PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PJES
CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA
PROVIMENTO Nº 45/2021
Dispões sobre o tratamento e proteção de dados pessoais pelos delegatários dos serviços extrajudiciais de notas e de registro de que trata o art. 236 da Constituição da República, em cumprimento à Lei Federal nº13.709/2018.
O Excelentíssimo Senhor Desembargador NEY BATISTA COUTINHO, Corregedor Geral da Justiça do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais e,
CONSIDERANDO que a Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Espírito Santo é órgão de fiscalização, que disciplina a orientação administrativa, com jurisdição em todo Estado, conforme dispõe o art. 35, da Lei Complementar Estadual nº 234/2002 (Código de Organização Judiciária) e o art. 37 da Lei Federal n.º 8.935/94 (Lei dos Notários e Registradores).
CONSIDERANDO as definições estratégicas fixadas pelo Conselho Nacional de Justiça no XIV Encontro Nacional do Poder Judiciário, realizado nos dias 26 e 27 de novembro de 2020;
CONSIDERANDO a Diretriz Estratégica 4 da Corregedoria Nacional de Justiça para o ano de 2021 de “regulamentar e supervisionar a adequação dos serviços notariais e de registro às disposições contidas na Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, inclusive mediante verificação nas inspeções ordinárias”;
CONSIDERANDO os enunciados registrados no 85º Encontro do Colégio Permanente de Corregedores Gerais dos Tribunais de Justiça do Brasil (ENCOGE), realizado no dia 25 de março de 2021;
CONSIDERANDO que a Lei n. 13.709, de 14.8.2018 – LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais LGPD), traz consigo o propósito de produzir profundos reflexos na sociedade brasileira colhendo, especialmente, a atividade registral e notarial;
CONSIDERANDO que o novo regime de tratamento de dados pessoais se aplica aos serviços públicos extrajudiciais de notas e de registros prestados na forma do art. 236, de Constituição da República e por força do art. 1º da Lei Geral de Proteção de Dados;
CONSIDERANDO que os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro, no desempenho de suas atividades, são controladores de dados pessoais;
CONSIDERANDO o compartilhamento de dados pessoais com as Centrais de Serviços Eletrônicos Compartilhados, pelos responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro, decorrente de previsões legais e normativas;
RESOLVE:
Art. 1º. Acrescentar os artigos 23-A a 23-Q ao Código de Normas da Corregedoria Geral da Justiça, Tomo II-Foro Extrajudicial, com a seguinte redação:
“CAPÍTULO III”
DO TRATAMENTO E PROTEÇÃO DOS DADOS PESSOAIS
Art. 23-A. O regime estabelecido pela Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, será observado em todas as operações de tratamento realizadas pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro a que se refere o art. 236 da Constituição Federal, independentemente do meio ou do país onde os dados sejam armazenados e tratados, ressalvado o disposto no art. 4° daquele estatuto, devendo os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais observar a necessidade do tratamento e proteção dos dados pessoais e informar aos usuários através de cartazes, site e meios de comunicação da serventia o cumprimento da lei, conforme modelo contido no anexo I, deste provimento.
§ 1° – No tratamento dos dados pessoais, os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro deverão observar os objetivos, fundamentos e princípios previstos nos arts. 1º, 2º e 6º da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.
Art. 23-B – Os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro, na qualidade de titulares, interventores ou interinos, são controladores e responsáveis pelas decisões referentes ao tratamento dos dados pessoais.
Art. 23-C – Consideram-se inerentes ao exercício dos ofícios os atos praticados nos livros mantidos por força de previsão nas legislações específicas, incluídos os atos de inscrição, transcrição, registro, averbação, anotação, escrituração de livros de notas, reconhecimento de firmas, autenticação de documentos; as comunicações para unidades distintas, visando as anotações nos livros e atos nelas mantidos; os atos praticados para a escrituração de livros previstos em normas administrativas; as informações e certidões; os atos de comunicação e informação para órgãos públicos e para centrais de serviços eletrônicos compartilhados que decorrerem de previsão legal ou normativa.
Art. 23-D – O tratamento de dados pessoais destinados à prática dos atos inerentes ao exercício dos ofícios notariais e registrais, no cumprimento de obrigação legal ou normativa, independe de autorização específica da pessoa natural que deles for titular, em razão das bases legais constantes no art. 7º, incisos II; V e VI da Lei 13.709/2018.
§ 1º. Os sistemas rotinas e procedimentos internos utilizados para o tratamento e armazenamento de dados pessoais deverão atender aos requisitos de segurança, aos padrões de boas práticas e de governança e aos princípios gerais estabelecidos na Lei n. 13.709/2018 e no Provimento nº 74/2018 do Conselho Nacional de Justiça.
§ 2º. Serventias que, porventura, não se encontrarem adequadas aos padrões mínimos de segurança em razão de comprovada incapacidade financeira devem estabelecer convênios, em regime cooperativo, ou contratos com entidades coletivas de representação da classe notarial e registral, de modo a compartilhar estruturas físicas e de pessoal, quando viável ao atendimento das exigências técnicas do Provimento nº 74/2018 do Conselho Nacional de Justiça.
§ 3º. As exigências do art. 9º, art. 11, §2º e art. 23, inc. I, todos da LGPD podem ser cumpridas mediante edição de aviso de privacidade relativo a cada espécie ato notarial e registral praticado pela serventia em questão, o qual será publicado pelos canais de comunicação com público que a serventia dispuser, tais como a afixação no mural do local de atendimento, disponibilização na página da internet e/ou redes sociais, ou ainda através do envio destes avisos e políticas através de e-mails ou comunicadores digitais, quando requisitados pelo titular.
§ 4º. O aviso de privacidade deve ser elaborado por espécie de ato praticado pelo serviço notarial e de registro e deve conter a integralidade do ciclo de tratamento de dados na serventia, incluindo, mas não se limitando: a previsão legal do tratamento; a finalidade específica do tratamento; procedimentos e as práticas utilizadas para a atividade; forma e duração do tratamento; formas de armazenamento; identificação do controlador; identificação dos contatos do encarregado pela proteção de dados, dentre eles, o nome completo e email; informações acerca do uso compartilhado de dados pelo controlador e a finalidade; responsabilidades dos agentes que realizarão o tratamento; direitos do titular, com menção explícita aos direitos contidos no art. 18 da LGPD; informação expressa e em destaque de que o tratamento de dados pessoais for condição para o fornecimento de produto ou de serviço ou para o exercício de direito; quando houver tratamento de dados pessoais sensíveis, informação de que este é indispensável para cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador e, quando o caso, de que o tratamento compartilhado de dados necessários à execução, pela administração pública, de políticas públicas previstas em leis ou regulamentos.
§ 5º – As serventias deverão se atentar para produzir avisos de privacidade com redação em linguagem compreensível e direcionada ao público e com a utilização de técnicas de Visual Law e Legal Design(linguagem clara e elementos ilustrativos), observando o atendimento do art. 6º, inciso VI; do art. 9º, caput e §1º e do art. 14, §6º, do diploma de Proteção de Dados.
§ 6º Para cumprimento do art. 23, inc. III e do art. 41 da LGPD, o serviço notarial ou de registro de menor porte poderá indicar como Encarregado de Proteção de Dados o próprio notário ou registrador para cumprir as atividades previstas no §2º do art. 41, a saber, aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências; receber comunicações da autoridade nacional e adotar providências; orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais.
Art. 23-E – Para o tratamento dos dados pessoais os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro, sob sua exclusiva responsabilidade, poderão nomear operadores ou encarregados integrantes ou não integrantes do seu quadro de prepostos, desde que na qualidade de prestadores terceirizados de serviços técnicos, informando a nomeação através de portaria à Corregedoria Geral da Justiça.
§ 1º. Os prepostos e os prestadores terceirizados de serviços técnicos deverão ser orientados sobre os deveres, requisitos e responsabilidades decorrentes da Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, e manifestar a sua ciência, por escrito, mediante cláusula contratual ou termo autônomo a ser arquivado na serventia, inclusive comprovantes da participação em cursos, conferências, seminários ou qualquer modo de treinamento proporcionado pelo controlador aos operadores e encarregado, com indicação do conteúdo das orientações transmitidas por esse modo.
§ 2º. Os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro orientarão todos os seus operadores ou encarregados sobre as formas de coleta, tratamento e compartilhamento de dados pessoais a que tiverem acesso, bem como sobre as respectivas responsabilidades, e arquivarão mediante termos as orientações transmitidas por escrito e a comprovação da ciência pelos destinatários.
§ 3º. Compete aos responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro verificar o cumprimento, pelos operadores prepostos ou terceirizados, do tratamento de dados pessoais conforme as instruções que fornecer e as demais normas sobre a matéria.
§ 4º.A orientação aos operadores ou encarregados, e qualquer outra pessoa que intervenha em uma das fases de coleta, tratamento e compartilhamento abrangerá, ao menos:
I – as medidas de segurança, técnicas e administrativas, aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito;
II – a informação de que a responsabilidade dos operadores prepostos, ou terceirizados, e de qualquer outra pessoa que intervenha em uma das fases abrangida pelo fluxo dos dados pessoais, subsiste mesmo após o término do tratamento;
III – a forma de comunicação com aqueles que forneçam os seus dados pessoais e com terceiros.
IV – o atendimento de eventuais solicitações dos direitos do titular de dados contido no art. 18 da Lei Geral de Proteção de Dados, em prazo razoável.
§ 5º. Cada unidade dos serviços extrajudiciais de notas e de registro deverá manter um encarregado que atuará como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
§ 6º – Os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro poderão nomear encarregado integrante do seu quadro de prepostos, ou prestador terceirizado de serviços técnicos.
§ 7º – Poderão ser nomeados como encarregados prestadores de serviços técnicos com remuneração integralmente paga, ou subsidiada, pelas entidades representativas de classe, promovida mediante contrato escrito, a ser arquivado em classificador próprio, de que participarão o controlador na qualidade de responsável pela nomeação e o encarregado.
§ 8º – A nomeação de encarregado não afasta o dever de atendimento pelo responsável pela delegação dos serviços extrajudiciais de notas e de registro, quando for solicitado pelo titular dos dados pessoais.
§ 9º – A atividade de orientação dos prepostos e prestadores de serviços terceirizados sobre as práticas a serem adotadas em relação à proteção de dados pessoais, desempenhada pelo encarregado, não afasta igual dever atribuído aos responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro.
Art. 23-F – Os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro manterão em suas unidades:
I – sistema de controle do fluxo abrangendo a coleta, tratamento, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais, até a restrição de acesso futuro;
II – política de privacidade que descreva os direitos dos titulares de dados pessoais, de modo claro e acessível, os tratamentos realizados e a sua finalidade;
III – canal de atendimento adequado para informações, reclamações e sugestões ligadas ao tratamento de dados pessoais, com fornecimento de formulários para essa finalidade.
IV – cartazes explicativos no interior das serventias e em seus meios de comunicação sobre o cumprimento da lei de proteção de dados, a política de privacidade e o canal de atendimento aos usuários dos serviços extrajudiciais, de forma clara e que permita a fácil visualização e o acesso intuitivo, podendo, a critério dos responsáveis pelas delegações, ser divulgados nos recibos entregues para as partes solicitantes dos atos notariais e de registro;
V – formulário para terceiros preencherem e assinarem o requerimento para obtenção de informações, de acordo com o anexo III deste provimento.
Art. 23-G. Os sistemas de controle de fluxo abrangendo coleta, tratamento, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais deverão proteger contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão, sendo vedado o compartilhamento dos dados pessoais sem autorização específica, legal ou normativa e permitir, quando necessário, a elaboração dos relatórios de impacto previstos nos arts. 32 e 38 da Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018
§ 1º. As entidades representativas de classe poderão fornecer formulários e programas de informática para o registro do controle de fluxo, abrangendo coleta, tratamento, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais, adaptados para cada especialidade dos serviços extrajudiciais de notas e de registro.
§ 2º. Os incidentes de segurança com dados pessoais serão imediatamente comunicados pelos operadores ao controlador e à Corregedoria Geral da Justiça, no prazo máximo de 24 horas, com esclarecimento da natureza do incidente e das medidas adotadas para a apuração das suas causas e a mitigação de novos riscos e dos impactos causados aos titulares dos dados.
§ 3º. A anonimização de dados pessoais para a transferência de informações para as Centrais Eletrônicas de Serviços Compartilhados, ou outro destinatário, será efetuada em conformidade com os critérios técnicos previstos no art. 12, e seus parágrafos, da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.
§ 4º. Os registros serão elaborados de forma individualizada para cada ato inerente ao exercício do ofício, ou para cada ato, ou contrato, decorrente do exercício do gerenciamento administrativo e financeiro da unidade que envolva a coleta, tratamento, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais.
Art. 23-H. Os titulares terão livre acesso aos dados pessoais, mediante consulta facilitada e gratuita que poderá abranger a exatidão, clareza, relevância, atualização, a forma e duração do tratamento e a integralidade dos dados pessoais.
§ 1º. O livre acesso é restrito ao titular dos dados pessoais e poderá ser promovido mediante informação verbal ou escrita, conforme for solicitado
§ 2º. Na informação, que poderá ser prestada por meio eletrônico, seguro e idôneo para esse fim, ou por documento impresso, deverá constar a advertência de que foi entregue ao titular dos dados pessoais, na forma da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, e que não produz os efeitos de certidão e, portanto, não é dotada de fé pública para prevalência de direito perante terceiros.
§ 3º. As certidões e informações sobre o conteúdo dos atos notariais e de registro, para efeito de publicidade e de vigência, serão fornecidas mediante remuneração por emolumentos, ressalvadas as hipóteses de gratuidade previstas em lei específica.
Art. 23-I. Para a expedição de certidão ou informação restrita ao que constar nos indicadores e índices pessoais poderá ser exigido o fornecimento, por escrito, da identificação do solicitante e da finalidade da solicitação.
§ 1º – Igual cautela poderá ser tomada quando forem solicitadas certidões ou informações em bloco, ou agrupadas, ou segundo critérios não usuais de pesquisa, ainda que relativas a registros e atos notariais envolvendo titulares distintos de dados pessoais.
§ 2° – Poderão ser negadas, por meio de nota fundamentada, as solicitações de certidões e informações formuladas em bloco, relativas a registros e atos notariais relativos ao mesmo titular de dados pessoais ou a titulares distintos, quando as circunstâncias da solicitação indicarem a finalidade de tratamento de dados pessoais, pelo solicitante ou outrem, de forma contrária aos objetivos, fundamentos e princípios da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.3º. As certidões, informações e interoperabilidade de dados pessoais com o Poder Público, nas hipóteses previstas na Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, e na legislação e normas específicas, não se sujeitam ao disposto nos itens 144 a 144.3 deste Provimento.
§ 4º.Será exigida a identificação do solicitante para as informações, por via eletrônica, que abranjam dados pessoais, salvo se a solicitação for realizada por responsável pela unidade, ou seu preposto, na prestação do serviço público delegado.
Art. 23-J. A retificação de dado pessoal constante em registro e em ato notarial deverá observar o procedimento, extrajudicial ou judicial, previsto na legislação ou em norma específica.
Art. 23-K. Os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro não se equiparam a fornecedores de serviços ou produtos para efeito de portabilidade de dados pessoais, mediante solicitação por seus titulares, prevista no inciso v do art. 18 da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.
Art. 23-L. É vedado aos responsáveis pelas delegações de notas e de registro, aos seus prepostos e prestadores de serviço terceirizados, ou qualquer outra pessoa que deles tenha conhecimento em razão do serviço, transferir ou compartilhar com entidades privadas dados a que tenham acesso, salvo mediante autorização legal ou normativa.
Parágrafo único. As transferências, ou compartilhamentos, de dados pessoais para as Centrais de Serviços Eletrônicos Compartilhados, incluídos os relativos aos sistemas de registro eletrônico sob a sua responsabilidade, serão promovidas conforme os limites fixados na legislação e normas específicas.
Art. 23-M. A inutilização e eliminação de documentos observará tabela de temporalidade de documentos e será promovida de forma a impedir a identificação dos dados pessoais neles contidos.
Parágrafo único. A inutilização e eliminação de documentos não afasta os deveres previstos na Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, em relação aos dados pessoais que remanescerem em índices, classificadores, indicadores, banco de dados, arquivos de segurança ou qualquer outro modo de conservação adotado na unidade dos serviços extrajudiciais de notas e de registro.
Art. 23-N. O cumprimento da lei geral de proteção de dados pelas serventias extrajudiciais será objeto das inspeções e correições, devendo ser fiscalizada a existência de políticas e governança na proteção dos dados; existência de canal de comunicação com os titulares dos dados; nomeação do encarregado ou operador; cumprimento do provimento nº 74/2018 do Conselho Nacional de Justiça, existência de formulário para terceiros obterem os dados protegidos, dentre outros.
Art. 23-O. A apuração de eventual descumprimento dos deveres decorrentes da Lei nº 13.709/2018, para efeito de responsabilidade disciplinar com fundamento na Lei nº 8.935/1994, será realizada por esta Corregedoria Geral da Justiça, com fulcro no Código de Normas, independentemente das sanções administrativas impostas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
Art. 2. Este Provimento entra em vigor após 45 (quarenta e cinco) dias da data de sua publicação.
CUMPRA-SE, PUBLIQUE-SE E COMUNIQUE-SE.
Para visualizar o Provimento nº 45/2021 na íntegra, clique aqui: