PROVIMENTO CGJES Nº 16/2018 – DISP. 19/12/2018


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Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo

Corregedoria Geral de Justiça

PROVIMENTO CGJES Nº 16/2018

Regulamenta o procedimento de inspeção judicial anual no âmbito das unidades judiciárias de primeira instância vinculadas ao Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, para os fins do art. 48, inciso VI, da Lei Complementar Estadual nº 234/2002 (Código de Organização Judiciária), do art. 12, caput e parágrafo único, do Provimento CGJ nº 029/2009 (Código de Normas), bem como da Recomendação CNJ nº 12/2013.

O Excelentíssimo Senhor Desembargador SAMUEL MEIRA BRASIL JR, Corregedor Geral da Justiça do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO que a Corregedoria Geral da Justiça é órgão de fiscalização administrativa, judicial, disciplinar e de orientação administrativa, com jurisdição em todo o Estado do Espírito Santo, nos termos do art. 35, caput, da Lei Complementar Estadual nº 234/2002 (Código de Organização Judiciária) c/c o art. 7º do Provimento CGJ/ES nº 029/2009 (Código de Normas);

CONSIDERANDO que são deveres do magistrado, dentre outros, determinar as providências necessárias para que os atos processuais se realizem nos prazos legais, bem como exercer a assídua fiscalização sobre os subordinados, conforme previsto no art. 35, incisos III e VII, da Lei Complementar nº 35/1979 (Lei Orgânica da Magistratura Nacional);

CONSIDERANDO que incumbe aos Juízes de Direito a superintendência do serviço judiciário da comarca ou vara, visando a manutenção da ordem e regularidade do expediente das audiências e atos públicos, e a inspeção anual dos serviços a cargo das respectivas secretarias, nos termos do art. 48, incisos V e VI, da Lei Complementar Estadual nº 234/2002 (Código de Organização Judiciária);

CONSIDERANDO que o procedimento de inspeção deve ocorrer de forma mais racional, sendo suficiente a verificação por amostragem para a fiscalização e controle da administração da justiça e da atividade dos órgãos e dos serviços judiciários e administrativos da Justiça Estadual de primeira instância;

CONSIDERANDO a criação por esta Corregedoria Geral de Justiça de painel eletrônico para realização e envio do relatório de inspeção judicial, permitindo maior celeridade em sua realização e maior controle no acompanhamento por esta Corregedoria;

CONSIDERANDO a necessidade do estabelecimento de normas gerais a serem observadas na disciplina e realização de inspeções judiciais no âmbito de todas as unidades judiciárias de primeira instância, mediante a adoção de critérios públicos, prévios, objetivos e impessoais na condução dos trabalhos, em harmonia com o teor da Recomendação nº 12/2013 do Conselho Nacional de Justiça, que dispõe sobre as medidas de organização de trabalho nas unidades judiciárias;

RESOLVE:

Art. 1º A inspeção judicial, de caráter obrigatório e periodicidade anual, objetiva a busca da eficiência e o aprimoramento dos juízos e serviços administrativos, judiciários e cartorários que lhes são afetos, bem assim a troca de experiências.

Art. 2º A inspeção judicial deve procurar aferir a regularidade do processamento dos feitos judiciais, a observância dos prazos, bem como a regularidade dos demais serviços judiciários e administrativos, além do esclarecimento de situações de fato, a prevenção de irregularidades, o aprimoramento da prestação jurisdicional, a celeridade nos serviços cartorários e, se for o caso, o encaminhamento para apuração de suspeitas ou faltas disciplinares.

Art. 3º A partir do dever funcional de fiscalizar permanentemente os serviços que lhe são afetos, caberá, de forma exclusiva, ao Juiz de primeira Instância que estiver atuando pela unidade judiciária, na condição de titular, adjunto, designado ou substituto, assim como a cada Presidente das respectivas turmas recursais dos Juizados Especiais, a inspeção anual dos feitos judiciais, serviços judiciários e administrativos, bem como do trabalho desenvolvido pelos subordinados.

§ 1º A inspeção judicial descrita no caput deste artigo deverá ser concluída até o dia 30 de junho de cada ano.

