aberto em sua própria unidade ao mesmo tempo em que ele é encaminhado. Isso torna mais ágil a análise e a instrução dos processos, sobretudo daqueles que dependam de manifestações independentes entre si, ampliando a possibilidade de trabalho colaborativo para fora de uma mesma unidade. Todavia, ressaltamos que, nos termos da Portaria Presidencial XX/2016, as unidades não devem manter processos abertos desnecessariamente: ao concluir a instrução de um processo, é necessário concluí-lo e/ou dar seguimento à sua tramitação.

c. Processos estão sempre em posse da unidade, e não do usuário. Frequentemente as unidades mantêm controles internos (como listas ou planilhas) para evitar perdas e extravio de processos. No SEI, não há necessidade desse tipo de controle extra. Mesmo quando é atribuído a um servidor específico, todo processo em posse da unidade está sempre disponível a qualquer servidor lotado nessa mesma unidade. Soma-se a isso o fato de que todos podem trabalhar nos processos de maneira colaborativa, criando, editando e assinando documentos sem que, para isso, os processos precisem ser tramitados entre pessoas da mesma unidade.

d. Documentos tramitam somente dentro de processos No SEI, os processos são primeiramente entendidos como processos de trabalho: conjuntos de atividades estruturadas que objetivam entregar um produto determinado, que pode ser o deferimento de uma solicitação de afastamento, uma licitação pública, um pedido de crédito adicional suplementar ou a publicação de um decreto, por exemplo. Portanto, não abrange somente Po os processos administrativos que hoje são autuados no papel, mas qualquer tipo de expediente da Administração. No entanto, para que possa tramitar, todo documento deve ser juntado a um processo. Isso permite melhor controle sobre itens que hoje são entendidos apenas como comunicação administrativa, com segregação por tipo de processo. Exemplo: a requisição de férias, que hoje consiste num formulário padronizado cujo controle é baixo, passa a ser o processo “Gestão de Pessoas: Solicitação de Férias”.

e. Documentos agora são divididos entre documentos internos e externos. O SEI possui duas categorias de documentos, que são tratadas de modo distinto: os documentos internos e os externos. Os documentos internos são elaborados no editor de textos do SEI e assinados por meio do recurso de assinatura do próprio sistema. Os documentos externos são documentos que, em função de sua origem (se externo ao órgão ou unidade, se é relatório gerado por outro sistema de informação, se possui formato específico – planta, planilha, material de publicação), são juntados aos processos em seu formato eletrônico original ou após terem sido digitalizados, e não recebem assinatura eletrônica no SEI. Toda manifestação da unidade, tal como solicitação, informação ou encaminhamento, por exemplo, deve ser formalizada em documentos internos e assinada pela autoridade competente.

TELA INICIAL DO PROCESSO OU DOCUMENTO

 

 

 
 

a. Criação e replicação de documentos internos Como mencionado, o SEI é oferecido como uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos. Ele permite criar documentos no próprio sistema, ou também anexar documentos criados fora dele. Documentos elaborados pela unidade administrativa como despachos, memorandos, informações e encaminhamentos, que são assinados pela chefia da unidade, são chamados de documentos internos. O SEI possui um editor de documentos que permite redigir e formatar seu conteúdo, de forma tão simples quanto fazer isso em outro software de processamento de textos. Ao final, além de editar, o SEI permite incluir a assinatura eletrônica da chefia da unidade, com uso de login e senha ou também certificação digital, de forma simples e segura.

b. Texto Padrão É muito comum que as unidades precisem elaborar documentos com o mesmo teor para muitos processos diferentes. Se fosse preciso digitar o conteúdo desses documentos em todas as vezes, isso geraria uma grande quantidade de retrabalho. Para evitar esse tipo de situação, o SEI conta com o recurso de texto-padrão: ele permite salvar textos que podem ser usados em quaisquer documentos internos produzidos pela unidade. Cada unidade possui seus próprios textos-padrão, que ficam guardados no SEI, e podem ser visualizados, editados ou excluídos a qualquer momento por qualquer servidor vinculado à unidade.

c. Documento Modelo Semelhante ao recurso do <texto padrão>, o SEI permite que a unidade guarde em <documentos modelos>. É como se fosse criada uma pasta de documentos favoritos, que a unidade considera úteis para serem replicados em outros processos no futuro, e podem ser recuperados a qualquer momento para utilização em quaisquer processos em que ela atue. Assim como o <texto padrão>, um <documento modelo> fica disponível a qualquer servidor vinculado a uma unidade, e os modelos de uma unidade são visíveis somente a ela.

d. Junção de documentos externos Documentos que não tenham sido elaborados pela unidade, mas precisam ser juntados ao processo (como cartas e ofícios recebidos, documentos de identificação pessoal, relatórios de sistemas ou também planilhas eletrônicas, como aquelas juntadas a pedidos de crédito adicional suplementar), podem ser incluídos como documentos externos (como arquivos PDF, XLS ou JPEG), que não recebem a assinatura eletrônica.

e. Bases de conhecimento Para os processos em papel, existem orientações (normatizadas ou não) sobre como autuar determinado processo e qual o fluxo que ele deve seguir. No SEI, o recurso chamado de Base de Conhecimento permite descrever as etapas de cada tipo de processo, orientações detalhadas e, se for o caso, indicar a legislação pertinente que rege determinado tipo de processo. Trata-se de um documento que fica disponível a todas as unidades no SEI, e podem ser acessado sempre que um servidor iniciar ou atuar num processo, com o objetivo de garantir sua uniformidade e evitar erros de instrução, tramitação ou despacho. As Bases devem ser criadas pela unidade competente pelos tipos de processo, e são vinculadas a todos os processos daquele mesmo tipo.

