PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PJES
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ATO NORMATIVO Nº 605/2023
Altera o Ato Normativo nº 285/2022, que regulamenta a formação das equipes de trabalho, atribuições e rotinas cartorárias que serão adotadas pelas Secretarias Unificadas e dá outras providências.
O Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e
CONSIDERANDO a edição da Resolução TJES nº 31/2022, que dispôs sobre o Programa de Criação das Secretarias Unificadas no 1º grau de jurisdição no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo;
CONSIDERANDO que as atribuições das equipes, os processos e os fluxos de trabalho da Secretaria Unificada serão definidos por ato normativo;
CONSIDERANDO a consolidação do Programa das Secretarias Unificadas no 1º grau de jurisdição;
CONSIDERANDO ser recomendável a expansão do programa de Secretarias Unificadas no 1º grau de jurisdição para outras unidades, além daquelas inicialmente estabelecidas no Ato Normativo nº 276/2022; e
CONSIDERANDO a necessidade de aprimoramento das normas que regulamentam a formação das Equipes de Trabalho, bem como suas atribuições e rotinas cartorárias disciplinadas pelo Ato Normativo nº 285/2022.
RESOLVE:
Art. 1º Acrescer os incisos XIII e XIV ao art. 12 do Ato Normativo nº 285/2022, com as seguintes redações:
“Art. 12 […]
XIII – Expedir portarias definindo a composição das Equipes de Trabalho, estabelecendo suas atribuições inerentes às tarefas segmentadas e subtarefas;
XIV – Redistribuir, breve e provisoriamente, a força de trabalho da Secretaria Unificada para atendimento a situações excepcionais que demandem pronta e rápida resolução, desde que mantido o atendimento a situações de urgência (medidas liminares, alvarás etc.).”
Art. 2º Acrescer o inciso VII ao art. 13 do Ato Normativo nº 285/2022, com a seguinte redação:
“Art. 13 […]
VII – Serão inteiramente obedecidas as disposições inerentes à prática de atos ordinatórios estabelecidos em manuais de rotina e em normas da CGJ e/ou Presidência.”
Art. 3º Revogar o inciso II do art. 14 do Ato Normativo nº 285/2022.
Art. 4º O art. 15 do Ato Normativo no 285/2022 passa a vigorar com a seguinte redação:
“Art. 15 Recomendações aos Juízes, cujas Varas integram a Secretaria Unificada:
Parágrafo único. Proferido o ato judicial, antes da devolução dos autos pelos Gabinetes, recomenda-se a colocação de etiquetas padronizadas de movimento.
I – A presente recomendação se refere unicamente aos processos movimentados e, obviamente, não atingem outras etiquetas de rotina pertinentes a cada Gabinete;
II – A colocação de etiquetas padronizadas de movimento permitirá a pronta identificação da tarefa segmentada e/ou subtarefa pela Equipe de Trabalho correspondente;
III – A título de exemplo, sugere-se a adoção das seguintes etiquetas padronizadas de movimento: a) GM- LIMINAR; b) GM-URGENTE; c) GM-PLANTÃO; d) GM-CITAÇÃO; e) GM-ALVARÁ ou RPV; f) GM-AUDIÊNCIA; G) GM-PERÍCIA etc.; IV – No prefixo “GM” o “G” significa que a etiqueta foi colocada pelo Gabinete e “M” que o ato judicial já foi proferido e os autos movimentados, buscando-se com isso diferenciar eventuais etiquetas já colocadas pela Secretaria que recorrentemente contenham as mesmas expressões, p. ex., alvará, liminar, audiência, dentre outras;
V – O Gabinete e as Equipes de Trabalho devem atentar para fluidez de modificação das etiquetas de movimento quando seu objetivo é exaurido. Exemplo: a Secretaria faz a conclusão inicial de um processo com requerimento de tutela de urgência, colocando a etiqueta “LIMINAR”, porém, a tutela de urgência é indeferida e o ato, por isso, torna-se uma citação simples. Aqui, recomenda-se que o próprio Gabinete substitua a etiqueta “LIMINAR” devolvendo à Secretaria com a etiqueta “GM-CITAÇÃO”, evitando-se confusão que poderia existir, dando-se uma urgência inexistente se eventualmente ainda permanecesse a etiqueta “LIMINAR”.”
