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012 – 20/02/2006 Regulamenta Diretoria Judiciária Apoio Institucional PJ/ES

Biênio: 2006/2007
Ano: 2006
N°: 12
Data: 20/02/2006

Regulamenta Diretoria Judiciária Apoio Institucional PJ/ES

ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
RESOLUÇÃO N° 012/2006

Regulamenta a Diretoria Judiciária de Apoio Institucional do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo.
O Desembargador Jorge Goes Coutinho, Presidente do Egrégio Tribunal de Justiça, no uso de suas atribuições legais, e tendo em vista a decisão do Egrégio Tribunal Pleno, em sessão realizada nesta data, e
CONSIDERANDO a necessidade de dotar a Administração Judiciária do Estado do Espírito Santo de um setor específico de controle interno, pois é através do controle, como uma das funções dos gestores, que se acompanha o curso da ação administrativa, para prevenir-lhe e corrigir-lhe os equívocos, com vistas a mantê-la em consonância com as normas pré-estabelecidas e com as decisões previamente tomadas;
CONSIDERANDO
que a função de controle, dado o universo das questões administrativas, pode e, não raro, deve ser estruturada em sistema centralizado em órgão da estrutura organizacional que auxilie os gestores a exercê-la;
CONSIDERANDO
que, em se tratando de instituições públicas, é função precípua do controle o acompanhamento dos gastos, como fruto de reformulação de métodos e técnicas de administração que assegure a excelência da gestão dos recursos disponíveis e o primado da sua integridade e acessibilidade aos cidadãos;
CONSIDERANDO a necessidade de dotar o Judiciário Estadual de um órgão que atue junto ao Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo como órgão mediador visando acompanhar, esclarecer e zelar pelo cumprimento das medidas e orientações estabelecidas por tal órgão de controle externo, em seus relatórios e auditorias que sejam pertinentes ao Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo;
CONSIDERANDO que a Lei 7.971, de 04/03/2005, criou a Diretoria Judiciária de Apoio Institucional e, em seu artigo 10, estabeleceu que sua regulamentação dar-se-ia por meio de Resolução do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo;
RESOLVE:
Art. 1º
– Fica regulamentada a Diretoria Judiciária de Apoio Institucional, vinculada à Diretoria-Geral do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, como órgão de controle interno, consubstanciada em um sistema composto de auditoria, fiscalização e orientação, visando a controlar as atividades administrativas das unidades integrantes do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, na forma definida nesta Resolução.
§ 1º – A instituição da Diretoria Judiciária de Apoio Institucional como órgão de controle interno não exime os titulares dos comandos hierarquizados do Poder Judiciário da responsabilidade individual de controle no exercício de suas funções, nos limites das respectivas áreas de competência e das normas de gestão expedidas pela Presidência ou pela Diretoria-Geral.
§ 2º – Excluem-se do âmbito de atuação da Diretoria Judiciária de Apoio Institucional as atividades judiciárias, como atividades-fins do Poder Judiciário, sujeitas a regime próprio de controle, centralizado na Corregedoria-Geral da Justiça, e os gabinetes dos componentes do Tribunal de Justiça.
Art. 2º – São objetivos da Diretoria Judiciária de Apoio Institucional:
I – fiscalizar o cumprimento da Lei Complementar nº. 101/2000, Lei 8.666/93, Lei 4.320/64 e os princípios estabelecidos para a gestão pública responsável;
II – acompanhar, no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo e do Fundo Especial do Poder Judiciário, o cumprimento de seus programas de trabalho, dos indicadores estabelecidos, dos programas e metas planejados, bem como avaliar o grau de execução e realização de tais metas;
III – controlar a gestão orçamentária, financeira e patrimonial das unidades administrativas do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo e do Fundo Especial do Poder Judiciário;
IV – realizar, sistematicamente, mediante auditoria interna, a verificação da regularidade dos procedimentos adotados pelos órgãos do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, na prática da execução rotineira de suas atividades, e na utilização racional dos recursos e bens públicos;
V – prover orientação aos gestores, com vista à racionalização da execução da despesa e à eficiência e à eficácia da gestão;
VI – velar pela fiel observância das normas legais e regimentais na prática dos atos de administração;
VII – propor a revisão das normas internas relativas aos sistemas administrativos e o aperfeiçoamento dos métodos e técnicas de gestão;
VIII – velar pela observância dos sistemas organizacionais, funcionais e operacionais estabelecidos;
IX – articular-se com o SESTAJU visando à elaboração e oferta de cursos e treinamentos que objetivem a qualificação, atualização e reciclagem quanto aos procedimentos e rotinas de trabalho adotados;
X – criar condições indispensáveis para assegurar a eficácia ao controle externo exercido pelos órgãos competentes.
Parágrafo único – No cumprimento de suas atividades e competências a Diretoria Judiciária de Apoio Institucional poderá:
I – requisitar documentos, processos, objetos e demais produtos necessários ao cumprimento de suas atribuições;
II – solicitar serviços externos específicos para averiguar eventuais dúvidas ou distorções na execução de suas atividades;
III – qualificar seu quadro técnico e de apoio técnico visando o cumprimento de suas atribuições;
IV – valer-se dos recursos técnicos e administrativos dos demais órgãos do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, com o objetivo de promover melhorias nas atividades gerenciais da instituição.
Art. 3º – O controle interno, exercido pela Diretoria de Apoio Institucional, deverá estruturar-se visando a contribuir para que a Administração atinja os objetivos e as metas estabelecidos, através da precisão e da confiabilidade dos registros dos atos e fatos da gestão, da eficiência operacional e da aderência às políticas administrativas prescritas na Constituição, na lei e normas internas do Poder Judiciário.
Art. 4º – O controle interno será realizado nas seguintes modalidades:
I – controle preventivo, efetuado com a finalidade de evitar a ocorrência de erros, desperdícios ou irregularidades;
II – controle corretivo, visando à adoção de ações corretivas, após a detecção de erros, desperdícios ou irregularidades nos atos administrativos.
Art. 5º – O controle interno atuará sobre todas as atividades administrativas, compreendendo as seguintes áreas:
I – gestão financeira, orçamentária e contábil, cujo objeto é o controle da arrecadação de receitas e realização das despesas, em conformidade com as linhas traçadas pela Administração, sendo realizada através do exame dos registros contábeis, da análise e interpretação dos resultados e disponibilidades econômico-financeiros, da prestação de contas de numerários e dos relatórios de cumprimento de metas e de gestão;
II – gestão patrimonial, que visa a tutelar o patrimônio da instituição, examinando o procedimento de aquisição, tombamento, distribuição, estoque, contabilização, documentação e baixa dos bens patrimoniais, bem como contrato de aquisição, alienação e de prestação de serviços e, ainda, de execução de obras;
III – gestão de pessoal, através do acompanhamento da estruturação de cargos, subsídios e vencimentos, dos provimentos e vacâncias dos mesmos, do cadastro dos cálculos e dos registros financeiros;
IV – gestão operacional, visando à eficiência funcional da Administração, através da racionalização dos serviços e suas rotinas, estabelecendo normas padronizadas de instrumentalização e processamento e de comportamento do pessoal na execução das tarefas;
V – gestão técnica, realizada através da medição e avaliação de serviços, com vista à observância ou a revisão de métodos e técnicas organizacionais, bem como dos planos, programas e projetos traçados e sistemas estruturados;
VI- gestão legal, visando ao fiel cumprimento das disposições legais e regimentais em vigor na prática dos atos de administração.
Art. 6º – O controle interno previsto no artigo 4º será executado nas seguintes formas:
I – preventivo-orientador, tendo por objetivo o exame e a conferência dos atos em elaboração, a orientação geral dos servidores e das atividades de cada unidade administrativa, visando ao exato cumprimento das decisões superiores e das normas reguladoras da espécie;
II – documental, tendo em vista o exame da documentação sobre aspectos administrativos, patrimoniais, financeiros e contábeis, com o fim de averiguar a exatidão e a regularidade dos atos e fatos da gestão;
III – retrospectivo, tendo em vista a ação fiscalizadora permanente, através de relatórios e de outros mecanismos de apropriação de informações;
IV – pericial, para atender solicitações dos comandos hierarquizados ou determinações da Presidência ou da Diretoria-Geral.
Art. 7º – As formas de execução do controle previstas no artigo anterior terão as seguintes finalidades:
I – orientação e treinamento do pessoal para o fiel cumprimento das normas legais e regimentais, bem como para a eficiente execução dos trabalhos que lhe são afetos;
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II – exame e verificação dos documentos relativos aos atos e fatos da gestão, sob os princípios da legalidade, da moralidade e da economicidade;
III – verificação total dos fatos por solicitação explícita das unidades administrativas interessadas na apuração da realidade;
IV – preparo e exame de relatórios, bem como apresentação dos resultados, com a proposição de medidas para a correção das anomalias verificadas.
Art. 8º – Integram a estrutura do órgão de controle interno do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo:
I – a Diretoria Judiciária de Apoio Institucional, como órgão central; e
II – a Divisão de Acompanhamento e Orientação e a Divisão de Auditoria e Fiscalização.
Art. 9º – A Diretoria Judiciária de Apoio Institucional assessorará a Presidência e a Diretoria-Geral nos assuntos de auditoria, fiscalização e orientação das atividades administrativas no âmbito do Poder Judiciário.
Art. 10º
– Compete à Diretoria Judiciária de Apoio Institucional, além das demais atribuições constantes deste ato:
I – orientar, verificar a legalidade e avaliar os resultados de gestão orçamentária, financeira, operacional e patrimonial das unidades administrativas, observando a responsabilidade das autoridades pela guarda e aplicação de dinheiros, valores e bens móveis e imóveis do Poder Judiciário ou a estes confiados;
II – atuar de forma profissional e ética, obedecendo aos princípios da legalidade, da moralidade, da impessoalidade, da publicidade, da economicidade e da eficiência;
III – organizar as tomadas de contas do ordenador de despesa, coordenar e executar o programa de auditoria interna e apoiar o controle externo no exercício de sua missão constitucional;
IV – analisar os processos licitatórios e os de dispensa e inexigibilidade de licitação, bem como os contratos, convênios, ajustes ou termos deles decorrentes, atentando para o cumprimento dos princípios básicos da administração pública e autenticidade da documentação;
V – analisar a documentação comprobatória da execução orçamentária e financeira;
VI – buscar atingir as metas previstas nas leis orçamentárias e fiscalizar a observância da legislação e exatidão da classificação das despesas de acordo com o Plano Plurianual, das Diretrizes Orçamentárias e do Orçamento Anual;
VII – elaborar o Plano Anual de Atividades de Auditoria, em consonância com as diretrizes, normas e padrões estabelecidos para a auditoria do serviço público;
VIII – realizar auditoria das unidades administrativas do Tribunal, quando solicitada, visando a comprovar a legalidade ou irregularidade, indicando, quando for o caso, as medidas a serem adotadas para corrigir as falhas encontradas;
IX – manter assentamentos sobre as auditorias realizadas e tomadas de contas, encaminhando os processos de apuração de responsabilidade à instância competente e verificando o ressarcimento de eventuais prejuízos ao erário;
X – acompanhar as providências adotadas pelas áreas auditadas, em decorrência de impropriedades ou irregularidades eventualmente detectadas, propondo, quando for o caso, encaminhamento ao Tribunal de Contas do Estado;
XI – proceder ao controle dos agentes recebedores de fundos rotativos e tomadores de adiantamento, bem como examinar a respectiva prestação de contas;
XII – acompanhar a elaboração e o cumprimento dos atos definidores de modelos organizacionais, planos, programas e projetos e de estruturação de sistemas de funcionamento, com vista à sua legalidade, viabilidade técnica e eficiência;
XIII – promover o acompanhamento das despesas com ativos, inativos e pensionistas, bem como planejar e implementar as medidas para a manutenção da despesa total com pessoal dentro dos limites legais estabelecidos.
Art. 11 – As divisões da Diretoria Judiciária de Apoio Institucional, previstas no artigo 8º, terão as seguintes atribuições:
I – A Divisão de Acompanhamento e Orientação é a unidade administrativa incumbida do planejamento, da programação das ações do controle interno, estabelecendo-lhes as prioridades, a cronologia e as formas de levantamento, apropriação e registro das informações, além de acompanhar-lhes a execução, para fins de controle e avaliação;
II – A Divisão de Auditoria e Fiscalização é a unidade administrativa incumbida da execução das ações de controle interno, competindo-lhe, para tanto, realizar a auditoria, a fiscalização, o levantamento de dados e informações para a elaboração do seu relatório e a formulação das propostas de medidas que cada caso requerer.
Art. 12 – A Diretoria Judiciária de Apoio Institucional contará com a seguinte composição: 1 (um) Diretor; 5 (cinco) Assessores Judiciários, sendo 2 (dois) contadores; 1 (um) administrador; 1 (um) economista; 1 (um) bacharel em direito;
§ 1º – São competências dos Assessores Judiciários a direção das equipes de trabalho e o preparo dos relatórios das auditorias desenvolvidas, atuando cada qual em área correspondente à sua habilitação profissional.
§ 2º – A prestação de serviços auxiliares e de suporte logístico à Diretoria Judiciária de Apoio Institucional será operacionalizada por meio de Agentes Judiciários e Estagiários a serem remanejados de outros setores do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo.
Art. 13 – A Diretoria Judiciária de Apoio Institucional do Poder Judiciário atuará:
I – ordinariamente, de acordo com o plano de atuação aprovado pelo Presidente do Tribunal;
II – por solicitação expressa dos órgãos, deferida pelo Diretor-Geral;
III – Por determinação do Presidente ou do Diretor-Geral, que indicarão os fins e a extensão dos trabalhos a serem realizados.
Art. 14 – O plano de atuação incluirá nas prioridades os controles emanados da Lei Complementar n° 101/2000, Lei 8.666/93 e Lei 4.320/64.
Art. 15 – A Diretoria Judiciária de Apoio Institucional poderá contar com o assessoramento de técnicos de outros órgãos, procurando instrumentalizar a sua atuação, através de medidas técnicas como as seguintes:
I – consolidação de leis e atos normativos sobre assuntos de interesse do controle;
II – elaboração de manual de procedimentos;
III – criação e desenvolvimento de modelos de relatórios que contenham, de forma objetiva, todas as informações necessárias, pertinentes à atuação do órgão.
Art. 16 – A fim de imprimir maior eficiência às atividades administrativas de controle ou promover auditoria aprofundada em setor específico, pode o Presidente do Tribunal de Justiça contratar serviços técnicos de empresas de auditoria ou profissionais especializados, nos termos da Lei 8.666/93, para a realização de procedimento conjunto com a Diretoria Judiciária de Apoio Institucional.
Art. 17 – Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação.
PUBLIQUE-SE.
Vitória, 16 de fevereiro de 2006.

DESEMBARGADOR JORGE GOES COUTINHO
PRESIDENTE