Magistrados e servidores do Poder Judiciário devem ficar atentos ao período de chuvas para evitar perda de documentos
O período das chuvas chegou! O Tribunal de Justiça do Espírito Santo já começa a se preocupar com os alagamentos que podem ocorrer nos Fóruns e em todas as unidades Judiciárias do Estado. Dessa forma, a equipe da Coordenadoria de Gestão da Informação Documental faz as seguintes recomendações:
• Evitar guardar/armazenar documentos em locais como garagens, subsolos, e outros locais baixos que são os primeiros a serem inundados, durante enchente/alagamento;
• Se o local onde o acervo está armazenado, já tem ocorrência de inundações/alagamentos; colocar os documentos no andar ou local mais alto possível;
• Observar se o local onde o acervo está armazenado é próximo de rio, córrego ou outro semelhante, pois esses lugares durante uma enchente/alagamento são os primeiros a serem atingidos; armazenar esses documentos no andar ou local mais alto possível;
• Verificar se as calhas e drenos estão em bons estado de funcionamento, e realizar limpezas frequentes;
Em caso de inundações
Procedimentos a serem realizados na área atingida:
• Entrar nos locais inundados utilizando equipamentos de proteção individual (EPI’s), tais como luvas, botas, óculos de proteção, máscaras e, se possível, roupas emborrachadas;
• Fechar imediatamente o registro da água, em caso de desastre causado por rompimento de tubulação hidráulica;
• Recolher, cuidadosamente, com uma peneira de pedreiro, grande, revestida com tecido de algodão ou algum tipo de tela de nylon, os documentos que estejam a flutuar na inundação, antes de iniciar a operação de drenagem da água do local;
• Abrir pequenos buracos nas paredes para escoar a água em direção ao exterior da edificação, os quais deverão ser vedados tão logo o local esteja em condições de uso, ou seja, tenha sido limpo e desinfetado. Importante lembrar que as aberturas deverão ser feitas somente quando não houver mais perigo de novas enchentes imediatas;
• Drenar a água dos locais atingidos, utilizando bombas elétricas, nos casos em que o fornecimento de energia tenha sido normalizado. Ao realizar este procedimento, fazê-lo sob a orientação de um profissional capacitado e impedir a entrada de pessoas no local até que a bomba finalize a remoção da água, por existir o risco de choque elétrico;
• Remover a água residual com o auxílio de baldes, rodos e vassouras. Lavar o local com água e sabão e desinfetá-lo com etanol a 70%, conforme resolução SS-374, de 15 de dezembro de 1995, da Vigilância Sanitária do estado de São Paulo;
• Remover imediatamente o acervo dos espaços onde houver entrada de água da chuva. Na impossibilidade de remoção, cobrir o acervo atingido com lona plástica até que a chuva cesse. Este procedimento é fundamental para reduzir a quantidade de itens danificados pela água infiltrada em lajes e/ou paredes, evitando, dessa forma, expor o acervo durante todo o processo de escoamento;
• Reparar imediatamente todas as situações que causaram a entrada de água, em especial a desobstrução de calhas entupidas, tão logo existam condições meteorológicas favoráveis.
Procedimentos a serem aplicados para o resgate de documentos:
• Remover cuidadosamente o excesso de água dos volumes encadernados, colocando-os entre duas tábuas do mesmo tamanho e fazendo uma leve pressão. As tábuas deverão ser pressionadas em ambos os lados ao mesmo tempo, para reduzir a deformação provocada pelo inchamento da encadernação e do corpo do livro.
• Em seguida, colocar o documento encadernado aberto em posição vertical numa área arejada, por duas ou três horas, virando o encadernado alternadamente, ou seja, a parte que estava apoiada ficará para cima e vice-versa, sempre na posição vertical; utilizar ventiladores como apoio, porém, não direcioná-los diretamente para os documentos;
• Separar, sempre que possível, uma a uma as folhas ainda molhadas dos documentos, em papel do tipo couché ou semi-couché, para evitar o emblocamento (união das folhas entre si). O entrefolhamento desse tipo de papel deverá ser feito utilizando-se telas de nylon ou voile, material plástico ou papel encerado;
• Manusear, cuidadosamente, as folhas de papel molhadas, para evitar rasgos, considerando a baixa resistência física e mecânica do suporte;
• Secar os documentos atingidos apenas na borda com secadores elétricos, como os utilizados para secagem de cabelos, que tenham as opções de temperatura baixa e média. Este procedimento é mais indicado para pequenas quantidades de documentos molhados;
• Remover das peneiras, com cuidado e o mínimo de manuseio, os suportes de pano ou as telas com os documentos para evitar a sua ruptura, colocando-os sobre mesas até que fiquem totalmente secos e possam ser manuseados;
• Entrefolhar com papel do tipo mata-borrão os documentos manuscritos ou impressos com tintas solúveis. Na sua falta, utilizar papel toalha ou outro tipo de papel absorvente de cor branca.
Procedimento a serem evitados
• Não expor os documentos ao sol, para não causar danos às fibras, por oxidação, considerados irreversíveis;
• Não utilizar lâmpadas como fonte de calor para acelerar a secagem dos documentos em papel, a fim de evitar o ressecamento do suporte.
Dúvidas poderão ser sanadas na Seção de Arquivo: (27) 3224-1039 / (27) 3215-0364 / arquivogeral@tjes.jus.br
Secretaria de Engenharia e Gestão Predial também sugere a magistrados e servidores que observem os seguintes cuidados para a proteção de processos e equipamentos em seus locais de trabalho:
a) Caso haja no local a presença de goteiras, procure afastar mesas e equipamentos das mesmas;
b) Se possível procurar retirar do chão processos e(ou) outros elementos que possam ser prejudicados pela umidade;
c) Preferencialmente manter documentos e processos guardados em armários ou gaveteiros para protegê-los de possíveis danos;
d) Verificar sempre, ao sair do local de trabalho, se janelas e básculas estão devidamente fechadas para prevenir entrada de chuva em ventanias;
e) Dentro das possibilidades (recursos de mão-de-obra), favor verificar a limpeza das calhas de telhados e procurar mantê-las limpas evitando obstrução dos drenos pluviais e, consequentemente, o transbordo das águas para as áreas internas.