O roteiro tem como objetivo viabilizar a expedição de certidões com mais celeridade.
Em atendimento ao Ato Normativo nº 197/2014, a Secretaria de Tecnologia da Informação elaborou um roteiro que orienta a emissão de certidões negativas no sistema no caso de pendências no cadastro, como a existência de homônimos. O procedimento, disponível abaixo, tem como objetivo viabilizar a expedição de certidões com dados de distribuição de ações cíveis e criminais do Estado do Espírito Santo com mais celeridade e segurança.
A pesquisa para a emissão de Certidão Negativa é realizada nos bancos de dados cadastrais dos sistemas E-jud, Projudi e Siep, por meio da comparação dos dados informados sobre a pessoa a quem se refere a certidão e os dados cadastrados nos sistemas. Segundo o Ato Normativo, em regra, os homônimos identificados no “Consulta online” decorrem de inconsistência dos dados alimentados no sistema, em razão de cadastramento incompleto das partes nos processos, que impossibilitam a aferição das informações produzidas via sistema.
Segundo a equipe da coordenadoria de Desenvolvimento da STI, mesmo que para o requerimento online de certidão seja obrigatório apenas o preenchimento do campo de CPF/CNJPJ, “quanto melhor qualificada a parte no requerimento e na base de dados dos sistemas, melhor será o resultado auferido”.
“Atualmente a pesquisa para certidão negativa não impede que o cidadão obtenha esse documento mesmo existindo processos com seu homônimo. Isso atende ao art. 8º, § 2º da Resolução nº 121 do CNJ. No entanto, esses casos de ‘homônimos’ devem ser resolvidos no cadastro de parte para que as próximas pesquisas sejam mais precisas”, esclarece o grupo.
Procedimento para Emissão das Certidões
Quando alguém faz uma pesquisa para certidão, o sistema faz uma seleção de processos cuja parte tenha somente o nome preenchido em seu cadastro no sistema. As informações desses processos são enviadas para o e-mail das Varas, bem como um texto explicativo de como proceder para resolver o possível problema de homônimo. Todas as pendências de homônimos podem ser acessadas através da tela Consulta à Certidão à Pendências de cadastro, devendo dirimir no prazo legal (Ato Normativo TJES nº 197/14).
No caso de pendências de cadastro, o servidor da Vara deverá proceder da seguinte forma:
1. atualizar o cadastro da pessoa, informando o CPF/CNPJ, CI, CTPS, Título de Eleitor, nome da mãe, nome do pai e/ou data de nascimento da parte em questão com as informações contidas nos autos;
2. se nenhuma das informações acima forem localizadas nos autos, mesmo tendo diligenciado para a sua busca, a teor do art. 51,§§ 1º, 2º e 5º do Código de Normas, o servidor deve informar no sistema que não encontrou dados cadastrais. Essa funcionalidade está disponível somente no EJUD: “Cadastro à Pessoa à Cadastro Incompleto”;
3. no sistema EJUD existe a possibilidade de se fazer a baixa da pessoa para processos criminais que já estão arquivados ou a serem arquivados (art. 2º, §1º do Provimento nº 28/2011), pois mediante a adoção desse procedimento há exclusão da restrição em nome da parte nos processos. Segue orientação:
a) verifique se nos autos há caso de trânsito em julgado de Reabilitação, Absolvição, Extinção da Punibilidade (anistia, graça ou indulto; cumprimento da pena; cumprimento da suspensão condicional do processo; cumprimento de transação penal; decadência ou perempção; morte do agente; pagamento integral do débito; perdão judicial; prescrição; renúncia do queixoso ou perdão aceito; reparação do dano; retratação do agente; retroatividade da lei), Impronúncia, Arquivado por rejeição de denúncia/queixa ou Arquivado por não oferecimento de denúncia/queixa;
b) caso exista, acesse a opção “Cadastro à Pessoa à Baixar Pessoa” e pesquise pelo processo; selecione a parte em questão, e no campo “Tipo” escolha algumas das opções apresentadas no item a; clique em “Salvar”.
Emissão de certidão pelo Distribuidor
Quando usuário faz uma pesquisa para certidão na internet, e o sistema encontra processos que realmente pertencem à pessoa, o mesmo é orientado a dirigir-se ao Cartório Distribuidor do Fórum mais próximo do seu domicílio.
O servidor que trabalha na distribuição deverá utilizar a opção “Consulta à Certidão à Certidão Negativa” para visualizar os processos que estão impedindo a emissão da certidão. Após a análise desses processos, o servidor deverá emitir. Conforme o caso:
1. Certidão Negativa para todas as Comarcas: quando os processos listados pelo sistema forem analisados pelo servidor e for verificada a existência de informações nos andamentos processuais que afastem a restrição em todos os processos.
2. Certidão Negativa para todas as Comarcas com ressalva: quando os processos listados pelo sistema forem analisados pelo servidor e a informação no andamento processual impossibilitar o juízo de certeza para afastar a restrição, em um ou mais processos.
3. Certidão Positiva: quando o sistema acusar processo passível de restringir a emissão de Certidão Negativa, devendo o Distribuidor da Comarca (s) em que há o processo (s) restritivo (s) para Certidão Negativa emitir a Certidão Positiva manualmente, na forma atual. Acompanhará a Certidão Positiva a Certidão Negativa com Ressalva, para viabilizar o conhecimento das Varas em que tramitam os processos, as quais ficarão responsáveis por atualizar das informações cadastrais dos respectivos processos no sistema e/ou informar à pessoa que realmente há processo tramitando em seu nome, e, nesse caso, orientará a parte a dirigir-se à Distribuição para fins de obter a Certidão Positiva.
NOTA: Vedada a emissão de qualquer tipo de certidão negativa por outro meio.
Vitória, 12 de dezembro de 2014
Assessoria de Imprensa e Comunicação Social do TJES
Texto: Elza Silva com informações da Secretaria de Tecnologia da Informação | elcrsilva@tjes.jus.br
