PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PJES
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ATO NORMATIVO Nº 74/2025
Disciplina a implantação dos projetos Comarca Digital e Secretaria Inteligente Regional nos Juízos de Colatina e Marilândia e dá outras providências.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO que cabe ao Poder Judiciário implementar mecanismos que concretizem os princípios constitucionais de amplo acesso à Justiça e da duração razoável do processo (artigo 5°, incisos XXXV e LXXVIII, da Constituição Federal);
CONSIDERANDO a Resolução do Conselho Nacional de Justiça nº 219, de 26 de abril de 2016, que dispõe sobre a distribuição de servidores, de cargos em comissão e de funções de confiança nos órgãos do Poder Judiciário de primeiro e segundo graus e dá outras providências, ressaltando necessidade de equalização da força de trabalho;
CONSIDERANDO as decisões proferidas pelo Conselho Nacional de Justiça nos Procedimentos de Controle Administrativo n. 0005443-58.2020.2.00.0000 e n. 0004481-35.2020.2.00.0000;
CONSIDERANDO a Recomendação do Conselho Nacional de Justiça nº 149, de 30 de abril de 2024, que visa à instituição de mecanismos que assegurem a equivalência de carga de trabalho para magistrados(as) do primeiro grau de jurisdição em termos quantitativos e qualitativos;
CONSIDERANDO a Resolução nº 071/2024, que institui normas gerais necessárias para o cumprimento da Organização Judiciária do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, referente à equalização da força de trabalho e readequação de unidades judiciárias, nos termos da Lei Complementar nº 234/02, e em consonância com a Resolução CNJ nº 219/16
RESOLVE:
Art. 1º. Implementar as Secretarias Inteligentes na comarca de Colatina, assim como a Comarca Digital de Marilândia, conforme disposições deste ato.
Parágrafo único. As Comarcas Digitais e Secretarias Inteligentes serão implantadas em fases, correspondentes aos seguintes níveis:
I – 1º nível: implantação da secretaria unificada nas unidades;
II – 2º nível: reestruturação do atendimento ao público e ao usuário do sistema de justiça;
III – 3º nível: otimização do fluxo interno de trabalho;
IV – 4º nível: automação do fluxo e das rotinas cartorárias, com ferramentas de inteligência artificial generativa;
V – 5º nível: integração das secretarias nas regiões virtuais.
Art. 2º. Ficam criadas as Secretarias Inteligentes Regionais das comarcas de Colatina e de Marilândia, que passam a executar os serviços cartorários dos respectivos juízos.
Parágrafo único. Os atos processuais e outras diligências serão realizados livremente nos territórios das comarcas envolvidas.
Art. 3º. A Comarca de Marilândia fica convertida em Comarca Digital e os seus processos, presentes e futuros, tramitarão de forma remota nas unidades judiciárias e Secretarias Inteligentes da Comarca de Colatina.
§1º. Ficam bloqueadas as remoções e promoções para a Comarca de Marilândia enquanto perdurar o modelo disciplinado neste Ato Normativo, sendo designados para responderem pela Comarca Digital de Marilândia, para todos os fins, os juízes e juízas das Varas de Colatina, de acordo com as respectivas competências.
§2º. A distribuição dos respectivos processos novos deve permanecer direcionada à Comarca Digital de Marilândia, preservando sua numeração própria e garantindo a adequada gestão estatística.
§3º Os casos novos e o acervo atual da Comarca Digital serão atribuídos de modo equitativo e automatizado, em solução a ser desenvolvida pela Secretaria de Tecnologia da Informação – STI/TJES, às unidades judiciárias do juízo de Colatina, observadas as regras de competência para o processamento e julgamento.
Art. 4º. Os prazos e atos processuais dos processos oriundos da Comarca de Marilândia ficam suspensos por até 30 (trinta) dias a partir da disponibilização deste Ato Normativo, podendo tal prazo ser reduzido caso o Juiz de Direito Diretor do Foro da Comarca de Colatina informe o término do processo de alocação virtual dos autos às respectivas unidades judiciárias.
§1º. A partir da disponibilização deste Ato Normativo, os assuntos de interesse da Direção do Foro de Marilândia passam a ser solucionados exclusivamente pelo Juiz Diretor do Foro de Colatina, suspendendo-se, para todos os fins, as atribuições de Juiz Diretor do Foro da Comarca de Marilândia, enquanto perdurar essa associação entre as comarcas.
§2º. Sem prejuízo da eventual alteração futura por conveniência e oportunidade da Administração, deverá ser mantida estrutura de atendimento compatível na Comarca Digital de Marilândia, de no mínimo um servidor e um estagiário de graduação, a critério do Juiz Diretor do Foro de Colatina.
