ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
PODER JUDICIÁRIO
CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA
PROVIMENTO Nº 41/2013
Institui a Central de Informações do Registro Civil – CRC e disciplina outras providências.
A DESEMBARGADORA CATHARINA MARIA NOVAES BARCELLOS, Vice-Corregedora Geral da Justiça do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais e
CONSIDERANDO ser a Corregedoria Geral da Justiça órgão de fiscalização e disciplina administrativa com jurisdição em todo o Estado, conforme art. 2º da Lei Complementar Estadual nº 83/96 e art. 35 da Lei Complementar Estadual nº 234/02;
CONSIDERANDO a natureza pública das informações de registro civil e os princípios da eficiência, facilidade de acesso ao público e segurança dos registros públicos;
CONSIDERANDO o disposto nos artigos 30, inciso XIV, da Lei nº 8.935/94, artigo 154 e 399, § 2º do Código de Processo Civil, artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001; artigos 1º, 16 e 18 da Lei nº 11.419/2006;
CONSIDERANDO o disposto no artigo 37, da Lei nº 11.977, de 7 de julho de 2009, que determinou a instituição do sistema de registro eletrônico, bem como a disponibilização de serviços de percepção de títulos e de fornecimento de informações e certidões em meio eletrônico;
CONSIDERANDO o necessário equilíbrio econômico-financeiro das delegações de registro civil e a necessidade imperiosa de que o serviço registral seja remunerado de forma adequada e eficiente, conforme estabelece a Lei Federal nº 10.169/2000;
CONSIDERANDO o disposto no artigo 236, § 1º, da Constituição Federal de 1988, que prevê a fiscalização dos atos notariais e de registro pelo Poder Judiciário e o disposto no artigo 38, c/c art. 30, inciso XIV, da Lei nº 8.935, de 18 de novembro de 1994, que prevêem que os notários e os registradores estão obrigados a cumprir as normas técnicas baixadas pelo juízo competente, que zelará para que os seus serviços sejam prestados com rapidez, qualidade satisfatória e de modo eficiente;
CONSIDERANDO que a interligação entre as serventias de registro civil, o Poder Judiciário e os órgãos da Administração Pública atende ao interesse público, representando inegável conquista de racionalidade, economicidade e desburocratização;
RESOLVE:
Art. 1º. Fica instituída a Central de Informações do Registro Civil – CRC, disponível por meio da Central de Serviços Eletrônicos Compartilhados da Arpen/SP em parceria com o Sinoreg/ES, desenvolvida, mantida e operada pelas entidades referidas, com acesso através de link disponibilizado no site da Corregedoria Geral da Justiça.
Art. 2º. A Central de Informações do Registro Civil – CRC será integrada, obrigatoriamente, por todos os Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais do Estado do Espírito Santo, que deverão efetuar carga e manter permanentemente atualizado o acervo, bem como acessá-lo para fornecer informações ao público, quando solicitadas.
§ 1º Poderão aderir à Central de Informações do Registro Civil outros Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais do país que detenham essa atribuição legal, mediante celebração de convênio padrão com a Arpen/SP, pelo qual se ajustem as condições, os limites e a temporalidade da informação, o escopo da pesquisa, a identificação da autoridade ou consulente e a extensão das responsabilidades dos convenentes.
§ 2º A CRC/ES será conveniada aos demais sistemas de Centrais de Informações criados no país.
§ 3º A adesão referida no § 1º deste artigo poderá ser postulada diretamente pelos Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais de outros Estados, pelas respectivas Corregedorias Gerais ou, ainda, pelas associações de classe representativas de notários e registradores.
§ 4º A celebração de convênios nos termos dos parágrafos anteriores deverá ser informada à Corregedoria Geral da Justiça.
Art. 3º. A Central será constituída por Sistema de Banco de Dados Eletrônico, que será alimentado pelos Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais com os atos de registro de sua competência.
§ 1º Os atos que constarão da central são os registros lavrados nos Livros A (Registro de Nascimento), Livro B (Registro de Casamento), Livro B-auxiliar (Registro de Casamento Religioso para Efeitos Civis), Livro C (Registro de Óbito) e Livro E (emancipações; interdições; ausências; traslados ou registros de nascimentos, casamentos e óbitos de brasileiros ocorridos no estrangeiro; opção de nacionalidade).
§ 2º Para cada registro, será informado o número de matrícula ou número do livro, termo e folha, o nome do registrado, a data do registro, a data da ocorrência do ato ou fato registrado e, salvo os registros de casamento, a filiação.
§ 3º A inclusão, alteração e exclusão de registros da Central serão feitos exclusivamente pelo próprio Oficial de Registro Civil ou seus prepostos, obrigatoriamente identificados em todos os acessos, por meio de certificado digital emitido conforme a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou através de sistema de intranet que possibilite a identificação do usuário por login e senha.
§ 4º Os oficiais de registro deverão efetuar a carga de todos os registros realizados no prazo de até 10 (dez) dias da data da prática do ato.
§ 5º Qualquer alteração nos registros informados à Central de Informações de Registro Civil – CRC deverá ser atualizada no mesmo prazo e forma do parágrafo anterior.
§ 6º Nos casos de cancelamento do registro por determinação judicial ou averbação do que trata o artigo 57, § 7º, da Lei nº 6.015/73, as informações deverão ser alteradas e/ou excluídas da Central pelo Oficial de Registro responsável, informando o motivo como “determinação judicial”.
§ 7º O SINOREG/ES deverá informar, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, os Oficiais de Registro que não cumprirem os prazos de carga dos registros fixados neste provimento, e, semestralmente, relatório dos Ofícios não integrados. As informações devem ser direcionadas ao Juiz de Direito com competência em Registros Públicos da Comarca ou Juízo no qual a serventia extrajudicial está localizada e à Corregedoria Geral da Justiça.
Art. 4º Até o dia 30 de junho de 2014, a carga das informações dos registros já lavrados deverá estar integralmente concluída, com a inserção dos dados registrais efetivados desde o dia 01/01/1976.
Art. 4º Todos os Registradores Civis de Pessoas Naturais do Espírito Santo deverão inserir no banco de dados da CRC as informações referentes aos registros lavrados desde 1º de janeiro de 1976, devendo a carga de todo o acervo estar integralmente concluída: (redação dada pelo Provimento nº 13/2014, disponibilizado em 30/09/2014)
I) Até 31 (trinta e um) de dezembro de 2014, para todas as unidades que, em 17/09/2014, já se encontram em operação no sistema (listagem em anexo). (redação dada pelo Provimento nº 13/2014, disponibilizado em 30/09/2014)
II) Até 31 (trinta e um) de janeiro de 2015, para as unidades classificadas no Módulo de Correição online, em 17/09/2014, como “Fora do Sistema” e “Sem Carga” (listagens em anexo). (redação dada pelo Provimento nº 13/2014, disponibilizado em 30/09/2014)
III) Até 28 (vinte e oito) de fevereiro de 2015, para os Cartórios de Registro Civil e Tabelionato de Notas dos Distritos de: Crubixá e Uriânia (ambos da Comarca de Alfredo Chaves), Pacotuba (Comarca de Cachoeiro de Itapemirim) e Princesa (Comarca de Rio Novo do Sul), que serão cadastrados na CRC. (redação dada pelo Provimento nº 13/2014, disponibilizado em 30/09/2014)
§ 1º O prazo de carregamento previsto no caput será antecipado para o dia 30 de março de 2014 para as serventias extrajudiciais do registro civil de pessoas naturais que tenham arrecadado emolumentos, no período de abril de 2012 a abril de 2013, no montante igual ou superior a 100.000 VRTE (Valor de Referência do Tesouro Estadual). (Revogado pelo Provimento nº 13/2014, disponibilizado em 30/09/2014)
§ 2º Na data de 30 de março de 2014, as serventias cuja arrecadação, no período de abril de 2012 a abril de 2013, tenha sido inferior a 100.000 VRTE (Valor de Referência do Tesouro Estadual), deverão ter efetuado carga no sistema do CRC de todos os registros lavrados desde 01 de janeiro de 1995. (Revogado pelo Provimento nº 13/2014, disponibilizado em 30/09/2014)
§ 3º Na hipótese de descumprimento do termo final estabelecido no caput, em virtude do volume descomunal de registros existentes no acervo ou outro motivo imperioso e incontornável, mediante prova idônea da causa impeditiva, será possível a concessão à serventia extrajudicial de uma única prorrogação de prazo, a qual não ultrapassará a data-limite de 31 de dezembro de 2014. (Revogado pelo Provimento nº 13/2014, disponibilizado em 30/09/2014)
§ 1º O sistema deverá gerar relatório das cargas efetuadas pelos oficiais do registro civil de pessoas naturais para o fim de acompanhamento e fiscalização pela Corregedoria Geral da Justiça (auditoria on line do sistema). (Renumerado pelo Provimento nº 13/2014, disponibilizado em 30/09/2014)
Art. 5º. Todo acesso às informações constantes da Central somente será feito após prévia identificação por meio de certificado digital emitido conforme a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), ou através de sistema de intranet que possibilite a identificação do usuário por login e senha, devendo o sistema manter registros de ‘log’ de acessos.
§ 1º Os Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais integrantes da Central terão acesso livre, integral e gratuito às informações da Central.
§ 2º Os registros cancelados ou cujo teor seja sigiloso somente serão acessíveis pelo próprio Oficial de Registro Civil responsável pelo ato.
Art. 6º. O resultado da pesquisa por atos de registro civil indicará a serventia na qual foi lavrado o registro e pelo menos um elemento de individualização para afastar homonímia.
Art. 7º. A emissão de certidão negativa pelos Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais deverá ser precedida de consulta à Central de Informações do Registro Civil, devendo ser consignado na certidão o código gerado (hash).
Parágrafo único. A certidão negativa mencionará o período pesquisado, a natureza do ato e a sua abrangência territorial.
Art. 8º. Assim que implementada esta funcionalidade, a Central de Informações de Registro Civil – CRC poderá ser consultada por entes públicos e por pessoas naturais ou jurídicas privadas, as quais estarão sujeitas ao pagamento respectivo nos termos da Tabela de Custas e Emolumentos vigente no Estado, ressalvadas as hipóteses de isenção ou imunidade previstas na legislação.
Art. 9º. Caso encontrado o registro pesquisado pela Serventia de Registro Civil solicitante, poderá o consulente, no mesmo ato, solicitar a expedição da respectiva certidão, que, pagos os emolumentos e custas devidos, será disponibilizada na Central de Informações de Registro Civil – CRC no prazo de até 5 (cinco) dias, em formato eletrônico.
§ 1º Para a emissão das certidões eletrônicas, deverão ser utilizados formatos de documentos eletrônicos de longa duração, compreendidos nessa categoria os formatos PDF/A e os produzidos em linguagem de marcação XML, com certificado digital ICP-Brasil, tipo A3 ou superior, assinatura digital em formato PKCS#7, com metadados no padrão Dublin Core (DC).
§ 2º As certidões eletrônicas ficarão disponíveis para materialização, ao requisitante, na Central de Informações de Registro Civil – CRC, pelo prazo de 90 (noventa) dias corridos, vedado o envio por correio eletrônico convencional (email). Qualquer Serventia de Registro Civil das Pessoas Naturais integrante da Central é competente para a materialização da certidão eletrônica.
§ 3º A Central manterá arquivo permanente de todas as certidões eletrônicas, visualizáveis apenas pelos delegatários e autoridades competentes.
§ 4º O requisitante poderá solicitar a qualquer Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais integrante da Central certidão eletrônica de outra serventia, que será disponibilizada em formato eletrônico à serventia solicitante e materializada através de certidão ao usuário em papel de segurança, observados as custas e emolumentos devidos.
§ 5º A certidão lavrada (materializada) nos termos do parágrafo anterior terá a mesma validade e será revestida da mesma fé pública que a certidão eletrônica.
§ 6º A certidão materializada nos termos do parágrafo quarto deste artigo será cobrada pelos Oficiais Registradores Civis do Espírito Santo de acordo com o item VII, “a” da Tabela 09 de Custas e Emolumentos combinado com o item IX, da Tabela 03 de Custas e Emolumentos.
§ 7º Na falta de papel de segurança, deverá ser observada a Recomendação/Orientação nº. 06/2012, do Conselho Nacional de Justiça, datada de 02/07/2012.
§ 8º No Estado do Espírito Santo serão observados as custas e emolumentos devidos pela certidão eletrônica e pela certidão materializada, nos termos da Tabela de Custas e Emolumentos vigente no Estado.
§ 9º O Sindicato dos Notários e Registradores do Espírito Santo (SINOREG/ES) poderá estipular uma remuneração do usuário pela administração do sistema de até 0,85 VRTE por certidão solicitada através da Central de Informações de Registro Civil – CRC.
Art. 10. Os Oficiais de Registro Civil deverão consultar a Central de Informações de Registro Civil diariamente e atender aos pedidos encaminhados.
Art. 11. O sistema deverá contar com módulo de operação de relatórios (auditoria online do sistema), para efeito de contínuo acompanhamento, controle e fiscalização pela Corregedoria Geral da Justiça.
Art. 12. O sistema disponibilizará módulo para que os magistrados do Estado do Espírito Santo solicitem certidões eletronicamente (CRC-Jud), mediante certificação digital.
Art. 13. O site da Corregedoria Geral da Justiça propiciará aos usuários atalho direto ao sistema, com link para o endereço eletrônico da Central de Informações do Registro Civil – CRC.
Art. 14. Os Oficiais de Registro Civil deverão atender, obrigatoriamente, os pedidos de certidão feitos por via postal, eletrônica, ou pela Central de Informações do Registro Civil, desde que satisfeitos os emolumentos, sob as penas da lei.
Art. 15. Este provimento define um conjunto mínimo de especificações técnicas e funcionalidades da CRC. Sem necessidade de edição de novo provimento, as tecnologias utilizadas podem ser aprimoradas com outras que venham a ser adotadas no futuro e novas funcionalidades poderão ser incorporadas à CRC.
Art. 16. A implantação e funcionamento da CRC independe das providências que os delegatários tenham que adotar visando cumprir o disposto no Provimento n.º 31/2013, que trata do projeto piloto do Banco de Dados Estadual de Registro Civil de Pessoas Naturais (denominação provisória).
Art. 17. Este provimento entrará em vigor no dia 03 de junho de 2013.
Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.
Vitória/ES, 16 de maio de 2013.
DESª. CATHARINA MARIA NOVAES BARCELLOS
Vice-Corregedora Geral da Justiça