Alterado pelo PROVIMENTO Nº 11/2020 – Disp. 15/04/2020
Estado do Espírito Santo
Poder Judiciário
Corregedoria Geral da Justiça
PROVIMENTO Nº 9/2020
Regulamenta, no âmbito do Estado do Espírito Santo, os procedimentos editados no Provimento nº 95 da Corregedoria Nacional de Justiça, de 31 de março de 2020, quanto ao funcionamento dos serviços notariais e de registros durante o período de Emergência em Saúde Pública de Importância Nacional (ESPIN), em decorrência da infecção humana pelo novo Coronavírus (Sars-Cov-2) e dá outras providências.
O Desembargador Ney Batista Coutinho, Corregedor Geral da Justiça do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais e,
CONSIDERANDO que compete à Corregedoria Geral da Justiça orientar, normatizar e fiscalizar as atividades das serventias extrajudiciais;
CONSIDERANDO que a classificação da situação mundial da COVID-19 como pandemia significa o risco potencial de a doença infecciosa atingir a população mundial de forma simultânea, não se limitando aos locais que já tenham sido identificados como de transmissão interna;
CONSIDERANDO o alto risco de disseminação do novo coronavírus nos locais de circulação e de concentração de pessoas;
CONSIDERANDO a necessidade de conter a propagação da doença, a transmissão local, a preservação da saúde dos delegatários e prepostos dos serviços notariais e de registros, bem como dos usuários em geral;
CONSIDERANDO a Portaria nº 188/GM/MS, de 4 de fevereiro de 2020, que declarou Emergência em Saúde Pública de Importância Nacional (ESPIN), em decorrência da Infecção Humana pelo novo Coronavírus (Sars-Cov-2), bem como o Decreto Estadual nº 4593-R/2020;
CONSIDERANDO, entretanto, que os serviços notariais, de registro civil e de registro imobiliário são essenciais para o exercício da cidadania, para a circulação da propriedade, para a obtenção de crédito com garantia real, para a prova do inadimplemento de títulos e outros documentos de dívida com a chancela da fé pública, entre outros direitos;
CONSIDERANDO o princípio da continuidade dos serviços públicos e o fato de que os serviços notariais e de registro devem ser prestados, de modo eficiente e adequado;
CONSIDERANDO o disposto na Recomendação nº 45, de 17 de março de 2020, no Provimento nº 91, de 22 de março de 2020, nº Provimento 94, de 28 de março de 2020 e nº Provimento nº 95, de 31 de março de 2020, naquilo em que este se aplica, todos da Corregedoria Nacional de Justiça;
CONSIDERANDO que o art. 21 da Lei nº 8.935, de 18 de novembro de 1994, preconiza que o gerenciamento administrativo e financeiro dos serviços notariais e de registro é da responsabilidade exclusiva do respectivo titular,
RESOLVE:
CAPÍTULO I
Normas Gerais
Art. 1º. O atendimento aos usuários do serviço delegado de notas e registro, em todas as especialidades previstas na Lei nº 8.935/1994, serão prestados em todos os dias úteis, preferencialmente por regime de plantão a distância.
§ 1º. Caberá aos responsáveis pelos serviços extrajudiciais informarem aos usuários a utilização das plataformas digitais de registradores de imóveis, registro civil e de notas através dos sites www.registradores.org.br, www.cenprotnacional.org.br e www.pesquisaprotesto.com.br.
§ 1º.Caberá aos responsáveis pelos serviços extrajudiciais informarem aos usuários a utilização das plataformas digitais dos serviços notariais e registrais através dos sites www.registradores.org.br, www.cenprotnacional.org.br, www.pesquisaprotesto.com.br, www.registrocivil.org.br, www.rtdbrasil.org.br, www.censec.org.br e www.registrodeimoveis.org.br. Redação dada pelo PROVIMENTO Nº 11/2020 – Disp. 15/04/2020
§ 2º. Em eventual impossibilidade do atendimento à distância, excepcionalmente, deverá ser adotado atendimento presencial, cumprindo que sejam observados, nesse caso, todos os cuidados determinados pelas autoridades sanitárias para os serviços essenciais.