f. Acompanhamento Especial no SEI, é possível acompanhar toda a tramitação de um processo em particular, independentemente de qual unidade o criou o em qual ele está atualmente, desde que ele seja público ou tenha passado por sua unidade em alguma fase de sua tramitação. Utilizando o recurso do Acompanhamento Especial, é possível criar atalhos para quaisquer processos de interesse de sua unidade, permitindo rápido acesso e visualização a qualquer tempo, sem a necessidade de realizar pesquisas ou mesmo de manter o processo aberto em sua unidade. É possível criar grupos de acompanhamento por assunto, por exemplo, mas cada processo pode estar incluído num só grupo de acompanhamento por vez.

13. RELACIONAMENTO DE PROCESSOS

O SEI permite que você relacione processos, criando uma ligação rápida entre eles. Existem duas maneiras de se fazer isso: relacionando processos existentes e iniciando um novo processo relacionado a outro já existente. Não confunda relacionamento de processos com apensamento (anexação de processos no SEI). Relacionamento de processos é o que podemos fazer entre processos para melhorar os trabalhos, pois as informações sobre os processos estão organizadas de forma que quando trabalho em um processo, todos os processos relacionados estão listados logo abaixo, não preciso pesquisar para buscá-los.

A funcionalidade de “Relacionar Processos” já existentes permite vincular diferentes processos de forma a visualizá-los numa mesma árvore de processo. Assim, fica muito mais fácil para acessar um processo de pagamentos referente a um processo de compras, por exemplo.

14. NOTIFICAÇÃO DE ENVIO DE PROCESSO PARA E-MAIL DO DESTINATÁRIO

Ao enviar processos no SEI é possível enviar notificações ao(s) e-mail(s) cadastrados da unidade destinatária, avisando-a do envio. Para realizar esse procedimento primeiramente é preciso ter conhecimento se a unidade que receberá o processo dispõe de e-mail(s) cadastrado(s) no sistema. Sabendo que há e-mail(s) cadastrado(s), ao tramitar o processo, na tela de envio, é necessário selecionar a opção “Enviar e-mail de notificação”, e o(s) e-mail(s) cadastrado(s) na unidade destinatária será(ão) notificado(s) de seu envio.

15. ENVIO DE PROCESSO À UNIDADE ERRADA

Quando do envio equivocado de processo a uma unidade, tenha este processo um retorno programado ou não, recomenda-se a devolução do processo para o remetente. Isto já “retira” o retorno programado e permite que o remetente encaminhe o processo para a unidade correta.

Alternativamente, pode-se solicitar ao remetente que exclua o retorno programado, tal que a própria unidade errada possa encaminhar o processo para a unidade correta. Não é aconselhado que o usuário da unidade “errada” conclua o processo para que não gere uma informação falsa na estatística do processo. A base de conhecimento é uma forte aliada para o trâmite correto do processo.

Dica:
a. É interessante que a unidade que devolve o processo registre no andamento (“Atualizar Andamento”) a situação de devolução do processo por equívoco na Tramitação.
b. Não é aconselhado o uso do retorno programado para o envio a unidades que fazem somente o “roteamento”, sem qualquer atividade no processo.

16. “BLOCO INTERNO” OU “ACOMPANHAMENTO ESPECIAL”, QUAL UTILIZAR?

Quando adicionamos ou retiramos um processo de um “Bloco Interno”, o SEI registra esta operação (somente visualizada no histórico completo) e indica em qual Bloco (id) o processo foi incluído. Além de termos uma operação específica que só aparece no “Bloco Interno”, que é a de “Concluir o Bloco”. Já no “Acompanhamento Especial”, como o manual do usuário explica, não há o registro na “Consulta de Andamento/Histórico”.

Ex.: “26/02/2015 14:30 SGA Processo inserido no bloco”

Clicando no número o usuário poderá enxergar todos os processos inseridos no Bloco. Facilita a busca por processos já agrupados.

Desta forma, acredito que o Especial seja algo mais informal, já que a informação não ficará registrada em seu histórico (nem completo, nem resumido) porém a unidade tem o interesse de acompanhar o processo quando enviá-lo para outra(s) unidade(s) tendo concluído as atividades no processo em sua unidade. A funcionalidade “Bloco Interno” foi pensada para que a unidade realize atividades em vários Processos, sem que se perca na lista da tela inicial (“Organização de Trabalho”).

Sobre a categorização, em ambos os casos há possibilidade de agrupamento tanto no “Bloco Interno” como no “Acompanhamento Especial”, porém, o mesmo processo poderá estar contido em diversos Blocos, diferente do que acontece no agrupamento através do “Acompanhamento Especial”, onde um processo só poderá ser incluído em um único grupo.

Sendo assim, se você tem interesse em distribuir os processos e continuar o trabalho na unidade, o “Bloco Interno” seria a funcionalidade para organização mais indicada. Se a sua unidade só quer acompanhar o Processo que já foi concluído, sem perdê-lo de vista, antes de enviá-lo, a funcionalidade “Acompanhamento Especial” é a mais indicada.