ALTERADO PELO ATO NORMATIVO Nº 605/2023 – DISP. 13/11/2023
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PJES
RUA DESEMBARGADOR HOMERO MAFRA,60 – Bairro ENSEADA DO SUÁ – CEP 29050906 – Vitória – ES – www.tjes.jus.br
ATO NORMATIVO Nº 285/2022
Regulamenta a formação das equipes de trabalho, atribuições e rotinas cartorárias que serão adotadas pelas Secretarias Unificadas
O Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e
CONSIDERANDO a edição da Resolução TJES nº 31/2022, que dispôs sobre o programa de criação das Secretarias Unificadas no 1º grau de jurisdição no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo;
CONSIDERANDO que as atribuições das equipes, os processos e os fluxos de trabalho da Secretaria Unificada serão definidos por ato normativo;
RESOLVE:
Art. 1º. Regulamentar a formação das equipes de trabalho, atribuições e rotinas cartorárias que serão adotadas pelas Secretarias Unificadas a partir de sua implementação.
Art. 2º. A Secretaria Unificada (SU) desempenhará as atividades relacionadas às Secretarias de cada Vara componente e cujo ciclo completo de tarefas será fragmentado e incorporado às equipes de trabalho.
Art. 3º. Cada equipe de trabalho será chefiada por um servidor designado pelo Juiz Coordenador, sendo responsável por parcela individualizada dos serviços cartorários da Secretaria Unificada e não mais pelo ciclo completo da atividade administrativa e jurisdicional das Secretarias componentes.
Art. 4º. A formação e as atribuições das equipes de trabalho da Secretaria Unificada será atribuição do Juiz Coordenador.
§ 1º. O Juiz Coordenador definirá as equipes observando as atribuições respectivas, as peculiaridades das matérias tratadas e a necessidade dos serviços, indicando os nomes dos servidores que as comporão e, dentre eles, aqueles que exercerão os cargos das funções de chefia.
§ 2º.As equipes de trabalho serão definidas com números de ordem, p. ex. Equipe de Trabalho nº 1, Equipe de Trabalho nº 2 e, assim, sucessivamente, e limitadas pelo número de cargos de chefia das Secretarias das Varas componentes.
Art. 5º. As atividades jurisdicionais e administrativas da Secretaria Unificada são divididas em tarefas segmentadas.
Art. 6º. Serão as seguintes tarefas segmentadas:
I. Movimentação administrativa;
II. Autuação;
III. Atendimento;
IV. Movimentação processual;
V. Acervo e arquivamento;
Art. 7º. A tarefa segmentada de movimentação administrativa compreenderá as seguintes subtarefas:
I. Análise de expedientes que, preponderantemente, guardem relação com aspectos administrativos da Secretaria Unificada e dos gabinetes das Varas componentes;
II. Resposta e expedição de todos os expedientes de natureza administrativa;
III. Conferência de correio eletrônico, malote digital e SEI!, direcionando as comunicações, ofícios, requisições e mensagens: ao magistrado; à equipe de trabalho correspondente ou atendendo e cumprindo os expedientes que lhes sejam próprios;
IV. Priorização dos pedidos de informações de agravo e Ouvidoria ou qualquer outra medida urgente solicitada às unidades;
V. Encaminhamento à equipe competente os documentos e peças recebidos por qualquer dos meios acima aos respectivos autos físicos ou eletrônicos, encaminhando-os adequadamente;
VI. Atendimento de requisições, determinações ou prestar informações solicitadas por outros órgãos, como p. ex., Direção do Fórum, Corregedoria Geral da Justiça; Ouvidoria etc.;
VII. Prestação de informações a órgãos de controle (Ouvidoria, Corregedoria Geral da Justiça, etc.), indicando, quando possível, a equipe de trabalho que guarda relação com a omissão questionada, assinando a informação e/ou resposta junto ao Chefe de Equipe correspondente;
VIII. Apresentação imediata ao magistrado competente de todas as comunicações que lhes sejam pertinentes e que lhe demandem pronta resposta, como p. ex., ofícios de agravo, Ouvidoria, requisições etc.;
IX. Apresentação imediata de todas as comunicações pertinentes ao Chefe de cada equipe de trabalho;
X. Requisição de materiais;
XI. Interlocução com a Secretaria de Tecnologia da Informação;
XII. Coordenação da digitalização e virtualização de processos físicos;
XIII. Apresentação da escala de servidores ao Plantão Judiciário;