§ 2º Ficam dispensadas da inspeção judicial as Comarcas, unidades judiciárias e turmas recursais que, no ano de referência, tenham sido instaladas há menos de um ano.

§ 3º O Presidente de turma recursal dos Juizados Especiais, para o cumprimento de seu dever inspecional, fica autorizado a solicitar os feitos físicos aos demais membros do Colegiado para tal fim ou solicitar acesso aos feitos eletrônicos para viabilizar a tarefa.

Art. 4º A inspeção será precedida de portaria, na qual o Juiz designará o dia e a hora em que será iniciada, disso comunicando a Ordem dos Advogados do Brasil, o Ministério Público Estadual, a Defensoria Pública Estadual e os Desembargadores Presidente e Corregedor Geral do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo.

§ 1º A portaria de abertura da inspeção deverá ser publicada no Diário da Justiça Eletrônico do Poder Judiciário do Espírito Santo (e-Diário), encaminhando-se cópia, via Sistema Hermes – Malote Digital, para a Secretaria de Monitoramento Judicial e Extrajudicial da Corregedoria Geral de Justiça do Estado do Espírito Santo.

§ 2º Nas Comarcas de Vara Única, será afixada uma cópia da portaria de abertura da inspeção no átrio do Fórum e, nas demais Comarcas, nas respectivas entradas do Gabinete e da Secretaria da unidade judiciária.

Art. 5º A partir do término da inspeção, as conclusões serão remetidas à Corregedoria Geral de Justiça, no prazo de até 15 (quinze) dias, via relatório eletrônico disponível no portal eJUD.

Art. 6º Durante o período de inspeção, não haverá suspensão de prazos, interrupção de distribuição, transferência das audiências já marcadas, nem prejuízo ao atendimento às partes e advogados, procurando-se evitar, ao máximo, prejuízo aos trabalhos normais na unidade objeto da inspeção, salvo deliberação em contrário do Juiz devidamente justificada.

Art. 7º O procedimento de inspeção deverá ser realizado mediante o exame por amostragem dos processos e demais expedientes em trâmite nos setores (unidade judiciária, comarca e turma recursal), desde que observados os critérios de percentual mínimo do acervo e os feitos de verificação obrigatória a serem inspecionados.

Art. 8º Estão sujeitos à inspeção, dentre outros itens cuja relevância venha a ser reconhecida pelo Juiz em relevo às peculiaridades de sua unidade:

I – o exame obrigatório de todos os processos e expedientes em trâmite no setor (unidade judiciária, comarca de vara única ou turma recursal):

a) com prioridade de tramitação estabelecida em lei, bem assim com prioridade de tramitação estabelecida pelo Conselho Nacional de Justiça e pela Corregedoria Nacional de Justiça, pelo Tribunal de Justiça, pela Corregedoria Geral de Justiçaem Provimentos e quaisquer outros normativos;

b) estipulados como Metas Nacionais do Poder Judiciário, traçadas anualmente pelo Conselho Nacional da Justiça, em especial as tradicionalmente numeradas como Meta 2 (julgamento de ações mais antigos), Meta 4 (julgamento de ações de improbidade administrativa e de ações penais relacionadas a crimes contra a administração pública) e Meta 6 (julgamento de ações coletivas), assim como os feitos definidos como Metas da Corregedoria Nacional da Justiça;

c) com pedido de urgência pendente de apreciação;

d) no aguardo de devolução de Carta Precatória e de resposta de ofícios;

e) aptos a serem encaminhados ao Tribunal de Justiça ou à Turma Recursal;

f) com pendência de expedição de alvarás para levantamento de quantias, Precatórios/O.P.V.’s (Obrigação de Pequenos Valores) e solicitações de honorários;

g) paralisados há mais de 100 (cem) dias no cartório e no gabinete;

h) submetidos à suspensão de tramitação por força de decisão das Cortes Superiores (Supremo Tribunal Federal e Superior Tribunal de Justiça), do Tribunal de Justiça e, conforme o caso, da Turma de Uniformização dos Juizados Especiais, no que se refere aos temas em repercussão geral, de modo a constatar se permanece tal condição de suspensibilidade;

II – em relação às diligências cartorárias no que se refere aos autos físicos:

a) juntada aos autos de todas as petições e demais documentos pendentes (documentos das partes, mandados, ofícios, A.R.’s etc.), inclusive nos feitos que se encontrarem conclusos ou arquivados, com exceção dos autos que se localizam nos tribunais, turmas ou colégios recursais, quando, diante da ausência dos autos na serventia, deverá ser anexado à peça ou documento pendente de juntada um extrato atual de movimentação processual, com o propósito de conferência mensal e correlata atualização do referido extrato até que, quando da devolução dos autos ao cartório, ocorra a juntada;

b) identificação visual dos autos com prioridade legal e os decorrentes de Metas Nacionais do Poder Judiciário do Conselho Nacional de Justiça, com afixação de etiqueta na lateral;

c) identificação dos autos em carga fora de cartório por tempo excessivo, com as providências para devolução e, conforme a situação, vedação de novas cargas, em que o acesso aos autos somente se dará na serventia cartorária;

d) identificação dos autos desaparecidos, com lavratura de certidão sobre o fato e tomada das providências cabíveis, em especial a autuação de feito suplementar, a partir da impressão de todo o extrato de movimentação processual do sistema informatizado, com posterior intimação das partes para o fim de se promover a restauração;

e) execução de reforço ou substituição de capas dos autos, inclusive com reimpressão da capa inicial por meio do padrão fornecido via sistema informatizado, quando se detectar qualquer rasgo, rasura ou depreciação a justificar a diligência;

f) arquivamento de autos, no local indicado e devidamente organizado para esta finalidade em caixa previamente preparada, de todos os feitos que contenham tal determinação, registrando de modo adequado o movimento taxinômico no sistema informatizado (código nº 246);

g) efetivação da remessa de cartas precatórias para seus devidos destinos, nos feitos nos quais já haja esta determinação, bem como da remessa de autos de processos quando houver pendência de encaminhamento ao Tribunal de Justiça ou à Turma Recursal;

h) levantamento dos feitos arquivados do setor e do decurso de temporalidade, no intuito de se viabilizar a eliminação dos autos, na conformidade das competências jurisdicionais afetas e das normas pertinentes.

III – em relação às diligências cartorárias no que se refere aos autos eletrônicos, digitais ou virtuais:

a) o atendimento dos prazos procedimentais e processuais, assim como o cumprimento de metas, por meio de análise das ferramentas e demais relatórios típicos do sistema de processamento eletrônico;

b) a análise de pendências de tarefas eletrônicas no sistema, que, por razão qualquer, impliquem em atraso no andamento do feito em prazo superior a 100 (cem) dias, o que deverá ser sanado, com impulsionamento para a fase processual seguinte;

c) a regularidade dos procedimentos e processos eletrônicos, atentando-se para os seguintes aspectos: c.1) publicação; c.2) cumprimento dos mandados expedidos; c.3) existência de ofícios não respondidos e de cartas precatórias não devolvidas; c.4) despachos e decisões não cumpridos; c.5) ausência ou regularização de registro dos dados relativos ao processo (dados das partes, advogados e terceiros; registro de prioridade e preferências na tramitação; classificação do processo; baixa de documentos não lidos; baixa de partes; entre outros);

d) análise de alguma irregularidade ou falha sistêmica e do banco de dados, que, se detectada, deverá ser reportada imediatamente à Secretaria de Tecnologia de Informação (STI) do TJES para as medidas cabíveis, além de descrita no relatório inspecional;

IV – todos os livros ou pastas que a unidade ou secretaria é obrigada a manter, e aqueles que, facultativamente, sejam utilizados, dada a sua importância e as peculiaridades do setor;

V – a organização do setor inspecionado e seus bens móveis, atentando-se quanto a estes para a adequada identificação do patrimônio público e para a condição de utilização (bens públicos em uso no setor: servíveis ou inservíveis, novos ou obsoletos, recuperáveis ou irrecuperáveis etc.);

VI – a alimentação dos dados e informações em todos os sistemas e cadastros instituídos pelo Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, pela Corregedoria Geral de Justiça do Estado do Espírito Santo, pelo Conselho Nacional de Justiça e pela Corregedoria Nacional de Justiça, que sejam afetos às competências titularizadas pela unidade judiciária;

