Normativa trata da classificação e temporalidade dos processos judiciais.
O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade Unificada dos Processos Judiciais do Poder Judiciário do Espírito Santo (PCTTUPJ/PJES) foi instituído por meio da Resolução nº 56/2015, publicada no Diário da Justiça Eletrônico (e-diario) nesta sexta-feira. Os processos com decisões transitadas em julgado serão definitivamente arquivados quando não necessitarem de diligência do juízo processante, da secretaria da unidade judiciária respectiva e de terceiros designados para atuar na lide ou alcançados pelo julgado.
O arquivamento definitivo de processos judiciais nas Comarcas e no Tribunal de Justiça será precedido: da classificação dos processos judiciais, de acordo com os critérios estabelecidos no PCTTUPJ/PJES; e do preenchimento e subsequente juntada ao feito respectivo da Lista de Verificação para Baixa Definitiva e Arquivamento de Autos. Os processos judiciais recebidos pela Seção de Arquivo e Memória do Judiciário após o decurso de 30 dias, contados a partir da data de publicação da resolução, que não estiverem classificados de acordo com os critérios estabelecidos serão devolvidos à unidade jurisdicional de origem, para o cumprimento das disposições.
A remessa dos processos judiciais findos para a Seção de Arquivo e Memória do Poder Judiciário será precedida da autorização para recolhimento do acervo e deverá seguir o disposto no Ato Normativo nº 082/2013. O cadastramento dos processos antigos no Sistema é obrigatório e deverá ser realizado pela unidade jurisdicional onde tramitou a ação.
São de guarda permanente, e não poderão ser eliminados, ainda que sejam digitalizados, os processos judiciais: cuja destinação seja a guarda permanente, de acordo com as disposições da PCTTUPJ/PJES; autuados no Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo até a data de 15/10/1988; que constituam precedente de súmula, incidente de uniformização de jurisprudência, arguição de inconstitucionalidade, recursos repetitivos ou repercussão geral; criminais que gerarem decisões condenatórias, inclusive os de competência dos juizados especiais, pela possibilidade de interposição de revisão criminal; selecionados pela CPAD em razão de seu valor secundário, nos termos do art. 6º desta resolução; selecionados como amostra estatística representativa do universo de processos judiciais findos destinados à eliminação. Os processos judiciais de guarda permanente serão identificados por meio de etiqueta aposta na capa dos autos, e agrupados em caixas onde conste identificação neste sentido.
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) fará a avaliação dos processos judiciais findos considerando seu valor informativo para a instituição e para a sociedade em geral, determinando seu valor secundário para guarda permanente se constatar que: continuam a apresentar valor administrativo e jurídico para a instituição, mesmo cessado seu valor primário para uso corrente; possam servir ao resguardo dos direitos cívicos, jurídicos e de propriedade das partes ou de terceiros, mesmo não estando contemplados no PCTTUPJ/PJES; tenham interesse para a preservação da memória institucional do Poder Judiciário do Espírito Santo; tenham especial valor histórico, contribuindo para o resgate de dados históricos, sociológicos e culturais de interesse da sociedade. Indicações de magistrados e entidades de caráter histórico, cultural e universitário serão aceitas conforme o Capítulo III da Resolução.
O inteiro teor das sentenças, das decisões terminativas, dos acórdãos e das decisões recursais monocráticas também é de guarda permanente, em base de dados, livro eletrônico ou impresso, ou a partir da retirada dos originais dos autos que serão eliminados. Se convertida a documentação para mídia eletrônica, é permitida a eliminação da versão impressa desde que a autenticidade do documento digitalizado seja garantida pela utilização de assinatura baseada em certificado digital padrão emitido por Autoridade Certificadora Credenciada, na forma da legislação.
Todos os prazos de guarda e informações sobre a eliminação de processos judiciais findos estão dispostos na Resolução nº 56/2015. As partes, no prazo de 45 dias, a partir da data de publicação, poderão requerer, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição dirigida à CPAD – cpad@tjes.jus.br com a respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido.
Decorrido o prazo estabelecido na Resolução, e atendidos os pedidos de desentranhamento de documentos ou extração de cópias de peças do processo, a Seção de Arquivo e Memória do Judiciário certificará os fatos e procederá à eliminação dos processos judiciais listados no edital respectivo. Os processos serão eliminados conforme critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado, ficando autorizada sua destinação a programas de natureza social, observadas as formalidades legais.
Vitória, 09 de outubro de 2015.
Assessoria de Imprensa e Comunicação Social do TJES
Texto: Elza Silva – elcrsilva@tjes.jus.br
Andréa Resende
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