§ 3º. Ficam excluídos do atendimento presencial as pessoas que compõem o grupo de risco, de acordo com as orientações editadas pelo Ministério da Saúde.
§ 4º. Fica autorizado, quando necessário, o uso dos serviços dos correios, mensageiros, ou qualquer outro meio seguro para o recebimento e a devolução de documentos físicos destinados à prática de atos durante o atendimento em regime de plantão, com emissão de comprovante do recebimento de documentos e manutenção de controle dos documentos devolvidos aos usuários do serviço.
§ 5º. O atendimento a distância será compulsório nas unidades em que o responsável, substituto, preposto ou colaborador, estiver infectado pelo vírus COVID-19 (soropositivo), enquanto em exercício.
§ 6º. O plantão a distância nas unidades dos serviços de notas e registro ocorrerá no expediente normal de funcionamento e, quando excepcionalmente for necessária a adoção do plantão presencial, este ocorrerá entre 13:00 e 15:00 horas.
§ 6º.O plantão a distância nas unidades dos serviços de notas e registro ocorrerá no expediente normal de funcionamento e o plantão presencial, quando excepcionalmente for necessário, terá duração não inferior a duas horas, devendo o delegatário responsável informar o horário à Corregedoria Geral da Justiça e divulgar aos usuários do serviço, bem como promover o atendimento com observância as orientações determinadas pelas autoridades sanitárias. Redação dada pelo PROVIMENTO Nº 11/2020 – Disp. 15/04/2020
§ 7º. Os oficiais de registro e tabeliães, a seu prudente critério, e sob sua responsabilidade, poderão recepcionar diretamente títulos e documentos em forma eletrônica, por outros meios que comprovem a autoria e integridade do arquivo (consoante o disposto no art. 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001).
§ 8º. As serventias deverão manter atendimento telefônico, com esclarecimento de dúvidas, inclusive no que se refere à utilização das plataformas colocadas à sua disposição.
Art. 2º. Os notários, registradores e responsáveis interinos pelo expediente, que implantarem, excepcionalmente, o funcionamento presencial, além das medidas determinadas pelas autoridades sanitárias e administrativas locais, deverão pelo menos adotar medidas rígidas de precaução, visando a reduzir o risco de contágio pelo novo Coronavírus (Sars-Cov-2), com observância das seguintes providências:
I – Intercalar as cadeiras de espera com espaço mínimo de 2,0 metros entre um usuário e outro, de modo que fiquem em uma distância segura uns dos outros;
II – Limitar a entrada de pessoas nas áreas de atendimento, evitando aglomerações. Nesse sentido, fica recomendado que se faça uma triagem do lado fora do cartório e, quando for possível, orientar o usuário a deixar a documentação para posterior retirada;
III – Marcar uma faixa de segurança a uma distância de 1,5 metro nas áreas de atendimento entre o usuário e o atendente;
IV – Disponibilizar álcool em gel, luvas e máscaras para os atendentes que tenham contato com documentos em papel e com o público, disponibilizando-se, inclusive, álcool em gel em local de fácil acesso para os usuários;
V – Higienizar rotineiramente as máquinas e objetos, canetas e outros materiais de constante contato com os usuários.
Art. 3º. O atendimento de plantão a distância será promovido mediante direcionamento do interessado a utilização das plataformas existentes para a remessa de títulos, documentos e pedido de certidões.
Art. 4º. Durante o regime de plantão deverá ser mantido o atendimento por meios de comunicação que forem adotados para atendimento a distância, nesses incluídos os números dos telefones fixo e celular, os endereços de WhatsApp, Skype, e os demais que estiverem disponíveis para atendimento ao público, que serão divulgados em cartaz a ser afixado na porta da unidade, facilmente visível, e nas páginas de rede mundial de computadores.
Art. 5º. A execução das atividades de forma remota, por meio de prepostos, fora das dependências da serventia extrajudicial, pela modalidade de teletrabalho, observará o que determina o art. 4º, da Lei nº 8.935/94, ficando o tabelião ou oficial de registro responsável por providenciar e manter a estrutura física e tecnológica necessária e adequada para a sua realização.