Art. 5º O art. 16 do Ato Normativo nº 285/2022 passa a vigorar com a seguinte redação:
“Art. 16 Para efeito exclusivo deste Ato Normativo, especialmente para a identificação de atribuições do Juiz Coordenador, dos Juízes e das Equipes de Trabalho, bem como para prevenir e solucionar conflitos, adotam-se os seguintes conceitos:
I – SUBTAREFA SIMPLES: é aquela cuja execução, mesmo em se tratando de vários atos, é realizada exclusivamente por uma Equipe de Trabalho apenas;
II – SUBTAREFA COMPLEXA: é aquela cuja execução exige a realização de dois ou mais atos sucessivos e/ou concomitantes, que em tese, podem gerar dúvida por conter em seu conteúdo subtarefas inerentes a duas ou mais Equipes de Trabalho distintas;
a) a subtarefa coplexa pode ser proveniente de ato judicial ou ato ordinatório originado na própria secretaria;
b) exemplo de subtarefa complexa proveniente de ATO JUDICIAL: o Juiz pode, no mesmo despacho, designar uma audiência e determinar a expedição de ofício a órgão público requisitando uma informação e, dependendo da configuração da Secretaria Unificada, a preparação de audiência e a expedição de ofícios seriam atribuições de Equipes de Trabalho distintas;
c) exemplo de subtarefa complexa proveniente de ATO ORDINATÓRIO: concomitante à intimação do autor para réplica, o réu protocoliza petição de cadastramento de novo advogado e, dependendo da configuração da Secretaria Unificada, a intimação para réplica e o cadastro de advogado podem ser atribuições de Equipes de Trabalho distintas;
III – CONFLITO DE ATRIBUIÇÃO: consiste na dúvida a respeito de qual Equipe será responsável pela execução da subtarefa apresentada;
IV – CONFLITO DE EXECUÇÃO: consiste na dúvida sobre o momento em que determinada Equipe de Trabalho executará a subtarefa complexa;
V – PRAZO PROCESSUAL é aquele que guarda relação com os atos pertinentes às partes e/ou terceiros interessados;
VI – PRAZO INTERNO é aquele que guarda relação imediata com o próprio órgão judiciário, como p. ex., prazo de devolução do mandado distribuído ao Oficial de Justiça, prazo para o Correio devolver ARs cumpridos etc.;
VII – MEDIDA ADMINISTRATIVA DE CONTROLE: qualquer tipo de reclamação ou providência que tenha preponderantemente o objetivo de controle e/ou fiscalização da atividade-fim do serviço jurisdicional, em especial, reclamações provenientes da Ouvidoria Judiciária, bem como qualquer procedimento da Presidência/TJES, Corregedoria/TJES ou Corregedoria/CNJ, como por exemplo, correições em qualquer modalidade, pedidos de providência, reclamações e procedimentos por excesso de prazos etc.
a) as medidas administrativas de controle são classificadas como sendo de responsabilidade: a.1) exclusiva do Gabinete, a.2) exclusiva da Secretaria Unificada ou a.3) de responsabilidade solidária entre Gabinete e Secretaria Unificada.”
Art. 6º Acrescer os arts. 17, 18 e 19 ao Ato Normativo nº 285/2022, com as seguintes redações:
“Art. 17 São disposições de prevenção e solução de conflitos entre as Equipes de Trabalho as seguintes:
I – Conflitos de qualquer natureza serão dirimidos pelo Juiz Coordenador, ainda que verbalmente;
II – Conflitos de atribuição serão dirimidos pelas disposições contidas na Resolução que criou e Ato Normativo que regulamentou as Secretarias Unificadas e, casuisticamente, pelas disposições da Portaria que define a composição das Equipe de Trabalho e suas atribuições;
III – CONFLITOS DE EXECUÇÃO nas subtarefas complexas devem ser resolvidos preferencialmente pelas próprias Equipes de Trabalho envolvidas com bom senso e equidade e, também, em sendo o caso, com os seguintes critérios de confrontação:
a) CRITÉRIO DE URGÊNCIA se refere à necessidade de que um ato seja prioritariamente executado em um momento antecedente ao outro;
1. exemplo: se um ato complexo contiver ordem de urgência, esta prepondera sobre as demais subtarefas, competindo à Equipe n.º 4 iniciar sua execução e, somente se for o caso, completá-la;
b) CRITÉRIO DE VOLUME: consiste na preponderância quantitativa de determinados atos inerentes a uma Equipe de Trabalho que pode atrair um ato isolado (ou poucos atos isolados) atribuído a outra Equipe de Trabalho;
1. exemplo: se o ato complexo contiver preponderantemente muitos atos inerentes à Equipe de Trabalho n.º 3 e apenas um que isoladamente e sem complexidade seja pertinente à Equipe de Trabalho n.º 04, recomenda-se seu integral cumprimento pela Equipe n.º 03, salvo se assim não recomendar a complexidade e/ou expertise e/ou celeridade do ato isolado.
c) CRITÉRIO DE RELEVÂNCIA MÍNIMA DO ATO ISOLADO: consiste na preponderância irrisória de determinado ato em relação à conclusão da subtarefa de maior relevância e/ou complexidade;
1. exemplo: se no decorrer dos atos preparatórios de audiência que é uma subtarefa de maior relevância, surgir um AR para ser juntado (cuja subtarefa seja de atribuição de outra Equipe), pode ser recomendado que sua juntada seja executada pela Equipe de Trabalho responsável pela preparação de audiências.
d) CRITÉRIO DE COMPLEXIDADE E EXPERTISE: consistem na especialização de determinada subtarefa a uma Equipe de Trabalho, que pode gerar dificuldade e/ou embaraço na execução por outra Equipe não habituada com a aludida subtarefa;
1. em razão da complexidade de apenas um dos atos, a execução de determinado ato simples e sem complexidade pode ser atraída à Equipe responsável pelo ato que demanda maior expertise – desde que, obviamente, disso não resulte prejuízos;
2. em razão da complexidade de dois atos distintos, pode não ser recomendável que uma Equipe assuma a execução de ambos os atos;
3. exemplo 1 em que se recomenda a execução das subtarefas complexas por uma única Equipe de Trabalho: a expedição de alvará, por demandar maior expertise, pode atrair a execução de um ato isolado simples, p. ex., cadastro de advogado;
4. exemplo 2 em que pode não ser recomendada a execução das subtarefas complexas por uma única Equipe de Trabalho: determinado processo com dois réus, onde um deles faz acordo e promove o pagamento em parcelas, enquanto o procedimento continua em relação ao outro réu, agora na fase de perícia – neste caso, dada a complexidade das subtarefas (perícia e alvará) pode ser recomendado que a execução da subtarefa não seja aglutinada e, portanto, que seja realizada por cada uma das Equipes de Trabalho em momentos distintos.
e) CRITÉRIO DE CELERIDADE: consiste em evitar a divisão de subtarefas entre as Equipes de Trabalho, para não prejudicar a celeridade do procedimento, desde que, obviamente, o ato isolado não seja complexo, nem demande expertise;
1. exemplo: se já iniciada a fase de perícia e surgir a necessidade de se expedir ofício ao CRGI, recomenda-se que a expedição seja também executada pela Equipe de Trabalho a que seja atribuída a subtarefa de perícia, pois a modificação da Equipe no meio da subtarefa de perícia pode gerar mais atraso ao procedimento.
f) CRITÉRIO DE MITIGAÇÃO DA PERDA DE MOMENTO OPORTUNO: consiste na necessidade de que determinada Equipe que já esteja realizando uma subtarefa complexa realize igualmente determinado ato isolado, evitando-se que a execução deste ato se perca no decorrer do procedimento;
1. exemplo: se quando da intimação do autor para réplica, o requerido protocoliza petição de cadastramento de advogado para receber intimações, recomenda-se que a leitura desta petição e respectivo cadastramento seja realizado pela Equipe de Trabalho de movimentação processual referente à intimação para réplica, em especial por conta da possibilidade de se perder a oportunidade de momento ideal para que a Equipe de Trabalho correspondente detecte posteriormente a aludida petição de cadastramento de advogado.
Art. 18 São disposições inerentes à execução e resposta das medidas de controle as seguintes:
I – A execução da medida de controle direcionada ao Gabinete competirá ao magistrado correspondente;
II – A execução da medida de controle direcionada à Secretaria Unificada será de responsabilidade do Juiz Coordenador e do chefe da Equipe de Trabalho correspondente;
III – A resposta à medida de controle direcionada ao Gabinete será expedida pelo Juiz correspondente;
IV – A resposta à medida de controle direcionada à Secretaria Unificada será expedida pelo Chefe da Equipe de Trabalho responsável pela tarefa segmentada de movimentação administrativa ou diretamente pelo Juiz Coordenador, podendo ser requisitadas verbalmente as informações necessárias ao Chefe da Equipe de Trabalho correspondente, inclusive, a certificação sobre os fatos.
Parágrafo único. As disposições deste artigo tem o propósito exclusivo de padronizar a execução e resposta e, por isso, não vinculam entendimento eventualmente diverso dos órgãos de controle.
Art. 19 O presente Ato Normativo não revoga as diretrizes nem determinações a respeito de procedimentos e fluxos informatizados dos sistemas eletrônicos contidos em manuais de rotinas e em outras normas da Presidência ou Corregedoria Geral da Justiça – apenas relaciona a execução fragmentada de tarefas e subtarefas a grupos de servidores de Secretarias que foram aglutinadas, substituindo o anterior ciclo completo feito isoladamente por Secretaria de Vara.
Art. 7º Este Ato Normativo entra em vigor na data de sua publicação.
Publique-se.
Vitória/ES, 10 de novembro de 2023.
Desembargador Fabio Clem de Oliveira
Presidente