VII – a correta destinação dos bens apreendidos, armas, munições e acessórios;

VIII – o cumprimento das determinações lançadas em inspeção judicial realizada em ano anterior e em pregressa Correição, bem assim a evolução da situação processual de alguns feitos, nos quais, em razão das atividades inspecionais ou correicionais, foram detectadas irregularidades;

§ 1º O Juiz procederá o exame de todos os feitos de verificação obrigatória (inciso I deste artigo) e, se atingido o percentual mínimo de 20% (vinte por cento) do acervo processual da unidade judiciária ou da turma recursal, dar-se-á por satisfatório o procedimento inspecional.

§ 2º Caso o percentual de 20% (vinte por cento) do acervo não tenha sido obtido após o exame dos feitos de verificação obrigatória, deverá o Juiz complementar o procedimento inspecional, através da análise por amostragem dos demais processos e expedientes (excluídos os inquéritos policiais, cartas precatórias, rogatórias, de ordem, notificações e interpelações, bem como os processos suspensos e sobrestados), até que se atinja o patamar mínimo.

§ 3º Excetuada a hipótese de verificação obrigatória descrita na alínea “h” do inciso I deste artigo, o Juiz poderá deixar de inspecionar os processos sobrestados ou suspensos, mas ordenará que o Chefe de Secretaria exerça rigoroso controle sobre os prazos do sobrestamento ou da suspensão.

Art. 9º Durante a inspeção o Juiz verificará se os servidores que lhes são subordinados vêm cumprindo as atribuições previstas nas leis e atos normativos para o regular processamento dos feitos, bem como eventuais determinações constantes de provimentos e relatórios emitidos em decorrência de inspeções e correições pregressas, além da regularidade dos serviços administrativos pertinentes ao funcionamento do órgão e à conservação do patrimônio público.

Parágrafo único. O Magistrado deverá dedicar especial atenção na análise dos dados estatísticos do acervo conforme relatórios extraídos do sistema informatizado de movimentação processual de primeiro grau, como forma de se verificar a sua evolução, bem como o estágio de cumprimento das Metas Nacionais do Poder Judiciário na unidade judiciária ou na turma recursal objeto da inspeção.

Art. 10. Na área administrativa, serão observados o edifício do Foro, nas Comarcas de Vara Única, ou o local destinado ao funcionamento da unidade judiciária ou da turma recursal, nas demais hipóteses, sob os aspectos de conservação e limpeza, bem como a adequação de suas dependências ao serviço nelas desempenhado, sendo que os mobiliários e equipamentos utilizados serão observados quanto ao estado geral de conservação e limpeza.

Art. 11. Durante a inspeção judicial, o Juiz deverá atentar, dentre outras, para as questões abaixo relacionadas, cujo rol não é taxativo:

I – o regular andamento dos feitos, observando se a serventia da unidade judiciária cumpre as fases e se exerce adequadamente o controle sobre os prazos processuais;

II – o estrito cumprimento das disposições constantes no Código de Normaspelos servidores da unidade judiciária, em especial as pertinentes aos atos típicos dos Chefes de Secretaria.

Art. 12. Findos os trabalhos, o Magistrado deverá encaminhar à Corregedoria Geral de Justiça o relatório eletrônico, contendo, especificada e objetivamente, as ocorrências da inspeção e o apontamento das irregularidades encontradas, as medidas adotadas para sua correção e as sugestões quanto às medidas necessárias que ultrapassem a sua competência.

Art. 13. O Sistema Eletrônico de Inspeção estará disponível para preenchimento e envio de dados a partir de 1º de fevereiro de 2019, sendo, neste ano e em caráter excepcional, autorizado o envio do relatório até o dia 31 de julho.

Art. 14. Revogam-se as disposições em contrário, especialmente o Provimento CGJES nº 30/2015.

Este Provimento entrará em vigor na data de sua publicação.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

Vitória/ES, 17 de dezembro de 2018.

Desembargador SAMUEL MEIRA BRASIL JR.
Corregedor Geral da Justiça