Biênio: 2010/2011
Ano: 2010
N°: 14
Data: 04/10/2010
Ato Normativo Conjunto 14/10 – Sistema Distribuição Eletrônica de Mandados
ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
GABINETE DA PRESIDÊNCIA
ATO NORMATIVO CONJUNTO Nº 14/2010
Os Excelentíssimos Senhores Desembargadores Manoel Alves Rabelo, Presidente do Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo; e Sérgio Luiz Teixeira Gama, Corregedor-Geral da Justiça, no uso de suas atribuições e;
CONSIDERANDO a necessidade de implementação de mecanismos de gestão de processos judiciais e administrativos;
CONSIDERANDO a necessidade de controle do tempo do processo visando ao atendimento da norma inserta no art. 5º, LXXVIII, da Constituição Federal;
CONSIDERANDO a possibilidade de redução da duração do processo e consequente celeridade processual em decorrência do uso de mecanismos de tecnologias da informação;
CONSIDERANDO o desenvolvimento pelo Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo de Sistema de Distribuição Eletrônica de Mandados;
RESOLVEM:
Instituir o Sistema de Distribuição Eletrônica de Mandados no Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, nos termos deste Ato Normativo.
DO SISTEMA DE DISTRIBUIÇÃO ELETRÔNICA DE MANDADOS
Art. 1º – Fica instituído o sistema de Distribuição Eletrônica de Mandados, desenvolvido pelo Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo como mecanismo administrativo para geração, distribuição, cumprimento, certificação e acompanhamento dos seguintes documentos expedidos pelo Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo:
I – mandados judiciais;
II – alvarás judiciais;
III – cartas precatórias;
IV – cartas de ordem;
V – cartas rogatórias;
VI – guias de execução criminal;
VII – ofícios e cartas com AR;
Parágrafo Único – A entrada em funcionamento de cada uma das comunicações listadas nos incisos acima, se dará na forma estabelecida no Anexo – Plano de Trabalho;
Art. 2º – O sistema de Distribuição Eletrônica de Mandados se comunicará eletronicamente com os demais sistemas utilizados pelo Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo de forma a permitir a sua utilização pelos usuários;
Parágrafo Único – A integração do e-jud será imediata, considerando que ele contempla mais da metade dos registros de processos em andamento junto Poder Judiciário do Estado; a integração com os demais sistemas se dará na forma estabelecida no Anexo – Plano de Trabalho;
DO CADASTRAMENTO DAS ÁREAS DE DISTRIBUIÇÃO DOS MANDADOS
Art. 3º – Os oficiais de justiça do Estado do Espírito Santo deverão, utilizando-se de seu login e senha, cadastrar no referido sistema, através de função própria, as regiões, macrorregiões ou áreas sob sua responsabilidade para cumprimento dos mandados;
Art. 4º – As áreas serão cadastradas de acordo com os critérios atualmente utilizados, devendo descer ao nível de informações necessárias ao funcionamento do sistema;
Parágrafo 1º – Nas comarcas onde houver distribuição igualitária entre os oficiais de justiça, sem a divisão desta em macrorregiões, regiões ou áreas, deverá ser cadastrada a comarca ou município ao qual esta se refira, sendo este o primeiro critério para a distribuição dos documentos;
Parágrafo 2º – Nas comarcas onde houver distribuição igualitária entre os oficiais de justiça, com divisão desta em macrorregiões, regiões ou áreas, estas serão cadastradas de acordo com a região da comarca da responsabilidade de cada oficial de justiça, sendo este o critério para a distribuição dos documentos;
Parágrafo 3º – Ao efetuar o cadastramento das macrorregiões, regiões ou áreas, no local destinado a tal finalidade, deverá ser informado se se trata de zona urbana ou rural;
Parágrafo 4º – Sempre que possível o cadastramento das áreas deverá descer ao nível de ruas, ou ao menor nível possível, de maneira a permitir a mais correta distribuição dos documentos;
Parágrafo 5º – O não cadastramento e atualização das informações pelos usuários caracterizará falta funcional do servidor responsável pelo cadastro;
Parágrafo 6º – Quando a Comarca ou município for dividida em áreas, regiões, macrorregiões ou qualquer outra forma de divisão para o cumprimento dos mandados, os Juízes Diretores do Fórum efetuarão a análise de relatório trimestral, a ser expedido pelo presente sistema, efetuando o redimensionamento necessário da regiões da comarca ou designando o número de oficiais de justiça necessários a manter a divisão equilibrada dos mandados, observados os critérios do número de mandados distribuídos, a distância da sede, calçamento das vias de acesso, dentre outros;
Parágrafo 7º – O rodízio das áreas, quando houver, se dará por sorteio entre as áreas existentes, devendo ser excluída no momento do sorteio a macrorregião, região ou área de atuação do oficial de justiça que estiver concorrendo, de acordo com a divisão da comarca, sendo que a ordem do sorteio observará o critério de antiguidade;
Parágrafo 8º – No caso do parágrafo anterior, será excluída a maior forma de divisão da área sob a responsabilidade do oficial de justiça que estiver concorrendo ao sorteio, de forma a impedir que que o mesmo oficial de justiça permaneça na mesma macrorregião, região ou área, anterior ao sorteio;
DO CADASTRO OBRIGATÓRIO DO ENDEREÇO DAS PARTES, TESTEMUNHAS E DAQUELES
A QUEM SE DESTINEM OS DOCUMENTOS JUDICIAIS
Art. 5º – É obrigatório o cadastro, pelos setores de protocolo e distribuição, cartórios, secretarias, oficiais de justiça e demais servidores do Poder Judiciário, nos sistemas de informação utilizados pelo Poder Judiciário do Estado, do endereço completo das partes, testemunhas e de forma geral quem deva ser comunicado dos atos praticados no processo, seja este judicial, administrativo ou de qualquer outra natureza;
Parágrafo 1º – Entende-se por endereço completo aquele composto com nome de rua ou logradouro, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP;
I – No caso de réus presos, o endereço deverá ser o nome do presídio, delegacia, ou órgão em que o réu estiver preso e deverá ser informado como logradouro;
Parágrafo 2º – O cadastro deve ser efetuado na primeira oportunidade de recebimento e manuseio dos documentos endereçados ao Poder Judiciário;
Parágrafo 3º – Não efetuado o cadastro na primeira oportunidade de recebimento dos documentos, este deverá ser efetuado no primeiro setor ou órgão que manusear o documento;
Parágrafo 4º – Os oficiais de justiça, quando do cumprimento dos mandados, deverão efetuar o cadastro ou a sua atualização, diretamente no sistema de Distribuição Eletrônica de Mandados na função destinada a tal finalidade, sem prejuízo de fazer constar tal informação em sua certidão;
Art. 6º – A impossibilidade de cadastramento do endereço completo deverá ser certificada pelo Diretor de Distribuição, quando do protocolo do documento, e pelo Secretário ou Escrivão responsável pelo setor a quem competir o cadastramento, após o seu recebimento no setor;
Art. 7º – A falta de endereço completo não impedirá a confecção e distribuição dos mandados, devendo esta se dar pelos critérios estabelecidos no sistema de Distribuição Eletrônica de Mandados;
DOS CRITÉRIOS PARA DISTRIBUIÇÃO CONSTANTES NO SISTEMA DE DISTRIBUIÇÃO
ELETRÔNICA DE MANDADOS E SUA REDISTRIBUIÇÃO
Art. 8º – O sistema de Distribuição Eletrônica de Mandados observará os seguintes critérios e ordem para a distribuição dos documentos e as suas diversas combinações, tendo como base os dados constantes nos endereços das partes:
1 o CEP;
2 o número;
3 a Rua ou Logradouro;
4 o Bairro;
5 a Cidade; e,
6 – Estado;
Parágrafo 1º – A distribuição do documento será feita de forma eletrônica levando-se em consideração a maior quantidade de informação constante do cadastro de endereços, como forma de propiciar a distribuição mais objetiva e correta do documento ao oficial de justiça responsável pelo seu cumprimento;
Parágrafo 2º – Sempre que a distribuição não se der pelo critério mais objetivo, deverá o oficial de justiça a quem coube a distribuição, ao cumprir a diligência, levantar a maior quantidade de dados possíveis referente ao correto e completo endereço, e efetuar sua atualização;
Parágrafo 3º – Ao efetuar a atualização do endereço do destinatário da comunicação expedida e sendo este pertencente a área diversa da sua, o sistema permitirá ao oficial de justiça efetuar a redistribuição. Neste caso, o oficial de justiça que efetuar a redistribuição deverá efetuar a entrega do mandado, a tudo certificado através da função existente, à Central de Mandados ou diretamente ao oficial de justiça a quem o documento foi redistribuído no prazo máximo de 24 (horas) como forma de não frustrar o objetivo do documento;
Parágrafo 4º – Sendo entregue na Central de Mandados, esta deverá depositar o mandado na pasta ou escaninho destinado ao oficial de justiça a quem coube a distribuição, no mesmo dia do recebimento, contando o prazo para cumprimento a partir desta data;
DA DISTRIBUIÇÃO DE MANDADOS NA COMARCA DA CAPITAL
(JUÍZOS DE VITÓRIA, VILA VELHA, CARIACICA, SERRA E VIANA) E DAS CARTAS PRECATÓRIAS E DE ORDEM
Art. 9º – Os mandados expedidos em qualquer das comarcas da capital, cujo endereço do destinatário seja alguma das demais comarcas da capital, serão distribuídos levando-se em consideração a divisão das áreas da comarca destinatária dos documentos;
Art. 10 – No caso do artigo anterior, com a distribuição os mandados serão enviados eletronicamente à central de mandados, ou outro local designado pelo Juiz Diretor do Fórum, onde serão impressos e disponibilizados ao oficial de justiça a quem coube a distribuição;
Parágrafo 1º – Os documentos gerados e distribuídos na forma dos artigos 9º e 10, enquanto não for disponibilizado servidor e instalado os equipamentos suficientes para sua impressão na central de mandados, serão impressos nos cartórios e/ou secretarias expedidores e entregues à Direção do Fórum para que sejam encaminhados, no prazo de 24 horas, à central de mandados das comarcas destinatárias para que estas efetuem a entrega dos documentos aos oficiais de justiça a quem coube a distribuição dos mesmos;
Parágrafo 2º – Os prazos para cumprimento iniciarão sua contagem a partir da data da entrega dos documentos citados no parágrafo anterior, na central de mandados da comarca destinatária;
Art. 11 Efetuada a diligência determinada, o oficial de justiça a quem coube a distribuição na comarca destinatária, devolverá o documento na Direção do Fórum;
Art. 12 Recebidos os documentos, após efetuadas as diligências pelo oficial de justiça, o Juiz Diretor do Fórum da comarca destinatária providenciará a devolução dos mesmos às comarcas que os remeteram, podendo para tanto, utilizar-se dos veículos disponibilizados para atendimento das comarcas;
Art. 13 A devolução dos documentos às comarcas remetentes observará a melhor forma de divisão do trabalho definida pelos Diretores do Fórum;
Parágrafo 1º – Os documentos devolvidos na forma do Art. 13, deverão ser entregues na central de mandados da respectiva comarca para que efetue a devolução ao órgão expedidor do documento;
Parágrafo 2º – A central de mandados que receber os documentos, na forma do Parágrafo 1º deste artigo, terá o prazo de 24 (vinte e quatro) horas para efetuar sua entrega ao órgão expedidor;
Parágrafo 3º – A determinação constante do caput deste artigo deverá ser observada tão logo todos os órgãos, cartórios ou secretarias, das comarcas pilotos de Vila Velha e Serra entrem em funcionamento, no prazo estabelecido no plano de trabalhos, estendendo-se às demais comarcas da grande Vitória, tão logo estas entrem em funcionamento no sistema;
Parágrafo 4º – No caso do parágrafo anterior, os Juízes Diretores dos Fóruns, deverão realocar os oficiais de justiça das comarcas expedidoras dos documentos, que atualmente sejam responsáveis por áreas das comarcas destinatárias, designando-os para as áreas da comarca na qual estejam lotados;
Parágrafo 5º – No caso do parágrafo anterior, o Juiz de Direito Diretor do Fórum deverá, quando da localização dos oficiais de justiça, observar as áreas que estejam abertas ou com deficiência de oficiais de justiça, designando os demais oficiais de justiça, um para cada uma das áreas restantes, e não havendo áreas abertas, um oficial de justiça para cada uma das áreas existentes, respeitadas e observadas a necessidade do serviço, e ainda o disposto no Parágrafo 6º do Art. 4º deste Ato;
Art. 14 As Cartas Precatórias e Cartas de Ordem, após confeccionadas pelos cartórios, órgãos ou secretarias deprecantes, serão distribuídas aos órgãos, cartórios ou secretarias deprecados através do sistema de distribuição eletrônica de processos;
Parágrafo 1º – Com a distribuição os documentos serão apresentados eletronicamente ao Juízo deprecado competente para a prática do ato que os assinará através de certificado digital;
Parágrafo 2º – Assinados, os documentos serão distribuídos eletronicamente ao oficial de justiça a quem competir o cumprimento, observadas as regras constantes do artigo 3º e seguintes deste Ato, devendo os mesmos ser impressos no cartório, órgão ou secretaria, cujo magistrado determinou o cumprimento, e entregues na central de mandados para acesso do oficial de justiça;
Parágrafo 3º – Praticados os atos determinados, os cartórios, órgãos, secretarias ou o oficial de justiça, os documentos serão devolvidos através do malote e enviados eletronicamente ao cartório, órgão ou secretaria deprecantes;
Art. 15 As custas e despesas referentes às cartas precatórias e de ordem, obedecem as regras contidas no Código de Normas;
DOS MANDADOS DE PRISÃO, DE INTIMAÇÃO E CITAÇÃO DE RÉUS PRESOS E ALVARÁS DE SOLTURA
E DE INTERNAÇÃO E DAS GUIAS DE EXECUÇÃO CRIMINAL
Art. 16 – Os mandados de prisão, de intimação, de internação e citação de réus presos expedidos, serão enviados eletronicamente ao órgão do Poder Executivo responsável pelo seu cumprimento;
Art. 17 – Os mandados enviados na forma do artigo anterior, também serão distribuídos aos oficiais de justiça responsáveis pelo seu cumprimento, no caso de prisão decorrente de prestação alimentícia, busca e apreensão de menor e demais casos previstos em lei;
Art. 18 – Os alvarás de soltura e de internação expedidos serão enviados eletronicamente ao órgão do Poder Executivo onde o destinatário encontre-se preso, responsável pelo seu cumprimento;
Art. 19 – Os alvarás de soltura e de internação enviados na forma do artigo anterior, serão distribuídos às comarcas onde houverem sido instaladas as centrais de alvarás, cabendo a distribuição e cumprimento ao oficial de justiça desta comarca, responsável pela referida área, enquanto não for possível o atendimento integral da determinação contida no Art. 18;
Art. 20 – As guias de execução criminal, após geradas e certificadas nos sistema próprio, serão enviadas eletronicamente para as comarcas, varas ou secretarias, com competência para o seu processamento, devendo ali serem impressas para a formação do processo, enquanto sua tramitação não se der por meio integralmente eletrônico;
DOS DOCUMENTOS DESTINADOS AO PODER JUDICIÁRIO
Art. 21 – Os documentos destinados ao Poder Judiciário deverão conter os dados de endereçamento completos de seus signatários e, de forma geral, de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas neles citados, dos quais dependam, em qualquer tempo, da comunicação da prática de ato judicial ou administrativo;
Art. 22 – A falta ou incompletude de qualquer informação nestes documentos que impliquem o retardo na prática do ato a que se destina será de exclusiva responsabilidade do signatário do documento, não podendo, nestes casos, ser atribuído ao Poder Judiciário ou aos seus servidores;
Art. 23 – Quando estes documentos destinarem-se a formação de procedimento ou processo judicial o seu signatário deverá obrigatoriamente informar qual a forma que pretende ver comunicada a parte interessada, na forma estabelecida pelo Código de Processo Civil, ou legislação aplicável ao caso;
Art. 24 – Não indicada a forma de comunicação processual pretendida será observada a regra geral estabelecida na legislação processual vigente na ocasião da prática do ato;
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 25 A expedição de mandados observará o contido no Código de Normas (art. 174 e SS), devendo o sistema de distribuição eletrônica de mandados gerar relatórios circunstanciados quanto ao atendimento dos prazos para sua expedição de modo a permitir ao chefe de secretaria ou escrivão e ao Juiz a gestão do trabalho decorrente das atividades cartorárias;
Art. 26 – Os mandados, alvarás e demais documentos destinados a comunicação dos atos processuais deverão ser confeccionados e expedidos utilizando-se, preferencialmente, os modelos corporativos constantes dos sistemas de informação do Poder Judiciário do Estado, como forma de permitir a interação entre os sistemas;
Art. 27 – Haverá um modelo padrão “geral” para cada ato a ser comunicado, que deverá ser utilizado na geração do documento quando não houver modelo corporativo;
Parágrafo único – O próprio ato a ser comunicado poderá ser utilizado como mandado, ou ato de comunicação, devendo, para tanto, o signatário assim determinar no próprio documento e ser utilizado o modelo existente para tanto quando da geração do mandado;
Art. 28 – Serra e Vila Velha, na comarca da capital, e Colatina, comarca de Terceira Entrância, serão os projetos pilotos para os primeiros 60 (sessenta) dias de funcionamento do sistema;
Art. 29 – A partir da publicação deste Ato Normativo, todos os órgãos e setores do Poder Judiciário do Espírito Santo, abrangidos por este Ato, deverão efetuar os cadastros nele descritos, como forma de permitir o funcionamento do sistema ao final do prazo definido no artigo anterior;
Art. 30 – O Poder Judiciário, caso não exista, firmará convênio com os órgãos do Poder Executivo para que estes recebam os ofícios e intimações eletronicamente, sem a necessidade de realização de diligências;
Art. 31 – O descumprimento dos prazos estabelecidos neste Ato, ou o não atendimento às determinações nele contidas implicará em abertura de processo administrativo para apuração de responsabilidade;
Parágrafo único – O CPD expedirá 02 (dois) relatórios, o primeiro 05 (cinco) dias antes de findar os prazos estabelecidos para cadastramento de áreas e geração dos documentos, e o segundo um dia após o vencimento do prazo referido, e os encaminhará ao Juiz Diretor dos Fóruns para que providencie, no caso do primeiro relatório, a finalização do cadastramento na data aprazada, e no caso do segundo, abertura de procedimento administrativo aos faltosos;
Art. 32 – O cartório ou secretaria deverão manter em arquivo digital ou digitalizar os documentos que devam acompanhar os mandados, guias de execução criminal, cartas precatórias, rogatórias ou de ordem, e anexar os arquivos no formulário e local próprios para que sejam enviados juntamente com os documentos de comunicação expedidos;
Parágrafo 1º – A regra instituída no caput deste artigo será observada para todas as comunicações processuais que devam se fazer acompanhar de cópia de documentos, atos ou peças processuais;
Parágrafo 2º – Os documentos, atos ou peças processuais deverão ser salvas em arquivos digitais ou digitalizadas para que possam ser anexados aos mandados, ofícios, cartas precatórias, guias de execução criminal ou quaisquer outro documento destinado a comunicação do ato processual, e enviados juntamente com estes;
Art. 33 – Os cartórios ou secretarias que ainda não possuam aparelho de digitalização utilizarão os aparelhos existentes que se encontrem em qualquer outro cartório ou secretaria, devendo estes prestar auxílio e franquear a sua utilização àqueles;
Parágrafo único – O CPD providenciará a criação de rotinas de modo a tornar mais fácil a utilização dos aparelhos de digitalização a serem utilizados de modo compartilhado;
Art. 34 – O CPD providenciará a imediata instalação de aparelhos de digitalização nas Comarcas da Grande Vitória e Comarcas de Terceira Entrância, e planejará a aquisição dos equipamentos necessários ao atendimento da demanda, confeccionando, para tanto, o devido projeto básico;
Art. 35 – A SESTAJU/DITRI, juntamento com o CPD, elaborará calendário para treinamento dos servidores, de modo a atender os prazos de instalação estipulados no Anexo – Plano de Trabalho;
Parágrafo 1º – Os treinamentos a serem realizados nas comarcas de interior deverão observar as regiões ou zonas judiciais existentes, concentrando os servidores das comarcas de primeira e segunda entrância, para treinamento nas comarcas de terceira entrância,
Parágrafo 2º – A SESTAJU/DITRI e CPD deverão selecionar, entre os servidores que efetuarem os treinamentos, servidores multiplicadores para que estes participem dos treinamentos dos demais servidores;
Art. 36 – Fica desde logo autorizado o pagamento das diárias aos servidores que ministrarem os treinamentos nas comarcas, devendo ser apresentada a Diretoria Geral do Tribunal o quadro com nome, função, dia e local de treinamento, de acordo com a disponibilidade orçamentária;
Art. 37 – Este Ato entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se disposições em contrário.
PUBLIQUE-SE. CUMPRA-SE.
Vitória, 01 de outubro de 2010.
Desembargador MANOEL ALVES RABELO
Presidente do Tribunal de Justiça do Espírito Santo
Desembargador SÉRGIO LUIZ TEIXEIRA GAMA
Corregedor-Geral de Justiça
ANEXO – PLANO DE TRABALHO
I – Documentos a serem expedidos e prazos para início das atividades:
a – mandados judiciais: com o início das atividades do sistema;
b – alvarás judiciais: 30 dias após o início das atividades do sistema;
c – cartas precatórias e guias de execução criminal: 40 dias após o início das atividades do sistema;
d – cartas de ordem e rogatórias: 50 dias após o início das atividades do sistema;
e – ofícios: 60 dias após o início das atividades do sistema;
II – Prazo para implantação do sistema:
a – Comarcas Piloto Vila Velha e Serra:
a.1 – Vila Velha: 30 dias, contados da publicação, para que todos os cartórios adequem-se e expeçam os mandados pelo sistema;
a.2 – Serra: 60 dias, contados da publicação, para que todos os cartórios adequem-se e expeçam os mandados pelo sistema;
b – Demais Comarcas da Grande Vitória:
b1 – Vitória, Cariacica e Viana: 100 dias , contados da publicação, para que todos os cartórios adequem-se e expeçam os mandados pelo sistema;
c – Comarcas de Terceira Entrância:
c.1 – Colatina – Comarca Piloto: 30 dias, contados da alínea a.2, item II, para que todos os cartórios adequem-se e expeçam os mandados pelo sistema;
c.2 – Demais Comarcas de Terceira: 120 dias, contados da alínea a.2, item II, para que todos os cartórios adequem-se e expeçam os mandados pelo sistema;
c.3 – Comarcas de Segunda e Primeira entrâncias: 180 dias, contados da alínea a.2, item II, para que todos os cartórios adequem-se e expeçam os mandados pelo sistema;
II – Treinamentos:
a – Conforme escala a ser confeccionada pela SESTAJU/DITRI, devendo os responsáveis pelo referido setor efetuar a inscrição automática dos servidores, informando-os a data do treinamento;
III – Prazos para cadastramento das regiões, macrorregiões, ou áreas, pelos oficiais de justiça:
a – Vila Velha e Serra: 10 dias contados da publicação deste ato;
b – Colatina: 25 dias contados da publicação deste ato;
1
c – Demais comarcas de terceira entrância: 30 dias contados da publicação deste ato;
d – Comarcas de Segunda e primeira entrância: 30 dias contados da publicação deste ato;
IV – MANDADOS DE PRISÃO, INTIMAÇÃO (RÉU PRESO), CITAÇÃO (RÉU PRESO), ALVARÁS DE INTERNAÇÃO E ALVARÁS DE SOLTURA:
a – 30 dias para mapeamento, levantamento e conclusão do formato a ser utilizado, com expedição eletrônica desses documentos ao órgão do Poder Executivo responsável pelo seu cumprimento;
b – 60 dias para finalização para operacionalização do item a e início das atividades nas comarcas pilotos;
c – 90 dias para atendimento a todas as comarcas da grande Vitória;
d – 120 dias para atendimento a todas as comarcas de terceira entrância;
e – 180 dias para atendimento a demais comarcas;
Obs.: os prazos estabelecidos neste plano de trabalho poderão sofrer alterações, devendo os responsáveis pela conclusão do desenvolvimento das ativadades justificar tal necessidade.