§3º. A estrutura mínima referida no parágrafo anterior poderá ser substituída ou ampliada mediante convênio com o Município de Marilândia, instituições do Sistema de Justiça e afins.
§4º. Os demais servidores efetivos e comissionados lotados na Comarca de Marilândia, assim como seus estagiários e demais colaboradores, passam a ser lotados na Comarca de Colatina, cabendo ao Juiz Diretor do Foro da Comarca de Colatina proceder a sua localização, informando a vindoura situação à Secretaria de Gestão de Pessoas – SGP/TJES, bem como priorizando, no desempenho de tal diligência, as unidades judiciárias e respectivas Secretarias Inteligentes Regionais envolvidas que apresentem os maiores déficits de indicadores.
Art. 5º. Ficam criadas as seguintes Secretarias Inteligentes nos juízos de Colatina:
I – 1ª Secretaria Inteligente que executará os serviços cartorários das 1ª e 2ª Varas Cíveis e Comerciais, da Vara da Fazenda Pública Estadual, Municipal de Registros Públicos e Meio Ambiente;
II – 2ª Secretaria Inteligente que executará os serviços cartorários das 1ª e 2ª Varas de Família, Órfãos e Sucessões e da Vara da Infância e Juventude;
III – 3ª Secretaria Inteligente que executará os serviços cartorários do 1º a 3º Juizados Especiais Cíveis de Colatina e do Juizado Especial Criminal e da Fazenda Pública de Colatina;
IV – 4ª Secretaria Inteligente que executará os serviços cartorários das 1ª, 3ª e 4ª Varas Criminais.
§1º.Em razão da singularidade de sua competência, não haverá a unificação da secretaria da 2ª Vara Criminal de Colatina (Execuções Penais).
§2º. Os processos da Comarca Digital de Marilândia, na forma estabelecida nos artigos anteriores, passam a tramitar com apoio das unidades judiciárias de Colatina e de suas Secretarias Inteligentes, consoante as respectivas competências.
Art. 6º. As Secretarias Inteligentes destinam-se à prática dos atos processuais cartorários, cumprimento de decisões judiciais e atuarão, exclusivamente, em processos eletrônicos, devendo observar as seguintes regras:
I – prática de atos padronizados;
II – observância de rotinas e fluxos predefinidos;
III – prática de atos dinâmicos;
IV – compartimentação de atividades;
V – observância a plano de gestão com fixação de metas.
Parágrafo único. O trabalho presencial deverá ser mantido na fase inicial do projeto até que seja implementada ferramenta de gestão e controle de produtividade pelo Tribunal de Justiça do Espírito Santo, ressalvadas hipóteses de afastamento autorizadas por decisão do Tribunal de Justiça ou por motivo de saúde.
Art. 7º. Não se incluem nas atribuições das Secretarias Inteligentes previstas neste ato:
I – a realização de atendimento presencial, por telefone, Whatsapp ou e-mail às partes, advogados, membros do Ministério Público e Defensores Públicos, em caso de eventual necessidade de esclarecimento e/ou consulta acerca de processos que se encontram, no momento do atendimento, tramitando na unidade judiciária em que são processados, remanescendo tal atribuição sob responsabilidade das centrais de atendimento e dos respectivos gabinetes;
II – a designação e a realização de audiências de qualquer natureza;
III – a abertura e conferência diária do PJe, SEEU, Malote Digital, SEI, correio eletrônico e demais sistemas eletrônicos relacionados exclusivamente às atividades dos respectivos gabinetes atendidos, sendo mantida sob responsabilidade das secretarias Inteligentes a abertura e conferência dos malotes e sistemas vinculados aos serviços cartorários por elas abrangidas;
IV – a inscrição em sistemas de restrição (SISBAJUD, RENAJUD, INFOJUD etc.).
Art. 8º. Caberá a um(a) Juiz(a) de Direito indicado pela Presidência, preferencialmente integrante da respectiva Secretaria Inteligente, exercer a função de coordenador(a).
§1º. A fiscalização dos atos processuais praticados pelas Secretarias Inteligentes caberá tanto ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) quanto ao(à) Juiz(a) do feito, competindo a este reportar ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) eventuais ajustes ou necessidades de aprimoramento na execução dos trabalhos.
§2º. Caberá ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) a responsabilidade pela inspeção anual da estrutura e do funcionamento da Secretaria Inteligente, enquanto ao(à) Juiz(a) do feito competirá a inspeção regular dos processos sob sua jurisdição, independentemente de estarem conclusos em gabinete.
§3º. Será regulada em lei própria a gratificação pelo exercício da função de coordenação de unidade do Secretaria Inteligente, bem como das seções a ela vinculadas, sem prejuízo pela opção de licença compensatória prevista em regulamento próprio.
Art. 9º. Fica criada a Central de Atendimento Inteligente no juízo de Colatina que atuará em apoio às Secretarias Inteligentes, em local de fácil acesso e visibilidade no Fórum, sem prejuízo do atendimento regular no foro de Marilândia.
Parágrafo único. Até a instalação da Central de Atendimento Inteligente, caberá ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) da Secretaria Inteligente designar servidor(es) da secretaria para promover o atendimento necessário ao público, de forma a garantir a continuidade do serviço e a plena acessibilidade das partes e específicas.
Art. 10. As atribuições das equipes, os processos e os fluxos de trabalho da Secretaria Inteligente serão definidos por ato da Corregedoria Geral da Justiça com a cooperação das respectivas Supervisões.
Art. 11. A produtividade mensal dos(as) servidores(as) será aferida com base nas tarefas realizadas, individualmente, segundo atribuição de pesos e valores de acordo com a complexidade e tempo para a execução, o que será fixado pela Presidência do Tribunal em ato próprio.
§1º. O quadro de pessoal das Secretarias Inteligentes será, inicialmente, constituído por servidores(as) transferidos(as) das secretarias das unidades judiciárias por elas atendidas, cabendo ao(à) Juiz(a) Diretor(a) do Foro a gestão adequada para a lotação.
§2º. Cada unidade que passar a ser atendida pelos Cartórios Judiciais Integrados cederá, temporariamente, o cargo de direção de secretaria para ser alocado pelo Juiz Coordenador para as funções de Direção ou Gerência da nova secretaria, inclusive para a coordenação da Central de Atendimento Inteligente, respeitadas as atribuições inerentes às chefias, mas adequadas às novas funções organizacionais.
§3º. Resguardada a manutenção das atividades essenciais da secretaria, os gabinetes não atendidos por, no mínimo, dois assessores, ou por assessor e residente jurídico em número equivalente, poderão contar com o apoio de um servidor até que seja constituída estrutura própria do gabinete.
Art. 12. A atual 3ª Vara de Família, Órfãos e Sucessões de Colatina será integrada às demais unidades judiciárias de mesma competência, revogando-se as disposições em contrário, de modo que, independentemente de novo ato normativo e no prazo de 30 (trinta) dias, o acervo daquela deverá ser redistribuído entre as 1ª e 2ª Varas de Família, Órfãos e Sucessões.
§1º. Os servidores lotados na 3ª Vara de Família, Órfãos e Sucessões de Colatina serão alocados pelo Juiz Diretor do Foro de Colatina nas unidades judiciárias da Comarca, consoante disposto no art. 15 deste Ato Normativo.
§2º. A integração e redistribuição previstas no caput não afetarão a atribuição regional da 2ª Secretaria Inteligente a que se referem os arts. 2º a 4º deste Ato Normativo, permanecendo a 3ª Vara de Família, Órfãos e Sucessões de Colatina bloqueada para novas distribuições ou abertura para futuras remoções e promoções.
Art. 13. As unidades receptoras dos acervos redistribuídos serão auxiliadas pelo Núcleo de Aceleração de Processos do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo (NAPES), para a prática de atos judiciais e para a realização das tarefas de secretaria.
Parágrafo único. Outras medidas de apoio poderão ser adotadas para assegurar a eficiência da prestação jurisdicional e para o reequilíbrio da carga de trabalho das unidades, sempre que necessário.
Art. 14. Ficará automaticamente bloqueado para futuras promoções e remoções o primeiro Juizado Especial Cível que vagar, sendo integrado e seu acervo redistribuído às demais unidades remanescentes de igual competência.
Art. 15. Caberá à Direção do Foro do Juízo de Colatina promover o remanejamento dos servidores das unidades integradas, observando-se os critérios de eficiência, continuidade do serviço público e adequação funcional.
Art. 16. A Secretaria de Tecnologia da Informação deverá criar, no prazo de 30 (trinta) dias, os ambientes virtuais no Processo Judicial Eletrônico e nos demais sistemas, correspondente a cada Secretaria Inteligente Regional mencionada nos arts. 2º a 4º deste ato, bem como promover a redistribuição dos feitos e controle da distribuição, nos termos deste Ato Normativo.
Art. 17. Revogam-se as disposições em contrário e os casos omissos serão decididos pela Presidência.
Art. 18. Este ato entra em vigor no prazo de 30 dias.
Publique-se.
Vitória/ES,13 de março de 2025.
Desembargador SAMUEL MEIRA BRASIL JR.
Presidente