ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
GABINETE DA PRESIDÊNCIA
ATO NORMATIVO Nº 216/2017
O Excelentíssimo Senhor Desembargador SÉRGIO LUIZ TEXEIRA GAMA, Presidente do Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais, e
Considerando a edição da lei nº 566/10, que reorganizou e modernizou a estrutura organizacional do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, tendo a Seção de Arquivo passado a integrar a Coordenadoria de Gestão da Informação Documental, subordinada administrativamente à Secretaria Judiciária;
Considerando que constitui obrigação da Seção de Arquivo receber, classificar, arquivar e desarquivar os processos e os documentos administrativos e/ou judiciais;
Considerando que é atribuição da Seção de Arquivo propor procedimentos para a padronização da guarda dos processos e dos documentos do Poder Judiciário Estadual;
Considerando a necessidade de zelar constantemente pela manutenção e preservação da história deste Órgão;
Considerando a necessidade de editar normas para auxiliar na administração e no controle do acervo e da Memória do Arquivo do Poder Judiciário;
RESOLVE:
DA REMESSA DE DOCUMENTOS
Art. 1º – A remessa de processos judiciais e administrativos para arquivamento na Seção de Arquivo será realizada conforme os seguintes procedimentos:
§ 1º – Os processos (judiciais e administrativos) deverão ser arquivados em caixas de papelão gramatura 650, medindo 36cm x 14cm x 24cm, devidamente identificadas com etiqueta, conforme modelo constante no Anexo I.
§ 2º – A relação dos documentos/processos deverá ser confeccionada em duas vias por caixa, conforme modelos nos Anexos II e III, de acordo com o tipo de documento (respectivamente, processos judiciais e processos administrativos). Uma via deverá ser colocada dentro da caixa e a outra junto com o ofício de envio.
§ 3º Os processos judiciais e/ou administrativos serão remetidos à Seção de Arquivo nos meses indicados no Anexo IV, após o cumprimento dos prazos previstos no § 1º e 2º do artigo 2º.
Art. 2º – Somente deverão ser remetidos à Seção de Arquivo os processos cujos trâmites tenham sido finalizados.
§ 1º No caso de processos judiciais, somente poderão ser enviados à Seção de Arquivo após 01 (um) ano da data em que ocorrer o trânsito em julgado.
§ 2º No caso de processos administrativos, somente poderão ser remetidos à Seção de Arquivo após 1 (um) ano sem movimentação na unidade remetente.
Art. 3º No ato do recebimento, o acervo será conferido por servidor da Seção de arquivo, o qual emitirá recibo, devolvendo à unidade remetente 01(uma) via da relação que foi elaborada nos moldes dos anexos II e/ou III.
§ 1º Havendo divergência, deverá ser comunicada a incompatibilidade da informação à Vara da Comarca/Unidade remetente, por e-mail, no prazo máximo de até 03 (três) dias.
§ 2º Persistindo as falhas, a Seção de Arquivo devolverá a caixa à Unidade remetente.
Art. 4º – A responsabilidade pelo envio da remessa de caixas para a Seção de Arquivo compete:
§ 1º – Na Primeira Instância, à Secretaria do Foro,
§ 2º – Na Segunda Instância, às Secretarias ou Unidades Administrativas remetentes.
Art. 5º – No momento de preparo das caixas para serem remetidas a Seção de Arquivo deverão ser observadas as orientações constantes no anexo V.
DO DESARQUIVAMENTO/ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS
Art. 6º – As solicitações para desarquivamento de processos e/ou documentos deverão ser formuladas à Unidade Jurisdicional de origem do documento, sendo vedado às partes e/ou aos advogados a retirada diretamente na Seção de Arquivo, salvo com autorização expressa da Unidade solicitante.
§ 1º – O pedido de desarquivamento deverá ser encaminhado à Seção de Arquivo, que deverá ser atendido no prazo máximo de 07(sete) dias, contados a partir do recebimento da solicitação. A solicitação poderá ser formulada por meio de ofício ou por meio do endereço eletrônico arquivogeral@tjes.jus.br (caso o documento e/ou processo esteja no arquivo geral) ou arquivorh@tjes.jus.br caso o documento e/ou processo esteja no arquivo administrativo relacionado ao Recursos Humanos.
Art. 7º – Na hipótese da Seção de Arquivo não localizar o processo e/ou documento, o fato deverá ser comunicado à Coordenadoria de Gestão da Informação Documental, com o objetivo de apurar a situação e adotar as medidas que entender pertinentes para sucesso no atendimento da demanda.
Art. 8º – Os processos desarquivados deverão ser encaminhados à Unidade solicitante utilizando-se do serviço de mensageria deste Órgão. Da mesma forma, a devolução dos processos enviados ocorrerão por meio do serviço de mensageria.
Art. 9º – Os casos omissos serão resolvidos primeiramente pela Coordenadoria de Gestão da Informação Documental.
Art. 10º – Revogam-se as disposições em contrário, inclusive o Ato 389/2003 (publicado no diário da justiça de 09/09/2003) e Ato Normativo nº 82/2013 (publicado no diário da justiça de 04/07/2013).
Art. 11º – Este Ato Normativo entra em vigor na data de sua publicação.
Publique-se.
Vitória, 12 de Dezembro de 2017.
Des. Sérgio Luiz Teixeira Gama
Presidente