O magistrado Salomão Elesbon fala sobre benefícios dos atos conjuntos, funcionamento do sistema e limitações.
Os atos conjuntos passaram a figurar com regularidade no cotidiano de trabalho do juiz Salomão Akhnaton Elesbon quando o magistrado passou a atuar na 1ª Vara de Família de Colatina, há pouco mais de quatro anos. “Na época, detectamos a necessidade de maior colaboração do gabinete em relação às atividades do cartório, pois esse apresentava um déficit histórico no seu quantitativo de servidores e dedicava uma parcela significativa do tempo útil ao atendimento direto a partes e advogados”, relatou o juiz.
Após o relato de magistrados mais experientes, que haviam obtido resultados favoráveis com a implementação dos atos judiciais dinâmicos, o juiz Salomão se tornou adepto do modelo ao perceber que, “com as ferramentas eletrônicas já disponíveis no e-JUD e no sistema de central de mandados, a confecção dos atos, que até então envolvia uma grande carga de pesquisa manual dos dados do processo (nomes das partes, endereços etc.), poderia ser automatizada”, explicou.
E acrescentou, “compor um despacho que fizesse as vezes de mandado não agregava um grau maior de dificuldade do que o já implicado na elaboração do mesmo pronunciamento em um editor de texto comum. Não consumia tempo significativo do gabinete, mas poupava esforço da serventia em larga escala”.
-Quais os benefícios da utilização dos atos judiciais conjuntos para o magistrado?
Os benefícios não são exclusivos para o magistrado, mas para toda a unidade judiciária, considerada em seu conjunto. A prática de atos com essa conformação evita o que atualmente se concebe como um dos maiores entraves à gestão eficiente dos processos que é a elevada carga de “retrabalho”, de reprocessamento manual de informações já analisadas e manuseadas em outras etapas do processo de decisão e cumprimento. Em essência, os atos judiciais conjuntos, a exemplo dos despachos/mandados, despachos/precatórias e outros similares criam uma ponte, que abrevia a tramitação entre a expedição do comando judicial e o seu cumprimento efetivo, eliminando a necessidade de atos intermediários de cunho essencialmente burocrático e, no mais das vezes, prescindíveis.
-É possível perceber melhoria no tempo de tramitação dos processos?
O ganho de tempo em cada processo considerado individualmente é perceptível, notadamente em suas fases iniciais, que de regra envolvem múltiplos atos de comunicação. As audiências, por exemplo, apresentam a peculiaridade de exigirem a observância de um período máximo e mínimo de antecedência na expedição do mandado, por força do código de normas. Ao eliminar a necessidade de expedição do mandado de citação ou intimação pelo cartório, torna-se mais fácil para a unidade respeitar essa antecedência e agendar atos com maior proximidade, sem ferir os marcos temporais estipulados pela CGJ-ES. Mas o maior ganho é coletivo, no panorama geral, pois a realização concentrada do pronunciamento decisório e da expedição do documento que importará na sua execução final, em uma só tarefa, dispensam o cartório de atividades meramente formais (elaboração do documento, encaminhamento do documento à subscrição do juiz, entrega à central de mandados, recebimentos e remessas em cada uma dessas etapas etc.), permitindo que a unidade se concentre em outras de igual ou maior importância.
-Como é o funcionamento do sistema?
Nossos atos são praticados com o emprego das funcionalidades de emissão de documentos, no ejud1, e de emissão de mandados, no sistema da central de mandados. A utilização dos sistemas é bastante intuitiva e consiste fundamentalmente na indicação do número do processo, na escolha do modelo adequado ou alimentação do próprio modelo do magistrado e, quando necessário, na edição do texto apresentado como padrão. O ejud1, recentemente, passou a permitir a emissão de documentos do magistrado em lote, o que apresenta grande potencial de ganho em termos de tempo. A central de mandados, por seu turno, dispõe da facilidade de contemplar a elaboração de uma minuta, para posterior conferência e assinatura. No sistema da central há, ainda, o destaque de que o mandado já é distribuído diretamente ao oficial de justiça, pronto para ser cumprido, sem intervenção do cartório e da central física de distribuição, bastando a entrega dos anexos físicos, quando necessário (os anexos também podem ser digitalizados e encaminhados via sistema). Potencialmente, a depender do grau de congestionamento da unidade judiciária, isso representa uma economia de semanas na tramitação dos documentos entre gabinete, cartório e central de mandados/oficiais de justiça!
-Há alguma limitação?
Há um pressuposto da utilização eficiente dessa metodologia: os dados do processo devem ser mantidos o mais atualizados possível! As comunicações de mudança de endereço, alterações nos dados das partes e demais envolvidos precisam ser imediatamente lançadas pelo cartório nos respectivos sistemas, de sorte que, ao manusear o processo, o gabinete tenha segurança de que a informação é atual! A ideia central, como dito, é extirpar o retrabalho. Se o analista judiciário já se deparou com um dado novo relevante ou com uma incorreção que mereça reparo, deve ajustar o registro no sistema e não postergar essa tarefa para o gabinete. O mesmo se passa com os oficiais de justiça, no tocante à central de mandados, que permite essa alimentação independente. Cada qual tem um papel relevante, para que as tarefas não se multipliquem. Uma vez que isso se transforme em uma rotina de trabalho, há um leque enorme de possibilidades.
Podemos salientar, ainda, a necessidade de aprimoramento constante do rol de documentos dos sistemas e-jud e central de mandados, para a incorporação gradual de novos modelos de atos dinâmicos. Isso não chega a ser um fator limitador atualmente, porque há a possibilidade de alimentação dos textos próprios do magistrado, copiados de seu editor, utilizando os modelos mais genéricos dos sistemas, tais como “despacho/mandado padrão juiz partes sem testemunha” e outros similares. Mas a evolução gradual da lista de atos frequentes no cotidiano forense pode representar um ganho adicional de tempo na execução dessa tarefa.
Por fim, cabe a sugestão de que o e-jud possibilite a utilização de assinatura eletrônica dos documentos, em lote, tal como se procede na central de mandados e no ejud2, hoje descontinuado, porque isso melhoraria notavelmente a interação entre assessores e juízes na elaboração desses atos.
Vitória, 05 de novembro de 2014
Assessoria de Imprensa e Comunicação Social do TJES
Texto: Elza Silva | elcrsilva@tjes.jus.br