PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PJES
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
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ATO NORMATIVO Nº 109 /2020
Institui e Disciplina a Comissão de Gestão da Memória e altera a Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo.
O Excelentíssimo Senhor Desembargador RONALDO GONÇALVES DE SOUSA, Presidente do Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e
Considerando a Resolução nº 56/2015, publicada no ediario de 09/10/2015, que Instituiu o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade Unificada dos Processos Judiciais do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, disciplina sua aplicação e estabelece procedimentos para a eliminação de processos judiciais findos;
Considerando a Resolução nº 324 de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, que Instituiu diretrizes e normas de Gestão da Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname;
RESOLVE:
Art. 1º – Instituir diretrizes e normas de Gestão da Memória e de Gestão Documental baseado no Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname.
Art. 2º – Os órgãos do Poder Judiciário devem observar as normas de Gestão Documental e de Gestão da Memória definidas no Proname, o qual é regido pelos seguintes princípios e diretrizes:
I – garantia de acesso a informações necessárias ao exercício de direitos;
II – promoção da cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico, bibliográfico, museográfico, histórico e cultural gerido e custodiado pelo Poder Judiciário;
III – produção da narrativa acerca da história do Poder Judiciário e a consequente difusão e consolidação da imagem institucional;
IV – intercâmbio e interlocução com instituições culturais e protetoras do Patrimônio Histórico e Cultural e da área da ciência da informação;
V – interface multidisciplinar e convergência dos saberes ligados às áreas da memória, da história e do patrimônio com aquelas da museologia, da arquivologia, do direito, da gestão cultural, da comunicação social e da tecnologia da informação;
VI – guarda de documentos ou informações necessários à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese de eliminação de autos;
VII – manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e durante o período de guarda definido;
VIII – classificação, avaliação e descrição documental mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais;
IX – manutenção da cadeia de custódia ininterrupta, visando garantir os requisitos arquivísticos e a presunção de autenticidade de documentos e processos administrativos e judiciais digitais;
X – padronização das espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos;
XI – adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental;
XII – garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais;
XIII – capacitação e orientação de magistrados e de servidores dos órgãos do Poder Judiciário sobre os fundamentos e instrumentos do Proname;
XIV – adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos – MoReq-Jus;
XV – constituição de unidades de Gestão Documental e de Gestão da Memória, assim como de Comissões Permanentes de Avaliação Documental – CPADs; e
XVI – fomento às atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário e da história nacional ou regional por meio de criação de Museus, Memoriais, Espaços de Memória ou afins, assim como de divulgação do patrimônio contido nos Arquivos judiciais.
Art. 3º – Fica instituída a “Comissão de Gestão da Memória”, com a seguinte composição:
I – 1 (um) magistrado de 2ª Instância;
II – 1 (um) magistrado de 1ª Instância;
III – o Coordenador de Gestão da Informação Documental;
IV – 1 (um) servidor da unidade de Patrimônio do Tribunal de Justiça.
Parágrafo único. Os membros da Comissão de Gestão da Memória serão designados por Portaria do Presidente.
Art. 4º – Compete à Comissão de Gestão da Memória:
I – favorecimento do uso de novas tecnologias digitais para ampliar a dimensão informativa dos acervos;
II – compartilhamento de técnicas das ciências da informação, arquivologia, biblioteconomia, museologia, história, antropologia e sociologia para agregar valor informativo sobre a instituição e seu papel na sociedade;
III – colaboração e interação entre as unidades de Memória e de Arquivo;
IV – promoção de iniciativas de preservação do patrimônio arquivístico, mobiliário e imobiliário de caráter histórico e cultural do Poder Judiciário e respectiva divulgação;
V – promoção de encontros e seminários para intercâmbio de experiências; e
VI – registro e divulgação de boas práticas no sítio eletrônico do CNJ.
Art. 5º – Fica alterada a “Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD” que passa a ter a seguinte composição:
I – Magistrado com experiência em gestão documental ou gestão da memória para coordenar a Comissão;
II – o Coordenador de Gestão da Informação Documental;
III – um servidor da unidade de Tecnologia da Informação;
IV – um servidor graduado em curso superior de Arquivologia;
V – um servidor graduado em curso superior de Direito.
Parágrafo único. Os membros da Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD serão designados por Portaria do Presidente.
Art. 6º – Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD:
I – propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente;
II – orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;
III – identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;
IV – analisar os editais de eliminação de documentos e processos da instituição e aprová-los; e
V – realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão da Memória.
Art. 7º – Este Ato Normativo entra em vigor na data de sua publicação.
Publique-se.
Vitória/ES, 11 de novembro de 2020.
Des. RONALDO GONÇALVES DE SOUSA
Presidente do Tribunal de Justiça do Espírito Santo