PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PJES
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ATO NORMATIVO Nº 052/2023
REGULAMENTA A ORGANIZAÇÃO E AS ATRIBUIÇÕES DA OUVIDORIA ADMINISTRATIVA NO ÂMBITO DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO.
O Desembargador Presidente deste Tribunal de Justiça, no uso de suas atribuições legais e regimentais.
CONSIDERANDO que, nos termos do art. 58 do Regimento Interno do TJ/ES, compete ao Presidente da Corte a superintendência de todo o serviço judiciário;
CONSIDERANDO que a Ouvidoria Administrativa tem por intuito ser uma unidade institucional participativa e proativa de comunicação e interação com público interno do Poder Judiciário deste Estado.
CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar de forma detalhada as atribuições e a organização da Ouvidoria Administrativa deste Tribunal, instituída pelo Ato Normativo nº 086/2013;
CONSIDERANDO a importância do Órgão Administrativo em cotejo como um canal de aproximação da Administração com magistrados e servidores e, em última análise, um meio para o aperfeiçoamento dos serviços prestados ao público interno;
RESOLVE:
Art. 1°. Este ato regulamenta as atribuições e a organização da Ouvidoria Administrativa do TJ/ES, o trâmite dos expedientes de sua alçada e sua interação com a Ouvidoria Judiciária.
Art. 2º. A Ouvidoria Administrativa do TJ/ES tem por missão servir de canal de comunicação entre os servidores e magistrados com a Administração, com vistas a orientar, transmitir informações e colaborar com o aprimoramento das atividades desenvolvidas pelo Poder Judiciário Estadual, para o eficaz atendimento das demandas acerca dos serviços administrativos prestados pela instituição.
§1º. Sem prejuízo do atendimento ao público interno, poderá a Ouvidoria Administrativa do TJ/ES, quando solicitada pela Ouvidoria Judiciária, servir como canal de comunicação entre esta e os setores administrativos, quando a demanda de serviços administrativos for acionada por público externo.
§2º. Da interação realizada pela Ouvidoria Administrativa do TJ/ES com os setores competentes deverá haver resposta às demandas, as quais poderão ser solucionadas de pronto.
§3º. Na impossibilidade de cumprimento do prazo fixado no § anterior, a unidade responsável, no prazo de até 03 (três) dias úteis, deverá apresentar justificativa e estimar prazo para sua efetiva solução.
Art. 3º. A função de Ouvidor Administrativo será exercida pelo Sub-Secretário Geral.
Art. 4º. Compete à Ouvidoria Administrativa do TJ/ES:
I – receber consultas, demandas e requerimentos, assim como diligenciar junto aos setores administrativos competentes, sempre mantendo o interessado informado sobre as providências adotadas;
II – receber informações, sugestões, críticas e elogios sobre as atividades desempenhadas pela administração do Tribunal, encaminhando tais manifestações aos setores administrativos competentes e promovendo em todo tempo o aperfeiçoamento dos serviços prestados;
III – promover a apuração das reclamações acerca de deficiências na prestação de serviços, abusos, erros e demora excessiva na prestação de serviços administrativos;
IV – promover, quando solicitada pela Ouvidoria Judiciária, a interação desta com os setores administrativos, visando prestar apoio ao atendimento das demandas recebidas por aquela Ouvidoria, quando originadas de público externo, desde que envolvam questões relacionadas a atividades administrativas;
V – sugerir aos demais órgãos do Tribunal a adoção de medidas administrativas tendentes ao aperfeiçoamento das atividades desenvolvidas, com base nas informações, sugestões, reclamações, denúncias, críticas e elogios recebidos;
VI – apresentar e dar publicidade aos dados estatísticos acerca das manifestações recebidas e providências adotadas;
VII – encaminhar à Presidência relatório anual das atividades desenvolvidas pela Ouvidoria Administrativa do TJ/ES, noticiando a qualidade e/ou deficiência dos serviços administrativos prestados.
Art. 5º. Não serão processadas pela Ouvidoria Administrativa do TJ/ES:
I – consultas, reclamações, denúncias e postulações que exijam providências ou manifestação de competência do Presidência, da Corregedoria-Geral de Justiça ou do Secretário Geral do PJES;
II – notícias de fatos que constituam crimes, tendo em vista as competências institucionais do Ministério Público e das polícias, nos termos do art. 129, I, e do art. 144, da Constituição Federal;
III – reclamações, sugestões e críticas relativas a órgãos não integrantes do Poder Judiciário deste Estado;
IV – reclamações, críticas ou denúncias anônimas e apócrifas, desde que não haja indícios mínimos de autoria e materialidade que permitam a sua apuração;
V – questões relacionadas à prestação jurisdicional;
VI – questões correicionais ou de matéria censória.
Parágrafo Único. Nas hipóteses previstas nos incisos I, II, III, V e VI a manifestação será remetida ao órgão responsável e o remetente será notificado sobre o adequado direcionamento; na hipótese do inciso IV, será ela arquivada.
Art. 6º. A Ouvidoria Administrativa do TJ/ES terá estrutura permanente e adequada ao cumprimento de suas finalidades e a coordenação das atividades será exercida pelo Ouvidor Administrativo, com apoio da equipe lotada na Subsecretaria Geral.
Art. 7º. O acesso à Ouvidoria Administrativa do TJ/ES deverá ser realizado pelo público interno mediante criação de expediente próprio no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), dirigido à Ouvidoria Administrativa do TJ/ES.
Parágrafo Único. A Ouvidoria Judiciária poderá acionar a Ouvidoria Administrativa para prestar o apoio quanto às demandas oriundas de público externo que envolvam atividades administrativas pelo mesmo procedimento previsto no caput.
Art. 8º. Autuado o procedimento, recebido pela Ouvidoria Administrativa, haverá prioridade de tramitação dos autos, devendo ser adotadas as providências junto ao setor administrativo competente, o qual apresentará resposta ao Ouvidor, quando for o caso, no prazo de 05 (cinco) dias úteis.
Art. 9º. Uma vez prestada a resposta pelo setor competente, o Ouvidor analisará as informações prestadas e informará o interessado acerca das medidas adotadas.
Art. 10. As respostas deficientes e insuficientes, as falsas declarações emitidas pelo setor administrativo, sua inércia em prestar resposta ou a demora injustificada em fazê-lo poderão, conforme o caso, dar ensejo à abertura de investigação preliminar ou sindicância, devendo, neste caso, haver submissão dos autos ao Secretário-Geral, que deliberará sobre a questão.
Art. 11. Concluído o procedimento, caberá ao Ouvidor listar e qualificar as demandas e suas soluções, visando a elaboração do relatório anual a ser prestado à Presidência sempre no mês de dezembro.
Art. 12. Ficam revogadas as disposições em contrário.
Art. 13. Este ato normativo entra em vigor na data de sua publicação.
Publique-se.
Vitória/ES, 10 de fevereiro de 2023.
Desembargador Fabio Clem de Oliveira
Presidente