PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PJES
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ATO NORMATIVO Nº 143/2025
Disciplina a implantação do projeto Secretaria Inteligente na Comarca de São Mateus e dá outras providências.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO que cabe ao Poder Judiciário implementar mecanismos que concretizem os princípios constitucionais de amplo acesso à Justiça e da duração razoável do processo (artigo 5°, incisos XXXV e LXXVIII, da Constituição Federal);
CONSIDERANDO a Resolução do Conselho Nacional de Justiça nº 219, de 26 de abril de 2016, que dispõe sobre a distribuição de servidores, de cargos em comissão e de funções de confiança nos órgãos do Poder Judiciário de primeiro e segundo graus e dá outras providências, ressaltando necessidade de equalização da força de trabalho;
CONSIDERANDO as decisões proferidas pelo Conselho Nacional de Justiça nos Procedimentos de Controle Administrativo n. 0005443-58.2020.2.00.0000 e n. 0004481-35.2020.2.00.0000 e no Acompanhamento de Cumprimento de Decisão nº 0009188-80.2019.2.00.0000;
CONSIDERANDO a Recomendação do Conselho Nacional de Justiça nº 149, de 30 de abril de 2024, que visa à instituição de mecanismos que assegurem a equivalência de carga de trabalho para magistrados(as) do primeiro grau de jurisdição em termos quantitativos e qualitativos;
CONSIDERANDO a Resolução nº 071/2024, que institui normas gerais necessárias para o cumprimento da Organização Judiciária do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, referente à equalização da força de trabalho e readequação de unidades judiciárias, nos termos da Lei Complementar nº 234/02, e em consonância com a Resolução CNJ nº 219/16
RESOLVE:
Art. 1º. Implementar as Secretarias Inteligentes na comarca de São Mateus, conforme disposições deste ato.
Parágrafo único. As Secretarias Inteligentes serão implantadas em fases, correspondentes aos seguintes níveis:
I – 1º nível: implantação da secretaria unificada nas unidades;
II – 2º nível: atendimento humanizado ao público e aos usuários do sistema de justiça;
III – 3º nível: otimização do fluxo de trabalho;
IV – 4º nível: automação do fluxo de trabalho, com ferramentas de inteligência artificial;
V – 5º nível: integração das secretarias nas regiões virtuais.
Art. 2º. Ficam criadas as seguintes Secretarias Inteligentes nos juízos de São Mateus:
I – 1ª Secretaria Inteligente, que executará os serviços cartorários do 1º e 2º Juizados Especiais Cíveis, Criminais e da Fazenda Pública;
II – 2ª Secretaria Inteligente, que executará os serviços cartorários das 1ª e 2ª Varas Cíveis;
III – 3ª Secretaria Inteligente, que executará os serviços cartorários da Vara de Família, Órfãos e Sucessões e da Vara da Infância e Juventude;
IV – 4ª Secretaria Inteligente, que executará os serviços cartorários das 1ª e 3ª Varas Criminais.
Parágrafo único. Em razão da singularidade de sua competência, não haverá a unificação da secretaria da 2ª Vara Criminal de São Mateus (Execuções Penais).
Art. 3º. As Secretarias Inteligentes destinam-se à prática dos atos processuais cartorários, cumprimento de decisões judiciais e atuarão, exclusivamente, em processos eletrônicos, devendo observar as seguintes regras:
I – prática de atos padronizados;
II – observância de rotinas e fluxos predefinidos;
III – prática de atos dinâmicos;
IV – compartimentação de atividades;
V – observância a plano de gestão com fixação de metas.
Art. 4º. Não se incluem nas atribuições das Secretarias Inteligentes previstas neste ato:
I – a realização de atendimento presencial, por telefone, Whatsapp ou e-mail às partes, advogados, membros do Ministério Público e Defensores Públicos, em caso de eventual necessidade de esclarecimento e/ou consulta acerca de processos que se encontram, no momento do atendimento, tramitando na unidade judiciária em que são processados, remanescendo tal atribuição sob responsabilidade das centrais de atendimento e dos respectivos gabinetes;
II – a designação e a realização de audiências de qualquer natureza;
III – a abertura e conferência diária do PJe, SEEU, Malote Digital, SEI, correio eletrônico e demais sistemas eletrônicos relacionados exclusivamente às atividades dos respectivos gabinetes atendidos, sendo mantida sob responsabilidade das secretarias Inteligentes a abertura e conferência dos malotes e sistemas vinculados aos serviços cartorários por elas abrangidas;
IV – a inscrição em sistemas de restrição (SISBAJUD, RENAJUD, INFOJUD etc.).
Art. 5º. Caberá a um(a) Juiz(a) de Direito indicado pela Presidência, preferencialmente integrante da respectiva Secretaria Inteligente, exercer a função de coordenador(a).
§ 1º. A fiscalização dos atos processuais praticados pelas Secretarias Inteligentes caberá tanto ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) quanto ao(à) Juiz(a) do feito, competindo a este reportar ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) eventuais ajustes ou necessidades de aprimoramento na execução dos trabalhos.
§ 2º. Caberá ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) a responsabilidade pela inspeção anual da estrutura e do funcionamento da Secretaria Inteligente, enquanto ao(à) Juiz(a) do feito competirá a inspeção regular dos processos sob sua jurisdição, independentemente de estarem conclusos em gabinete.
§ 3º. Será regulamentada a gratificação pelo exercício da função de coordenação de unidade do Secretaria Inteligente, bem como das seções a ela vinculadas, sem prejuízo pela opção de licença compensatória prevista em regulamento próprio.
Art. 6º. Fica criada a Central de Atendimento Inteligente no juízo de São Mateus que atuará em apoio às Secretarias Inteligentes, em local de fácil acesso e visibilidade no Fórum.
Parágrafo único. Até a instalação da Central de Atendimento Inteligente, caberá ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) da Secretaria Inteligente designar servidor(es) da secretaria para promover o atendimento necessário ao público, de forma a garantir a continuidade do serviço e a plena acessibilidade das partes.
Art. 7º. As atribuições das equipes, os processos e os fluxos de trabalho das Secretarias Inteligentes observarão as disposições do Ato Normativo nº 605/2023 e alterações posteriores, sem prejuízo das normas editadas pela Corregedoria-Geral de Justiça.
Art. 8º. A produtividade mensal dos(as) servidores(as) será aferida com base nas tarefas realizadas, individualmente, segundo atribuição de pesos e valores de acordo com a complexidade e tempo para a execução, o que será fixado pela Presidência do Tribunal em ato próprio.
§ 1º. O quadro de pessoal das Secretarias Inteligentes será, inicialmente, constituído por servidores(as) transferidos(as) das secretarias das unidades judiciárias por elas atendidas, cabendo ao(à) Juiz(a) Diretor(a) do Foro a gestão adequada para a lotação.
§ 2º. Cada unidade que passar a ser atendida pelos Cartórios Judiciais Integrados cederá, temporariamente, o cargo de direção de secretaria para ser alocado pelo Juiz Coordenador para as funções de Direção ou Gerência da nova secretaria, inclusive para a coordenação da Central de Atendimento Inteligente, respeitadas as atribuições inerentes às chefias, mas adequadas às novas funções organizacionais.
§ 3º. Resguardada a manutenção das atividades essenciais da secretaria, os gabinetes não atendidos por, no mínimo, dois assessores, ou por assessor e residente jurídico em número equivalente, poderão contar com o apoio de um servidor até que seja constituída estrutura própria do gabinete.
Art. 9º. A Secretaria de Tecnologia da Informação deverá criar, no prazo de 30 (trinta) dias, os ambientes virtuais no Processo Judicial Eletrônico e nos demais sistemas, correspondente a cada Secretaria Inteligente mencionada neste ato.
Art. 10. Revogam-se as disposições em contrário e os casos omissos serão decididos pela Presidência.
Parágrafo único. As medidas adotadas neste ato serão objeto de revisão periódica, por ato de ofício da Presidência ou mediante provocação dos interessados.
Art. 11. Este ato entra em vigor no prazo de 30 dias.
Publique-se.
Vitória/ES, 07 de maio de 2025.
Desembargador SAMUEL MEIRA BRASIL JR.
Presidente