XIV. Elaboração e encaminhamento dos atestados de frequência dos servidores, estagiários e outros, bem como acompanhamento de produtividade quando solicitado;
XV. Expedição de certidões de não localização de autos físicos;
XVI. Expedição de certidões de objeto e pé, quando inviável a obtenção via sistema informatizado;
XVII. Requisição e acompanhamento da contratação de estagiários a pedido do Chefe de cada equipe de trabalho e do magistrado quanto aos respectivos gabinetes;
XVIII. Identificação dos serviços deficitários ou menos desenvolvidos, comunicando ao Juiz Coordenador, o qual buscará medidas necessárias ao seu aprimoramento;
XIX. Preenchimento e/ou encaminhamento dos relatórios de movimentos judiciários, quando exigidos;
XX. Quaisquer outros serviços que, preponderantemente, guardem relação com a tarefa segmentada disciplinada neste artigo;
Art. 8º. A tarefa segmentada de autuação compreenderá as seguintes subtarefas:
I. Os serviços referentes ao recebimento e processamento das petições iniciais de ações e incidentes;
II. Conferências necessárias, inerentes à regularidade das peças e documentos que acompanham as petições iniciais e taxonomia;
III. Cadastro de partes e advogados;
IV. Cadastro de bens objeto da ação, como p. ex., cadastramento de veículos em Ação de Busca e Apreensão;
V. Conclusão inicial ao magistrado respectivo, inclusive nas Cartas Precatórias que exijam pronta intervenção judicial, como p. ex., designação de audiências ou a nomeação de Peritos para avaliação de bens;
VI. Sinalizar e encaminhar prontamente as conclusões iniciais de natureza urgente;
VII. Remessa de Cartas Precatórias que não exijam a atuação do magistrado (de mera intimação ou citação), após conferências regulares, à equipe de trabalho pertinente;
VIII. Quaisquer outros serviços que, preponderantemente, guardem relação com a tarefa segmentada disciplinada neste artigo;
Art. 9º. A tarefa segmentada de atendimento compreenderá as seguintes subtarefas:
I. A interlocução de partes, advogados, Defensoria e Ministério Público com a Secretaria Unificada, inclusive quanto ao recebimento de autos físicos e, sendo necessário, a remessa para a Equipe de Trabalho correspondente;
II. Atendimento e acompanhamento de partes e advogados, no balcão físico ou virtual ou, ainda, por telefone, e-mail ou qualquer outro aplicativo de comunicação;
III. Guarda, carga, recebimento e desarquivamento de processos físicos remanescentes;
IV. Quaisquer outros serviços que, preponderantemente, guardem relação com a tarefa segmentada disciplinada neste artigo;
Art. 10. A tarefa segmentada de movimentação processual compreenderá as seguintes subtarefas:
I. Execução de todos os atos de movimentação processual, cumprimento, impulso ordinatório adequado e pertinente nos autos físicos ou eletrônicos, preponderantemente a partir do recebimento do despacho inicial, mesmo que se trate de emenda;
II. Cumprimento das ordens judiciais exaradas nos autos respectivos, inclusive em Cartas Precatórias;
III. Cumprimento imediato das ordens judiciais sinalizadas como urgentes;
IV. Juntada de petições em autos físicos, encaminhando-os adequadamente para conclusão ao magistrado ou dando o impulso ordinatório pertinente;
V. Juntada de documentos e/ou peças nos autos eletrônicos;
VI. Digitalização e/ou juntada de documentos recebidos fisicamente aos respectivos autos físicos ou eletrônicos, encaminhando-os adequadamente;
VII. Conclusões ao magistrado respectivo, sinalizando e diligenciando aquelas reputadas como urgentes;
VIII. Diligências referentes ao cumprimento de Carta Precatória;
IX. Monitoramento, conferência e encaminhamento dos prazos vencidos de autos físicos e eletrônicos;
X. Monitoramento da devolução e/ou cumprimento e/ou juntada de correspondências, ofícios e mandados;
XI. Cobrança da devolução de mandados ainda não devolvidos;
XII. Gerenciamento das tarjas do processo que sinalizem, p. ex., prioridades, impedimentos, dentre outros;
XIII. Cumprimento e expedições das determinações judiciais contidas nos autos físicos ou eletrônicos;
XIV. Expedição de mandados, cartas precatórias, ofícios, manifestações e alvarás;
XV. Preparação de audiências, em qualquer modalidade, cadastrando-as no sistema informatizado pertinente, bem como promovendo as remessas, comunicações e intimações necessárias;
XVI. Importação das mídias de audiência ao sistema informatizado respectivo;
XVII. Publicações e intimações de partes e advogados;
XVIII. Intimação de peritos e auxiliares da justiça, gerando a respectiva senha de acesso, quando necessário;
XIX. Expedição de certidões, como p. ex., decurso de prazo, conferência, remessas etc.
XX. Conferência de prazos;
XXI. Conferência habitual de processos suspensos por força de pendência julgamento de Recurso Extraordinário ou Recurso Especial, bem como daqueles suspensos por força de paralisação imposta em Incidentes de Resolução de Demandas Repetitivas ou recursos repetitivos;
XXII. Quaisquer outros serviços que, preponderantemente, guardem relação com a tarefa segmentada disciplinada neste artigo;
Art. 11. A tarefa segmentada de acervo e arquivamento compreenderá as seguintes subtarefas:
I. Controle e acompanhamento de metas prioritárias do Conselho Nacional de Justiça;
II. Remessa de processo ao Juízo competente;
III. Devolução de Carta Precatória;
IV. Atos que importem na finalização do procedimento, posteriores à certidão de trânsito em julgado até final arquivamento, mesmo que provisório,– quando inexistente pendências ou requerimentos, como p. ex., cumprimento de sentença, impugnação, execução, mandado de averbação não expedido etc.;
V. A derradeira conferência de bens gravados com ônus antes do arquivamento definitivo, retornando os autos à Equipe de Trabalho correspondente em caso de pendência;
VI. Arquivamento direto do processo quando inexistente cumprimento de sentença ou qualquer outra pendência, quando a parte sucumbente estiver amparada pela gratuidade da justiça, certificando-se devidamente;
VII. Remessa à Contadoria para o cálculo das custas finais, quando pertinentes e desde que a parte sucumbente não esteja amparada pela gratuidade da justiça;
VIII. Intimação para recolhimento de custas finais nos autos dos processos findos, bem como as comunicações pertinentes em caso de inércia;
IX. Intimação da parte sucumbente em relação ao recurso de Agravo para recolhimento das custas remanescentes, bem como as comunicações pertinentes em caso de inércia;
X. Extração de cópias do julgamento do recurso de Agravo e sua juntada nos autos correspondentes, físicos ou eletrônicos;
XI. Quaisquer outros serviços que, preponderantemente, guardem relação com a tarefa segmentada disciplinada neste artigo;
Art. 12. Ao Juiz Coordenador competirá:
I. A representação e gestão administrativa da Secretaria Unificada, supervisionando os trabalhos, metas e objetivos;
II. Prezar pela harmonia entre os Juízes e os servidores integrantes das equipes de trabalho;
III. Acrescer, suprimir e/ou modificar as subtarefas para melhor adequá-las à realidade quantitativa e qualitativa das respectivas equipes de trabalho da Secretaria Unificada, seja por alteração intrínseca na própria tarefa segmentada, seja transferindo uma subtarefa entre tarefas segmentadas;
IV. Atribuir a mesma tarefa segmentada a mais de uma equipe de trabalho;
V. Atribuir subtarefas de uma mesma tarefa segmentada a mais de uma equipe de trabalho, como p. ex., em função de grande volume de determinadas subtarefas, poderá ser designada uma equipe de trabalho responsável especificamente por movimentação processual [subtarefas relacionadas à tutela de urgência e audiências] e outra equipe de trabalho para movimentação processual [subtarefas residuais];
VI. Atribuir mais de uma tarefa segmentada a uma equipe de trabalho;
VII. Redistribuir tarefas segmentadas entre as equipes de trabalho;
VIII. Implantar, se assim julgar conveniente, rodízio de tarefas segmentadas entre as equipes de trabalho;
IX. Reposicionar, ainda que verbalmente, servidores e estagiários entre as equipes de trabalho da Secretaria Unificada;
X. Dirimir questionamentos e/ou solicitações dos Juízes das Varas componentes;
XI. Durante o período de consolidação da implementação da Secretaria Unificada e, a seu critério, poderá designar o Chefe de uma das equipes de trabalho como Gestor da Secretaria Unificada, o qual será responsável por auxiliar a interlocução do Juiz Coordenador com as equipes de trabalho e demais Juízes, inexistindo exclusividade nessa condição;
XII. Promover a avaliação de desempenho individual e institucional dos servidores;
XIII – Expedir portarias definindo a composição das Equipes de Trabalho, estabelecendo suas atribuições inerentes às tarefas segmentadas e subtarefas; INCLUÍDO PELO ATO NORMATIVO Nº 605/2023 – DISP. 13/11/2023
XIV – Redistribuir, breve e provisoriamente, a força de trabalho da Secretaria Unificada para atendimento a situações excepcionais que demandem pronta e rápida resolução, desde que mantido o atendimento a situações de urgência (medidas liminares, alvarás etc.). INCLUÍDO PELO ATO NORMATIVO Nº 605/2023 – DISP. 13/11/2023
Art. 13. Disposições comuns às equipes de trabalho da Secretaria Unificada:
I. Não haverá hierarquia nem subordinação de uma equipe de trabalho em relação a outra, tampouco delas em relação ao Gestor designado pelo Juiz Coordenador;
II. Ao Chefe de cada equipe de trabalho, dentro de suas atribuições, competirá dirigir-se diretamente ao Juiz Coordenador ou por intermédio do Gestor, recebendo as instruções e diretrizes pertinentes;
III. O Chefe de cada equipe de trabalho atenderá ao magistrado da Vara componente, naquilo que lhe competir em relação à tarefa segmentada que lhe for própria, por intermédio do Gestor ou do Juiz Coordenador;
IV. Nos eventuais impedimentos e ausências, quando inexistente um substituto legal designado na própria equipe de trabalho, o Chefe da equipe de trabalho nº 1 será substituído pelo Chefe de trabalho da equipe nº 2 e assim sucessivamente; enquanto o Chefe da última equipe de trabalho será substituído pelo Chefe da equipe de trabalho nº 1;
V. Sob a supervisão do Juiz Coordenador, cada equipe de trabalho será responsável pela adoção de fluxos que implementem qualitativa e quantitativamente as subtarefas relacionadas, estabelecendo rotinas e elaborando modelos ordinatórios que lhes sejam próprios;
VI. Os servidores prezarão sempre pela harmonia entre as equipes de trabalho, respeitando-se mutuamente;
VII – Serão inteiramente obedecidas as disposições inerentes à prática de atos ordinatórios estabelecidos em manuais de rotina e em normas da CGJ e/ou Presidência. INCLUÍDO PELO ATO NORMATIVO Nº 605/2023 – DISP. 13/11/2023
Art. 14. Disposições comuns aos Juízes, cujas Varas integram a Secretaria Unificada:
I. Os Juízes poderão se dirigir ao Juiz Coordenador ou ao Gestor para requisitar a adoção e implementação de medidas e rotinas nos atos que lhes sejam relacionados, sem prejuízo de poderem se dirigir diretamente ao Chefe da equipe de trabalho respectiva;
II. Ao proferir ordens e atos judiciais, sempre que possível deverá haver a sinalização com etiquetas de movimento para que seja facilitada a identificação da tarefa segmentada e sua subtarefa, favorecendo a filtragem pelo servidor por ela responsável; p. ex., ao designar uma audiência, o processo poderá ser sinalizado com a etiqueta “audiência”, a fim de que, dentro da equipe de trabalho responsável pela tarefa segmentada de movimentação processual, seja pronta e imediatamente reconhecida pelo servidor responsável por esta ou aquela subtarefa; REVOGADO PELO ATO NORMATIVO Nº 605/2023 – DISP. 13/11/2023
III. As atribuições judiciais e respectivas competências inerentes aos Juízes de cada Vara componente não são afetadas pela implementação da Secretaria Unificada;
IV. Permanecem inalteradas as regras de substituição automática de Juízes, de modo que um Juiz continuará sendo substituto legal do mesmo Juiz substituído, ainda que de trate de Vara componente de outra Secretaria Unificada ou Isolada;
Art. 15. O presente Ato Normativo não revoga as diretrizes nem determinações a respeito de procedimentos e fluxos informatizados dos sistemas eletrônicos contidos em Manuais de Rotinas e em outras normas da Presidência ou Corregedoria Geral da Justiça, apenas relaciona a execução fragmentada de tarefas e subtarefas a grupos de servidores de Secretarias que foram unificadas, substituindo o anterior ciclo completo feito isoladamente por cada Secretaria de Vara.
Art. 15. Recomendações aos Juízes, cujas Varas integram a Secretaria Unificada: ALTERADO PELO ATO NORMATIVO Nº 605/2023 – DISP. 13/11/2023
Parágrafo único. Proferido o ato judicial, antes da devolução dos autos pelos Gabinetes, recomenda-se a colocação de etiquetas padronizadas de movimento.
I – A presente recomendação se refere unicamente aos processos movimentados e, obviamente, não atingem outras etiquetas de rotina pertinentes a cada Gabinete;
II – A colocação de etiquetas padronizadas de movimento permitirá a pronta identificação da tarefa segmentada e/ou subtarefa pela Equipe de Trabalho correspondente;
III – A título de exemplo, sugere-se a adoção das seguintes etiquetas padronizadas de movimento: a) GM- LIMINAR; b) GM-URGENTE; c) GM-PLANTÃO; d) GM-CITAÇÃO; e) GM-ALVARÁ ou RPV; f) GM-AUDIÊNCIA; G) GM-PERÍCIA etc.; IV – No prefixo “GM” o “G” significa que a etiqueta foi colocada pelo Gabinete e “M” que o ato judicial já foi proferido e os autos movimentados, buscando-se com isso diferenciar eventuais etiquetas já colocadas pela Secretaria que recorrentemente contenham as mesmas expressões, p. ex., alvará, liminar, audiência, dentre outras;
V – O Gabinete e as Equipes de Trabalho devem atentar para fluidez de modificação das etiquetas de movimento quando seu objetivo é exaurido. Exemplo: a Secretaria faz a conclusão inicial de um processo com requerimento de tutela de urgência, colocando a etiqueta “LIMINAR”, porém, a tutela de urgência é indeferida e o ato, por isso, torna-se uma citação simples. Aqui, recomenda-se que o próprio Gabinete substitua a etiqueta “LIMINAR” devolvendo à Secretaria com a etiqueta “GM-CITAÇÃO”, evitando-se confusão que poderia existir, dando-se uma urgência inexistente se eventualmente ainda permanecesse a etiqueta “LIMINAR”.
Art. 16. Este ato normativo entra em vigor em 15 de dezembro de 2022.
Art. 16 Para efeito exclusivo deste Ato Normativo, especialmente para a identificação de atribuições do Juiz Coordenador, dos Juízes e das Equipes de Trabalho, bem como para prevenir e solucionar conflitos, adotam-se os seguintes conceitos: ALTERADO PELO ATO NORMATIVO Nº 605/2023 – DISP. 13/11/2023
I – SUBTAREFA SIMPLES: é aquela cuja execução, mesmo em se tratando de vários atos, é realizada exclusivamente por uma Equipe de Trabalho apenas;
II – SUBTAREFA COMPLEXA: é aquela cuja execução exige a realização de dois ou mais atos sucessivos e/ou concomitantes, que em tese, podem gerar dúvida por conter em seu conteúdo subtarefas inerentes a duas ou mais Equipes de Trabalho distintas;
a) a subtarefa coplexa pode ser proveniente de ato judicial ou ato ordinatório originado na própria secretaria;
b) exemplo de subtarefa complexa proveniente de ATO JUDICIAL: o Juiz pode, no mesmo despacho, designar uma audiência e determinar a expedição de ofício a órgão público requisitando uma informação e, dependendo da configuração da Secretaria Unificada, a preparação de audiência e a expedição de ofícios seriam atribuições de Equipes de Trabalho distintas;
c) exemplo de subtarefa complexa proveniente de ATO ORDINATÓRIO: concomitante à intimação do autor para réplica, o réu protocoliza petição de cadastramento de novo advogado e, dependendo da configuração da Secretaria Unificada, a intimação para réplica e o cadastro de advogado podem ser atribuições de Equipes de Trabalho distintas;
III – CONFLITO DE ATRIBUIÇÃO: consiste na dúvida a respeito de qual Equipe será responsável pela execução da subtarefa apresentada;
IV – CONFLITO DE EXECUÇÃO: consiste na dúvida sobre o momento em que determinada Equipe de Trabalho executará a subtarefa complexa;
V – PRAZO PROCESSUAL é aquele que guarda relação com os atos pertinentes às partes e/ou terceiros interessados;
VI – PRAZO INTERNO é aquele que guarda relação imediata com o próprio órgão judiciário, como p. ex., prazo de devolução do mandado distribuído ao Oficial de Justiça, prazo para o Correio devolver ARs cumpridos etc.;
VII – MEDIDA ADMINISTRATIVA DE CONTROLE: qualquer tipo de reclamação ou providência que tenha preponderantemente o objetivo de controle e/ou fiscalização da atividade-fim do serviço jurisdicional, em especial, reclamações provenientes da Ouvidoria Judiciária, bem como qualquer procedimento da Presidência/TJES, Corregedoria/TJES ou Corregedoria/CNJ, como por exemplo, correições em qualquer modalidade, pedidos de providência, reclamações e procedimentos por excesso de prazos etc.
a) as medidas administrativas de controle são classificadas como sendo de responsabilidade: a.1) exclusiva do Gabinete, a.2) exclusiva da Secretaria Unificada ou a.3) de responsabilidade solidária entre Gabinete e Secretaria Unificada.
Art. 17 São disposições de prevenção e solução de conflitos entre as Equipes de Trabalho as seguintes: INCLUÍDO PELO ATO NORMATIVO Nº 605/2023 – DISP. 13/11/2023
I – Conflitos de qualquer natureza serão dirimidos pelo Juiz Coordenador, ainda que verbalmente;
II – Conflitos de atribuição serão dirimidos pelas disposições contidas na Resolução que criou e Ato Normativo que regulamentou as Secretarias Unificadas e, casuisticamente, pelas disposições da Portaria que define a composição das Equipe de Trabalho e suas atribuições;
III – CONFLITOS DE EXECUÇÃO nas subtarefas complexas devem ser resolvidos preferencialmente pelas próprias Equipes de Trabalho envolvidas com bom senso e equidade e, também, em sendo o caso, com os seguintes critérios de confrontação:
a) CRITÉRIO DE URGÊNCIA se refere à necessidade de que um ato seja prioritariamente executado em um momento antecedente ao outro;
1. exemplo: se um ato complexo contiver ordem de urgência, esta prepondera sobre as demais subtarefas, competindo à Equipe n.º 4 iniciar sua execução e, somente se for o caso, completá-la;
b) CRITÉRIO DE VOLUME: consiste na preponderância quantitativa de determinados atos inerentes a uma Equipe de Trabalho que pode atrair um ato isolado (ou poucos atos isolados) atribuído a outra Equipe de Trabalho;
1. exemplo: se o ato complexo contiver preponderantemente muitos atos inerentes à Equipe de Trabalho n.º 3 e apenas um que isoladamente e sem complexidade seja pertinente à Equipe de Trabalho n.º 04, recomenda-se seu integral cumprimento pela Equipe n.º 03, salvo se assim não recomendar a complexidade e/ou expertise e/ou celeridade do ato isolado.
c) CRITÉRIO DE RELEVÂNCIA MÍNIMA DO ATO ISOLADO: consiste na preponderância irrisória de determinado ato em relação à conclusão da subtarefa de maior relevância e/ou complexidade;
1. exemplo: se no decorrer dos atos preparatórios de audiência que é uma subtarefa de maior relevância, surgir um AR para ser juntado (cuja subtarefa seja de atribuição de outra Equipe), pode ser recomendado que sua juntada seja executada pela Equipe de Trabalho responsável pela preparação de audiências.
d) CRITÉRIO DE COMPLEXIDADE E EXPERTISE: consistem na especialização de determinada subtarefa a uma Equipe de Trabalho, que pode gerar dificuldade e/ou embaraço na execução por outra Equipe não habituada com a aludida subtarefa;
1. em razão da complexidade de apenas um dos atos, a execução de determinado ato simples e sem complexidade pode ser atraída à Equipe responsável pelo ato que demanda maior expertise – desde que, obviamente, disso não resulte prejuízos;
2. em razão da complexidade de dois atos distintos, pode não ser recomendável que uma Equipe assuma a execução de ambos os atos;
3. exemplo 1 em que se recomenda a execução das subtarefas complexas por uma única Equipe de Trabalho: a expedição de alvará, por demandar maior expertise, pode atrair a execução de um ato isolado simples, p. ex., cadastro de advogado;
4. exemplo 2 em que pode não ser recomendada a execução das subtarefas complexas por uma única Equipe de Trabalho: determinado processo com dois réus, onde um deles faz acordo e promove o pagamento em parcelas, enquanto o procedimento continua em relação ao outro réu, agora na fase de perícia – neste caso, dada a complexidade das subtarefas (perícia e alvará) pode ser recomendado que a execução da subtarefa não seja aglutinada e, portanto, que seja realizada por cada uma das Equipes de Trabalho em momentos distintos.
e) CRITÉRIO DE CELERIDADE: consiste em evitar a divisão de subtarefas entre as Equipes de Trabalho, para não prejudicar a celeridade do procedimento, desde que, obviamente, o ato isolado não seja complexo, nem demande expertise;
1. exemplo: se já iniciada a fase de perícia e surgir a necessidade de se expedir ofício ao CRGI, recomenda-se que a expedição seja também executada pela Equipe de Trabalho a que seja atribuída a subtarefa de perícia, pois a modificação da Equipe no meio da subtarefa de perícia pode gerar mais atraso ao procedimento.
f) CRITÉRIO DE MITIGAÇÃO DA PERDA DE MOMENTO OPORTUNO: consiste na necessidade de que determinada Equipe que já esteja realizando uma subtarefa complexa realize igualmente determinado ato isolado, evitando-se que a execução deste ato se perca no decorrer do procedimento;
1. exemplo: se quando da intimação do autor para réplica, o requerido protocoliza petição de cadastramento de advogado para receber intimações, recomenda-se que a leitura desta petição e respectivo cadastramento seja realizado pela Equipe de Trabalho de movimentação processual referente à intimação para réplica, em especial por conta da possibilidade de se perder a oportunidade de momento ideal para que a Equipe de Trabalho correspondente detecte posteriormente a aludida petição de cadastramento de advogado.
Art. 18 São disposições inerentes à execução e resposta das medidas de controle as seguintes: INCLUÍDO PELO ATO NORMATIVO Nº 605/2023 – DISP. 13/11/2023
I – A execução da medida de controle direcionada ao Gabinete competirá ao magistrado correspondente;
II – A execução da medida de controle direcionada à Secretaria Unificada será de responsabilidade do Juiz Coordenador e do chefe da Equipe de Trabalho correspondente;
III – A resposta à medida de controle direcionada ao Gabinete será expedida pelo Juiz correspondente;
IV – A resposta à medida de controle direcionada à Secretaria Unificada será expedida pelo Chefe da Equipe de Trabalho responsável pela tarefa segmentada de movimentação administrativa ou diretamente pelo Juiz Coordenador, podendo ser requisitadas verbalmente as informações necessárias ao Chefe da Equipe de Trabalho correspondente, inclusive, a certificação sobre os fatos.
Parágrafo único. As disposições deste artigo tem o propósito exclusivo de padronizar a execução e resposta e, por isso, não vinculam entendimento eventualmente diverso dos órgãos de controle.
Art. 19 O presente Ato Normativo não revoga as diretrizes nem determinações a respeito de procedimentos e fluxos informatizados dos sistemas eletrônicos contidos em manuais de rotinas e em outras normas da Presidência ou Corregedoria Geral da Justiça – apenas relaciona a execução fragmentada de tarefas e subtarefas a grupos de servidores de Secretarias que foram aglutinadas, substituindo o anterior ciclo completo feito isoladamente por Secretaria de Vara. INCLUÍDO PELO ATO NORMATIVO Nº 605/2023 – DISP. 13/11/2023
Vitória, 12 de dezembro de 2022.
Desembargador Fabio Clem de Oliveira
Presidente