Art. 6º. Durante a Emergência em Saúde Pública de Importância Nacional (ESPIN), todos os oficiais de registro e tabeliães deverão recepcionar os títulos nato-digitais e digitalizados com padrões técnicos, que forem encaminhados eletronicamente para a unidade do serviço de notas e registro a seu cargo e processá-los para os fins legais.
§ 1º. Considera-se um título nativamente digital, para todas as atividades, sem prejuízo daqueles já referidos no Provimento CNJ nº 94/2020, de 28 de março de 2020, e na legislação em vigor, os seguintes:
I – O documento público ou particular gerado eletronicamente em PDF/A e assinado com Certificado Digital ICP-Brasil por todos os signatários e testemunhas;
II – A certidão ou traslado notarial gerado eletronicamente em PDF/A ou XML e assinado por tabelião de notas, seu substituto ou preposto;
III – Os documentos desmaterializados por qualquer notário ou registrador, gerado em PDF/A e assinado por ele, seus substitutos ou prepostos com Certificado Digital ICP-Brasil;
IV – As cartas de sentença das decisões judiciais, dentre as quais, os formais de partilha, as cartas de adjudicação e de arrematação, os mandados de registro, de averbação e de retificação, por meio de acesso direto do oficial do registro ao processo judicial eletrônico, mediante requerimento do interessado.
§ 2º. Consideram-se títulos digitalizados com padrões técnicos, aqueles que forem digitalizados de conformidade com os critérios estabelecidos no art. 5º do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020.
Art. 7º. Os oficiais de registro e notários verificarão, obrigatoriamente, na abertura e no encerramento do expediente de plantão, bem como, pelo menos, a cada intervalo máximo de uma hora, se existe remessa de documentos para a prática de atos a seu cargo e de pedidos de certidões.
Art. 8º. Os oficiais de registro ou notários, quando suspeitarem da falsidade do título ou documento que lhes forem apresentados, poderá exigir a apresentação do original e, em caso de dúvida, poderá requerer ao Juiz, na forma da lei, as providências que forem cabíveis para esclarecimento do fato.
Art. 9º. Nos tabelionatos de protesto considera-se não útil o dia em que não houver expediente bancário para o público ou aquele em que este não obedecer ao horário normal, para o fim de contagem do prazo para a lavratura e registro do protesto, a teor do que estabelece o § 2º, do art. 12, da Lei nº 9.492, de 10 de setembro de 1997 (art. 2º, § 2º, Provimento nº 91/2020 – CNJ).
Art. 10. Os prazos de validade das certidões emitidas pelas serventias notariais e de registro ficam automaticamente prorrogados durante o prazo da vigência deste Provimento.
CAPÍTULO II
Atos do Oficial de Registro de Imóveis
Art. 11. A fim de viabilizar a completa tramitação dos títulos de forma eletrônica, deverá ser observado o Provimento nº 7/2020 desta Corregedoria Geral da Justiça, bem como o Provimento nº 94, de 28 de março de 2020, do CNJ, adotando-se complementarmente as seguintes medidas:
I – A autenticidade das escrituras públicas poderá ser confirmada pela consulta do selo de fiscalização digital;
II – As cópias digitalizadas dos instrumentos particulares e dos demais títulos previstos em lei poderão ser protocoladas eletronicamente por qualquer interessado ou terceiro pela Central do Registro Eletrônico www.registrodeimoveis.org.br, sendo vedada a cobrança de qualquer valor adicional não previsto no regimento de emolumentos;
III – As procurações poderão ser aceitas por cópia digitalizada, desde que sua autenticidade e validade possam ser verificadas eletronicamente;
IV – Os registros eventualmente realizados de forma eletrônica, mediante o uso de assinatura digital e selo digital, serão materializados na matrícula, transcrição ou Livro de Registro Auxiliar tão logo for declarada encerrada a Emergência em Saúde Pública de Importância Nacional (ESPIN) em decorrência da infecção humana pelo novo coronavírus (Covid-19);
VI – Fica também autorizada a postergação da impressão do Livro 1 (Protocolo), desde que mantida a escrituração diária de forma eletrônica no período.
Art. 12. Ficam autorizadas a expedição de certidões e a prática de atos registrais nos dias sem expediente ou fora das horas regulamentares, de forma excepcional durante a vigência deste Provimento.
CAPÍTULO III
Atos do Oficial de Registros Civis das Pessoas Naturais
Art. 13. As certidões do registro civil podem ser solicitadas por telefone ou qualquer meio digital (e-mail, Skype, WhatsApp) ou por outro meio escolhido pela parte e viável para cumprimento pelo registrador.
Art. 14. Os delegatários atenderão às solicitações de registros de nascimento e de óbito mediante prévio agendamento, sem prejuízo do atendimento em regime de plantão e observando-se, no que couber, as disposições do Provimento nº 93, de 26 de março de 2020, e da Portaria Conjunta nº 1, de 30 de março de 2020, ambos do CNJ, bem como Provimento nº 8/2020 desta Corregedoria Geral da Justiça.
§ 1º. As declarações colhidas por meio de plataforma de mensagens instantâneas e chamadas de voz ou outro meio eletrônico disponível serão complementadas por informações preenchidas em formulário, que serão encaminhadas e recepcionadas em meio eletrônico, acompanhado dos documentos digitalizados ou fotografados necessários à prática do ato.
§ 2º. Antes de concluir o ato de registro, o oficial encaminhará a minuta aos declarantes para leitura, conferência e aprovação.
§ 3º. Para a assinatura do ato de registro ou de requerimento de habilitação ao casamento e demais declarações pertinentes, o delegatário solicitará a presença do interessado na sede da serventia, o qual deverá estar de posse dos documentos originais para conferência e arquivamento.
§ 4º. O atendimento presencial para assinatura do ato será previamente agendado, condicionando-se o atendimento à observância das cautelas e determinações das autoridades de saúde pública (municipal, estadual e nacional).
Art. 15. Nas habilitações para casamento, serão observadas as seguintes diretrizes:
I – O contato prévio em meio remoto será feito por ferramenta que permita o contato simultâneo com os dois nubentes;
II – Os nubentes comparecerão à serventia acompanhados das testemunhas para assinar o requerimento de habilitação, condicionando-se o atendimento à observância das cautelas e determinações das autoridades de saúde pública (municipal, estadual e nacional);
III – Os interessados poderão fazer uso de certificado digital, emitido em conformidade com o padrão ICP-Br.
Art. 16. Certificada a habilitação e após todos os trâmites legais, será agendada data e hora para a celebração do casamento, que poderá ser realizado por videoconferência para permitir a participação simultânea de nubentes, juiz de paz, registrador e preposto, além de duas testemunhas, servindo-se para tanto de programa que assegure a livre manifestação.
CAPÍTULO IV
Atos do Oficial de Registros Civis de Pessoas Jurídicas e de Títulos e Documentos
Art. 17. Os pedidos de registros e certidões devem ser feitos por meio da Central de Serviços Eletrônicos de Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas no endereço www.rtdbrasil.org.br.
Parágrafo único. O atendimento presencial, quando considerado necessário pelo Registrador, ou as diligências para o cumprimento de notificações, serão efetuados com a adoção das medidas de proteção sanitárias cabíveis, podendo haver limitação do número de atendimentos simultâneos, facultando-se o seu agendamento por telefone, e-mail ou WhatsApp.
CAPÍTULO V
Atos do Tabelião de Protesto
Seção I
Apontamento de títulos por indicação eletrônica
Art. 18. Os tabeliães de protesto realizarão preferencialmente por meio eletrônico:
I – A distribuição e o apontamento dos títulos eletronicamente encaminhados a protesto pelos interessados;
II – O processamento dos arquivos eletrônicos transmitidos por meio da CENPROT e CRA, com o envio das confirmações e retornos necessários, devidamente acompanhados dos Instrumentos de Protesto Eletrônicos – IPe, quando for o caso;
III – O repasse dos valores recebidos pela liquidação de títulos;
IV – A recepção e efetivação dos pedidos de retirada e cancelamento;
V – A emissão de certidões eletrônicas solicitadas por qualquer meio.
Art. 19. Será permitida a adoção de sistema de malote por serviço de courier, motoboy ou assemelhado, cujo custo será reembolsado pelo interessado.
Art. 20. Respeitadas as condições de segurança e higiene para manuseio dos documentos e demais papéis, o prazo estimado para a realização do serviço será informado ao interessado, e não havendo outro estipulado em norma específica, será limitado a 5 (cinco) dias úteis, desde que não haja necessidade de complementação documental ou de realização de outras pesquisas ou diligências para a realização do ato de acordo com as normas a ele aplicáveis.
§ 1º. Em se tratando de letra de câmbio, cheque e nota promissória, a indicação será instruída com a digitalização frente e verso do título.
§ 2º. Nos demais casos, o tabelião poderá solicitar a apresentação em meio exclusivamente eletrônico da imagem integral do título ou documento de dívida, a fim de esclarecer dúvida a respeito dos dados constantes na indicação.
§ 3º. Para a realização da intimação eletrônica, e não sendo fornecido endereço eletrônico pelo credor ou apresentante, o tabelião poderá utilizar as informações fornecidas pelos próprios devedores ou coobrigados e constantes em bancos de dados públicos, em bancos de dados de acesso restrito a notários e a registradores e por eles mantidos, e ainda informações constantes no acervo da própria serventia.
§ 4º. A intimação eletrônica será enviada em dois dias em sequência ao devedor, e não havendo resposta acusado o recebimento, serão considerados esgotados os meios para sua localização pessoal e permitida sua intimação editalícia.
§ 5º. O tabelião deverá disponibilizar, junto com a intimação, meio que permita pagamento remoto.
§ 6º. Para a realização da intimação eletrônica, e não sendo fornecido endereço eletrônico pelo credor ou apresentante, o tabelião poderá utilizar as informações fornecidas pelos próprios devedores ou coobrigados e constantes em bancos de dados públicos, em bancos de dados de acesso restrito a notários e a registradores e por eles mantidos, e ainda informações constantes no acervo da própria serventia.
Seção II
Cancelamento do protesto com documentos digitalizados
Art. 21. O devedor ou interessado poderá requerer o cancelamento do protesto mediante o encaminhamento, ao endereço eletrônico da serventia do respectivo instrumento físico ou carta de anuência emitida pelo credor, com firma reconhecida por autenticidade ou semelhança e por ele digitalizados.
Art. 22. A autenticidade dos documentos digitalizados será confirmada por consulta ao:
I – Sinal público do tabelião responsável pelo reconhecimento da firma; e
II – Código validador do selo de fiscalização aplicado.
Art. 23. A autenticidade dos documentos nato digitais será realizada pela verificação da validade da assinatura com certificado no padrão ICP-Br.
Parágrafo Único. O tabelião poderá realizar outras diligências que julgar necessárias para averiguar a legitimidade do pedido de cancelamento.
Art. 24. Será dispensada a apresentação de documentos comprobatórios de representação quando a carta de anuência estiver assinada pelo próprio empresário individual ou por qualquer pessoa que ocupe o cargo de administrador, diretor ou exerça função equivalente à de representante legal da sociedade, indicada em certidão simplificada recente ou no Quadro de Sócios e Administradores – QSA, disponível para consulta pública no comprovante de inscrição no CNPJ.
CAPÍTULO VI
Disposições Finais
Art. 25. Fica revogado o Provimento nº 4/2020 desta Corregedoria Geral da Justiça.
Art. 26. Eventuais omissões e dúvidas serão resolvidas por esta Corregedoria Geral da Justiça.
Art. 27. Este provimento entra em vigor na data de sua publicação e terá validade até o dia 30 de abril de 2020, prorrogável por ato da Corregedoria Nacional de Justiça, enquanto subsistir a situação excepcional que levou à sua edição, vigorando para todas as especialidades dos serviços de notas e registro, preservadas a validade, em razão das especificidades, do Provimento nº 7/2020 e do Provimento nº 8/2020, ambos desta Corregedoria Geral da Justiça.
Publique-se.
Vitória/ES, 2 de abril de 2020.
DES. NEY BATISTA COUTINHO
CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA