O Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, através do Coordenador de Gestão da Informação Documental, Sr. Fábio Buaiz de Lima, publicou no eDiário de hoje (17/11/2016), uma série de recomendações, para evitar que documentos, arquivos, livros e processos que estão nas unidades judiciárias sejam molhados no período de chuva, estabelecendo medidas preventivas, e com procedimentos a serem aplicados para o resgate daqueles porventura danificados.
Abaixo segue a íntegra das recomendações.
ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
COORDENADORIA DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTAL
RECOMENDAÇÕES
Período de Chuvas – Medidas preventivas – Recomendações
Considerando que o período de Novembro a Março é caracterizado por forte calor e grande quantidade e intensidade de chuvas, com o intuito de evitar documentos molhados nos Arquivos e, ainda, considerando a Recomendação 34 do Conarq – Conselho Nacional de Arquivos – Recomendações para acervo danificados por água e o Caderno – Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivo – Administração de Emergências;
RECOMENDA:
– A adoção, pelas Comarca e Unidades Judiciárias, das seguintes recomendações preventivas:
1) Evitar guardar/armazenar documentos em locais como garagens, subsolos, e outros locais baixos, na medida em que são os primeiros a serem inundados durante enchente/alagamento;
2) Se o local onde o acervo está armazenado já tiver sido anteriormente alcançado por inundações/alagamentos, colocar os documentos no andar ou local mais alto possível;
3) Observar se o local onde o acervo está armazenado é próximo a rio, córrego ou outro semelhante, pois esses lugares são, durante uma enchente/alagamento, os primeiros a serem atingidos. Em sendo esse o caso, armazenar esses documentos no andar ou local mais alto possível;
4) Verificar se as calhas e drenos estão em bom estado de funcionamento, e realizar limpezas frequentes;
Em caso de inundações:
Procedimentos a serem realizados na área atingida:
1) Entrar nos locais inundados utilizando equipamentos de proteção individual (EPI’s), tais como luvas, botas, óculos de proteção, máscaras e, se possível, roupas emborrachadas;
2) Fechar imediatamente o registro da água, em caso de desastre causado por rompimento de tubulação hidráulica;
3) Recolher, cuidadosamente, com uma peneira de pedreiro grande, revestida com tecido de algodão ou algum tipo de tela de nylon, os documentos que estejam a flutuar na inundação, antes de iniciar a operação de drenagem da água do local;
4) Abrir pequenos buracos nas paredes para escoar a água em direção ao exterior da edificação, os quais deverão ser vedados tão logo o local esteja em condições de uso, ou seja, tenha sido limpo e desinfetado. Importante lembrar que as aberturas deverão ser feitas somente quando não houver mais perigo de novas enchentes imediatas;
5) Drenar a água dos locais atingidos, utilizando bombas elétricas, nos casos em que o fornecimento de energia tenha sido normalizado. Ao realizar este procedimento, fazê-lo sob a orientação de um profissional capacitado e impedir a entrada de pessoas no local até que a bomba finalize a remoção da água, por existir o risco de choque elétrico;
6) Remover a água residual com o auxílio de baldes, rodos e vassouras. Lavar o local com água e sabão e desinfetá-lo com etanol a 70%, conforme orienta a Vigilância Sanitária;
7) Remover imediatamente o acervo dos espaços onde houver entrada de água da chuva. Na impossibilidade de remoção, cobrir o acervo atingido com lona plástica até que a chuva cesse. Este procedimento é fundamental para reduzir a quantidade de itens danificados pela água infiltrada em lajes e/ou paredes, evitando, dessa forma, expor o acervo durante todo o processo de escoamento;
8) Reparar imediatamente todas as situações que causaram a entrada de água, em especial a desobstrução de calhas entupidas, tão logo existam condições meteorológicas favoráveis.
Procedimentos a serem aplicados para o resgate de documentos:
1) Remover cuidadosamente o excesso de água dos volumes encadernados, colocando-os entre duas tábuas do mesmo tamanho e fazendo uma leve pressão. As tábuas deverão ser pressionadas em ambos os lados ao mesmo tempo, para reduzir a deformação provocada pelo inchamento da encadernação e do corpo do livro.
2) Em seguida, colocar o documento encadernado aberto em posição vertical numa área arejada, por duas ou três horas, virando o encadernado alternadamente, ou seja, a parte que estava apoiada ficará para cima e vice-versa, sempre na posição vertical; utilizar ventiladores como apoio, porém, não direcioná-los diretamente para os documentos;
3) Separar, sempre que possível, uma a uma as folhas ainda molhadas dos documentos, em papel do tipo couché ou semi-couché, para evitar o emblocamento (união das folhas entre si). O entrefolhamento desse tipo de papel deverá ser feito utilizando-se telas de nylon ou voile, material plástico ou papel encerado;
4) Manusear, cuidadosamente, as folhas de papel molhadas, para evitar rasgos, considerando a baixa resistência física e mecânica do suporte;
5) Secar os documentos atingidos apenas na borda com secadores elétricos, como os utilizados para secagem de cabelos, que tenham as opções de temperatura baixa e média. Este procedimento é mais indicado para pequenas quantidades de documentos molhados;
6) Remover das peneiras, com cuidado e o mínimo de manuseio, os suportes de pano ou as telas com os documentos para evitar a sua ruptura, colocando-os sobre mesas até que fiquem totalmente secos e possam ser manuseados;
7) Entrefolhar com papel do tipo mata-borrão os documentos manuscritos ou impressos com tintas solúveis. Na sua falta, utilizar papel toalha ou outro tipo de papel absorvente de cor branca.
Procedimento a serem evitados:
1) Não expor os documentos ao sol, para não causar danos às fibras, por oxidação, considerados irreversíveis;
2) Não utilizar lâmpadas como fonte de calor para acelerar a secagem dos documentos em papel, a fim de evitar o ressecamento do suporte.
Recomenda, ainda, que qualquer incidente decorrente de chuvas, nos arquivos do Poder Judiciário, que gere alagamento ou que venha a molhar processos, documentos e objetos arquivados deverá ser informado a essa Coordenadoria através dos telefones 27-33342098/33342099 ou pelo e-mail cpad@tjes.jus.br. A Coordenadoria de Gestão da Informação Documental coloca-se a disposição das Comarcas para sanar qualquer tipo de dúvidas.
Vitória/ES, 16 de dezembro de 2016.
FABIO BUAIZ DE LIMA
COORDENADOR DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTAL