Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo
Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo
RESOLUÇÃO N° 014/2019
Regulamenta o processo de solicitação, trâmite, aprovação e aquisição de passagens aéreas no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo.
O Excelentíssimo Desembargador SÉRGIO LUIZ TEIXEIRA GAMA, Presidente do Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais, e
CONSIDERANDO a premência de se regular os procedimentos para aquisição de passagens aéreas nacionais e internacionais e serviços correlatos, bem como os procedimentos administrativos internos para emissão dos bilhetes de passagens aéreas a serviço pelo Poder Judiciário do Estao do Espírito Santo;
CONSIDERANDO a necessidade de se instituir ferramentas que possibilitem maior controle de concessão de passagens aéreas a servidores e magistrados a serviço do PJES e também dos gastos gerados pelas aquisições;
CONSIDERANDO o que já dispõe a Resolução n° 05/2015 do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo
RESOLVE
Art. 1°. Os procedimentos para aquisição de passagens aéreas nacionais e internacionais e serviços correlatos, bem como os procedimentos administrativos internos para a emissão de bilhetes de passagens aéreas a serviço do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, quando realizados fora do estado do ES, ficam regulamentados por este Ato Normativo.
Parágrafo único. Quando se tratar de serviço do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo dentro do Estado do Espírito Santo, não será devida a emissão de passagem aérea.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 2º. Para fins desta Resolução, considera-se:
I. Agenciamento de viagens: serviço prestado por agência de turismo, compreendendo a venda comissionada ou a intermediação remunerada na comercialização de passagens, viagens e serviços correlatos, incluindo reserva, emissão, marcação, remarcação, cancelamento, cotação de preços de bilhetes, emissão de seguro de viagem para cobertura de viagens para o exterior, entre outros, conforme especificações contidas em instrumento licitatório e em contrato celebrado com o Poder Judiciário do Estado do ES.
II. Bilhete de passagem: compreende a tarifa e a taxa de embarque
III. Passagem aérea: compreende o trecho de ida e o trecho de volta ou somente um dos trechos nos casos em que isto represente toda a contratação;
IV. Companhia aérea: empresas de prestação de serviços aéreos comerciais de transporte de passageiros.
V. Proponente ou Concedente: autoridade responsável pela aprovação da viagem e pela aprovação da prestação de contas da viagem realizada;
VI. Proposta de concessão de passagem: formulário em que o interessado deverá informar os seus dados pessoais, as informações dos deslocamentos, os documentos comprobatórios da demanda, os dados financeiros e a ciência da chefia imediata (ANEXO I deste Ato Normativo).
VII. Serviços correlatos: serviços prestados pelas agências de turismo que as interligam com a prestação de serviços de agenciamento de viagens, definidos aqui tão somente como os serviços de transportes terrestres, ferroviários e aquaviários e a emissão de seguro de viagem.
VIII. Solicitante de passagem: servidor formalmente designado pela autoridade competente como gestor do contrato celebrado entre o Poder Judiciário e a empresa contratada após realização de procedimento licitatório.
IX. Tarifa do serviço de transporte aéreo de passageiro: valor único cobrado pela companhia aérea em decorrência da prestação do serviço de transporte aéreo de passageiros, de acordo com o itinerário determinado pelo adquirente.
X. Taxa de embarque: tarifa aeroportuária cobrada ao passageiro, por intermédio das companhias aéreas.
XI. Trecho: compreende todo o percurso entre origem e destino, independentemente de existirem conexões, escalas ou ser utilizada mais de uma companhia aérea.
CAPÍTULO II
DA CONCESSÃO DE PASSAGEM
Seção I
Das Passagens
Art. 3º. Receberão passagens, sem prejuízo das diárias, o desembargador, o magistrado ou o servidor que, a serviço, deslocar-se da Comarca, em caráter eventual ou transitório, nas seguintes modalidades:
I. Aéreas, quando houver disponibilidade de transporte aéreo regular para outros estados da federação ou para o exterior;
II. Rodoviárias, ferroviárias ou hidroviárias, quando:
a) Não houver disponibilidades:
I. Aéreas, quando houver disponibilidade de transporte aéreo regular para outros estados da federação ou para o exterior;
II. Rodoviárias, ferroviárias ou hidroviárias, quando:
a) Não houver disponibilidade de transporte aéreo regular no trecho pretendido ou na data desejada;
b) O beneficiário manifestar expressamente sua preferência por um desses meios de locomoção em detrimento do transporte aéreo, observados os custos compatíveis.
c) Quando se tratar de serviço a ser realizado dentro do estado do Espírito Santo e não for o caso de o deslocamento do servidor ou do magistrado por meio de veículo oficial ou meio equivalente estabelecido pelo Poder Judiciário do ES.bilidade de transporte aéreo regular no trecho pretendido ou na data desejada;
b) O beneficiário manifestar expressamente sua preferência por um desses meios de locomoção em detrimento do transporte aéreo, observados os custos compatíveis.
c) Quando se tratar de serviço a ser realizado dentro do estado do Espírito Santo e não for o caso de o deslocamento do servidor ou do magistrado por meio de veículo oficial ou meio equivalente estabelecido pelo Poder Judiciário do ES.
Parágrafo único. As hipóteses previstas no inciso II, alíneas a, b e c deste artigo deverão ser regulamentadas pelo Poder Judiciário do Estado do ES.
Art. 4º. O Poder Judiciário do Espírito Santo somente arcará com os custos de passagem de retorno para cidade diversa da de embarque ou, na hipótese de a viagem iniciar-se em local diverso de Vitória/ES, quando o deslocamento ainda se der a serviço.
§1º. Com exceção das hipóteses previstas no caput deste artigo, a diferença da tarifa será suportada pelo beneficiário, que deverá providenciar as alterações diretamente com a companhia aérea, arcando com todos os custos que possam ser gerados em razão da alteração.
§2º. Em casos excepcionais a serem analisados pela Administração, a diferença da tarifa a ser suportada pelo beneficiário poderá ser paga pelo Poder Judiciário do ES, devendo o passageiro promover o ressarcimento ao erário por meio de Guia de Recolhimento do Poder Judiciário, emitida pela Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária, no prazo de 05 (cinco) dias úteis contados da data do retorno.
CAPÍTULO III
DA FORMA DE AQUISIÇÃO
Seção I
Da Aquisição por Agenciamento de Viagens
Art. 5º. A aquisição de passagens aéreas será realizada por meio de agenciamento de viagens, que será responsável pela reserva, emissão, marcação, remarcação, cancelamento e cotação de preços de bilhetes de passagens aéreas nacionais e internacionais, além da emissão de seguro de viagem para a cobertura de viagens para o exterior, bem como demais procedimentos necessários à aquisição.
§ 1º. Por se tratar de serviço comum, a empresa responsável pelo serviço de agenciamento de viagens deverá ser contratada após a realização de licitação, preferencialmente na modalidade pregão, em sua forma eletrônica.
§ 2º. Além dos serviços de agenciamento de viagens, o intrumento convocatório poderá prever serviços correlatos, desde que haja a devida justificativa.
§ 3º. É devida a contratação de seguro viagem para o servidor quando da realização de viagem internacional, na forma especificada em contrato celebrado entre o Poder Judiciário e a empresa contratada por meio de procedimento licitatório.
Art. 6º. A remuneração total a ser paga à agência de turismo contratada será apurada a partir do valor ofertado pela prestação do serviço de agenciamento de viagens abrangidos por passagens aéreas nacionais e internacionais, multiplicado pela quantidade de passagens emitidas no período faturado, observadas as ressalvas constantes no contrato celebrado entre Poder Judiciário do Espírito Santo e agência de viagem contratada.
§1º. Os valores relativos à aquisição de bilhetes de passagens serão repassados pela Administração à agência de turismo contratada, que intermediará o pagamento junto às companhias aéreas que emitiram os bilhetes.
§2º. No valor do serviço de agenciamento deverão estar incluídos todos os custos e despesas, tais como custos diretos e indiretos, inclusive tributos, encargos sociais e trabalhistas, contribuições parafiscais, transporte, seguro, insumos etc., além de quaisquer outros necessários ao cumprimento integral do objeto do contrato.
§3º. Não será paga nem descontada taxa de agenciamento pelas emissões de seguro assistência em viagem internacional.
CAPÍTULO IV
DOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
Seção I
Dos Procedimentos
Art. 7º. São procedimentos administrativos para a concessão de passagens:
I. Solicitação e autorização de afastamento
II. Pesquisa e reserva dos trechos
III. Autorização de emissão de passagem
IV. Prestação de contas
Seção II
Do Requerimento
Art. 8º. A autorização para deslocamento deve ser endereçada à Presidência do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo para análise e deliberação acerca do afastamento do interessado.
Art. 9º. Uma vez autorizado o deslocamento, o requerimento de aquisição de passagem aérea deve ser encaminhado com antecedência mínima de 05 (cinco) dias úteis da data da viagem, junto à unidade administrativa responsável, de modo a garantir que a reserva dos trechos ocorra com antecedência mínima de 07 (sete) dias da data prevista da partida.
§1º. Os pedidos para emissão de requisições fora do prazo mínimo estabelecido neste Ato Normativo serão, em caráter excepcional, avaliados pela unidade administrativa ordenadora de despesas do Tribunal de Justiça do Espírito Santo, devendo o passageiro comprovadamente justificar que o descumprimento do prazo se deu em razão de caso excepcional.
Art. 10. O beneficiário deverá fazer o requerimento da passagem aérea por meio do formulário I, contido no Anexo I deste Ato Normativo, com antecedência mínima de cinco dias úteis, em que deverá informar, obrigatoriamente:
I. Dados pessoais como nome, cargo que ocupa, matrícula funcional, telefone de contato incluindo o ramal, número do CPF, e-mail de contato e lotação funcional.
II. Dados da viagem, como meio de locomoção desejado, cidade de destino, local de ida, local de volta, data e horário do afastamento
III. Justificativa da viagem, incluindo a juntada de documentação probatória da ausência, como convocação, programação do evento e afins.
IV. Informação sobre o evento que participará, incluíndo cidade e local onde o evento será realizado, data e hora de início do evento, data e hora previsto para o fim do evento.
V. Indicação de distância e de tempo estimado para deslocamento entre o aeroporto da cidade destino e o local onde será realizado o evento.
VI. Indicação de, no mínimo, três opções de voos para o destino, informando número do voo, data e horário de saída e de chegada, aeroporto de saída e de chegada, duração do voo, companhia aérea e valor estimado.
§1. Caso os voos indicados possuam conexões ou escalas, o solicitante deverá indicar detalhadamente tais dados referentes às paradas previstas.
§2. A Administração não fica obrigada a adquirir uma das três opções dadas pelo interessado, devendo a escolha pautar-se no critério de melhor tarifa, nos termos do art. 15 deste normativo.
§3.º Se o beneficiário for um servidor do Poder Judiciário do ES, o formulário deverá conter ainda a ciência e a assinatura da chefia imediata, bem como a autorização do deslocamento conferida pelo Desembargador Presidente do Tribunal de Justiça do ES.
§4.º Se o beneficiário for um magistrado do Poder Judiciário do ES, o formulário deverá conter a assinatura do solicitante e também do Desembargador Presidente do Tribunal de Justiça do ES.
Art. 11. O solicitante deverá enviar o requerimento eletronicamente, incluindo documentação anexa pertinente, por meio do sistema eletrônico SEI (ou outro que porventura venha a substitui-lo), endereçado à Secretaria Geral do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, observado o prazo de 05 (cinco) dias úteis.
Art. 12. Requerimentos que não observarem o disposto neste normativo serão devolvidos de pronto ao solicitante sem prévia apreciação.
Parágrafo único. É de responsabilidade exclusiva do solicitante providenciar os reparos no requerimento de aquisição de passagem e reapresentar o pedido, observando os prazos estabelecidos e as demais exigências devidas.
Art. 13. Deve ser atribuída a servidor formalmente designado, na unidade administrativa responsável, a realização da pesquisa de preços, a escolha da tarifa e, se for o caso, a autorização da emissão.
Parágrafo único. Quando a aquisição for realizada por intermédio de agência de turismo, a pesquisa de preços, a reserva e a emissão serão solicitadas à agência contratada, por procedimento licitatório, pelo servidor formalmente designado como gestor de contrato.
Seção III
Da Emissão
Art. 14. A emissão de passagem será realizada após protocolização do requerimento e comprovação do cumprimento das exigências postas nos normativos do Poder Judiciário do Estado do ES.
Art. 15. A escolha da melhor tarifa deverá ser realizada considerando o valor do bilhete, adotando o critério de menor preço, mas observados o horário e o período da participação do solicitante no evento, tempo de translado e otimização do trabalho, visando garantir condição laborativa produtiva, preferencialmente, utilizando os seguintes parâmetros:
I. escolha do voo deve recair no de menor valor e, preferencialmente, em percursos com menor duração;
II. os horários de partida e de chegada do voo devem estar compreendidos, preferencialmente, no período compreendido entre 7h e 22h, mas podendo os bilhetes serem emitidos fora desse intervalo, no caso de inexistência de voos que atendam a esse intervalo;
III. Em viagens nacionais, deve-se, preferencialmente, priorizar o horário de chegada do voo que anteceda em no mínimo 2 (duas) horas o início previsto dos trabalhos, do evento ou da missão ou, se voo de retorno, em 2 (duas horas) após o término do evento ou missão; e
IV. em viagens internacionais, em que a soma dos trechos da origem até o destino ultrapasse 8 (oito) horas, e que sejam realizadas no período noturno, o embarque, prioritariamente, deverá ocorrer com um dia de antecedência.
§1º. A escolha da tarifa deve priorizar o critério de menor preço, prevalecendo a tarifa em classe econômica.
§2º. É de responsabilidade exclusiva do solicitante informar corretamente os horários de início e término do evento ou da missão que ensejou a viagem a serviço.
Art. 16º. A emissão da passagem não contemplará bagagem despachada, salvo se o beneficiário tiver, por necessidade do serviço, que ficar no destino por perído superior a cinco noites.
§1°. Para viagens que exijam pernoites menor ou igual a cinco em razão do serviço, o beneficiário terá direito somente à bagagem de mão, observadas e respeitadas as regras de cada companhia aérea, podendo o passageiro, às suas próprias expensas, adquirir bagagem despachada diretamente com a companhia aérea.
§2º. Para viagens que exijam mais do que cinco pernoites em razão do serviço, o beneficiário terá direito a despacho de bagagem, limitado a uma peça por passageiro, observadas e respeitadas as regras de cada companhia aérea, incluindo as regras de restrições de peso ou volume.
§3º. Caso a companhia aérea imponha preços por faixa de peso, ao invés do número de peças, a Administração custeará o valor referente ao menor peso praticado pela empresa para despacho, desde que beneficiário cumpra o requisito de mais de cinco pernoites na localidade, em razão do serviço.
§4º. O passageiro deve observar as restrições de peso, dimensões e conteúdo de suas bagagens de mão, não sendo objeto de ressarcimento quaisquer custos incorridos pelo não atendimento às regras da companhia aérea.
§5º. A concessão de bagagem despachada para viagens a serviço, nos termos do §2º deste artigo, não será automática, devendo o solicitante indicar, em campo próprio do formulário de requisição constante no Anexo I, o interesse no benefício.
§6º. A Administração poderá negar o pedido de bagagem despachada, se verificado o não cumprimento das exigências postas neste Ato Normativo e demais normas que tratam da matéria.
§7º. O disposto neste artigo e seus parágrafos não é aplicável quando o bilhete adquirido permita despacho de bagagem sem custo adicional.
Art. 17. Os bilhetes adquiridos pelo Poder Judiciário serão em assentos comuns, não sendo devido a realização de despesas extras como reserva de assentos, aquisição de passagens em assentos com maior espaço entre as fileiras, classes executiva ou primeira classe, consumo a bordo, entre outras comodidades que possam ser ofertadas pelas companhias.
Parágrafo único. Caso tenha interesse, o passageiro poderá efetuar a aquisição de tais serviços adicionais diretamente com a companhia, sendo o custo de tais serviços às expensas do passageiro.
Art. 18. O bilhete adquirito e emitido será disponibilizado ao passageiro por meio de seu email institucional.
Seção IV
Da Remarcação e Do Cancelamento
Art. 19. Quaisquer alterações de percurso, data ou horário de deslocamentos serão de inteira responsabilidade do passageiro, se não forem autorizadas ou determinadas pela Administração.
Art. 20. No caso de remarcações ou cancelamentos dos bilhetes decorrerem de fins particulares, o custo decorrente será suportado pelo beneficiário, salvo se o motivo gerador da remarcação for decorrente de necessidade de serviço devidamente justificada pelo interessado ou pelo proponente; se houver alteração da programação do serviço por motivo de caso fortuito ou força maior; ou no interesse da Administração observados:
I. O prazo mínimo, que é a data do embarque;
II. A apresentação de justificativa por escrito, referendada pela chefia imediata (se servidor) ou pelo Desembargador Presidente (se magistrado), a ser encaminhada ao ordenador de despesa.
Seção V
Dos Atrasos e Do Não Comparecimento (No Show)
Art. 21. O beneficiário que não embarcar em razão de atraso ou não comparecimento ao embarque (no show) no aeroporto no horário devido arcará com todos os custos envolvidos com a aquisição da passagem, incluindo as eventuais taxas e multas cobradas pela companhia aérea para remarcação.
§1º. A cobrança não será efetuada caso o beneficiário comprovadamente justifique seu não embarque, em razão de caso fortuito ou força maior ou por interesse da Administração.
§2º. A justificativa e da comprovação apresentadas pelo beneficiário a fim de justificar seu atraso ou seu não comparecimento deverá ser encaminhada ao Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do ES para análise.
Seção VI
Da Prestação de Contas
Art. 22. O beneficiário que recebeu passagem aérea para se deslocar a serviço fica obrigado a encaminhar, no prazo de 5 (cinco) dias úteis contados do retorno à sede, os canhotos dos cartões de embarque ou bilhetes, em original ou segunda via, ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check in via internet, ou a declaração fornecida pela companhia aérea, de modo que seja possível verificar o número, a data e o horário do deslocamento.
§1º. O cartão de embarque deverá ser apresentado em meio digital e encaminhado via mensagem eletrônica, como “resposta” ao e-mail enviado ao interessado que remeteu os bilhetes adquiridos, bem como para o e-mail da Secretaria de Finanças do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo.
§2º. Cópia do comprovante de embarque apresentado, nos termos do caput do presente artigo, também deverá ser encaminhada à Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária, junto com o boletim de diárias.
§3º. Não sendo possível cumprir a exigência da devolução do cartão de embarque, a comprovação da viagem poderá ser comprovada por quaisquer das seguintes formas:
I. Ata de reunião ou declaração emitida por unidade administrativa, no caso de reuniões de Conselhos, Grupos de Trabalho ou Estudos, Comissões ou assemelhados, em que conste o nome do beneficiário como presente;
II. Declaração emitida por unidade administrativa ou lista de presença em eventos, seminários, treinamentos ou assemelhados, em que conste o nome do beneficiário como presente.
§4º.Os canhotos dos cartões de embarque ou bilhetes, em original ou segunda via, ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check in via internet, ou a declaração fornecida pela companhia aérea, de modo que seja possível verificar a data e o horário do deslocamento.
§5º. A comprovação por meio alternativo, conforme previsto no §X, somente será possível em caso de o beneficiário apresentar justificativa, devidamente comprovada.
Art. 23. A competência para fiscalizar os intrumentos firmados com as companhias aéreas ou com as agências de turismo deve ser atribuida a servidor formalmente designado, cabendo-lhe:
I. confirmar se os bilhetes de passagens emitidos pela agência de turismo contratada correspondem às reservas efetuadas pela unidade administrativa;
II. fiscalizar se os valores de tarifas encaminhados pelas agências de turismo ou pelas companhias aéreas encontram-se majorados em relação aos valores oferecidos no mercado e se as condições comerciais mais vantajosas estão sendo cumpridas.
III. Fiscalizar o valor efetivamente repassado às agências;
IV. fiscalizar o reembolso dos bilhetes emitidos e não utilizados; e
VI. comunicar formalmente à agência de turismo ou à companhia aérea, por escrito, sobre qualquer ocorrência de erro de cobrança que venha a identificar, para que a devida correção seja realizada na fatura subsequente.
§1º. Poderão ser atribuídas responsabilidades e obrigações complementares nos instrumentos firmados entre a Administração e as agências de turismo ou as companhias aéreas.
§2º. Caso o servidor designado encontre indícios de fraude ou falhas de execução contratual, no exercício da fiscalização, a Administração deverá instaurar processo administrativo, devendo, se for o caso, aplicar as sanções previstas nos normativos legais pertinentes.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 24. Aplicam-se as disposições desta Resolução, no que couber, para a aquisição de passagens terrestres, ferroviárias, marítimas e fluviais.
Art. 25. Este Ato Normativo entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.
Vitória, 26 de Abril de 2016.
Des. SÉRGIO LUIZ TEIXEIRA GAMA
Presidente