ALTERADO PELO ATO NORMATIVO CONJUNTO Nº 003/2025 – DISP. 17/03/2025
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PJES
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ATO NORMATIVO Nº 031/2025
Implanta o projeto de Secretaria Inteligente nas unidades judiciárias do Juízo de Vila Velha – Comarca da Capital, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO que cabe ao Poder Judiciário implementar mecanismos que concretizem os princípios constitucionais de amplo acesso à Justiça e da duração razoável do processo (artigo 5°, incisos XXXV e LXXVIII, da Constituição Federal);
CONSIDERANDO a Resolução do Conselho Nacional de Justiça nº 219, de 26 de abril de 2016, que dispõe sobre a distribuição de servidores, de cargos em comissão e de funções de confiança nos órgãos do Poder Judiciário de primeiro e segundo graus e dá outras providências, ressaltando necessidade de equalização da força de trabalho;
CONSIDERANDO a Recomendação do Conselho Nacional de Justiça nº 149, de 30 de abril de 2024, que visa à instituição de mecanismos que assegurem a equivalência de carga de trabalho para magistrados(as) do primeiro grau de jurisdição em termos quantitativos e qualitativos;
CONSIDERANDO a Resolução nº 071/2024, que institui normas gerais necessárias para o cumprimento da Organização Judiciária do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, referente à equalização da força de trabalho e readequação de unidades judiciárias, nos termos da Lei Complementar nº 234/02, e em consonância com a Resolução CNJ nº 219/16
RESOLVE:
Art. 1º. Implementar nas unidades judiciárias do juízo de Vila Velha o projeto denominado Secretaria Inteligente, conforme disposições deste ato.
Parágrafo único. As Secretarias Inteligentes serão implantadas em fases, correspondentes aos seguintes níveis:
I – 1º nível: implantação da secretaria unificada nas unidades;
II – 2º nível: otimização do fluxo interno de trabalho para o novo formato;
III – 3º nível: reestruturação do atendimento ao público;
IV – 4º nível: automação de rotinas cartorárias, com ferramentas de inteligência artificial generativa;
V – 5º nível: integração das secretarias nas regiões virtuais.
Art. 2º. Ficam criadas as seguintes Secretarias Inteligentes no juízo de Vila Velha:
I – 1ª Secretaria Inteligente que executará os serviços cartorários das 1ª, 2ª, 3ª, 4ª, 5ª e 6ª, Varas Cíveis e das 1ª e 2ª Varas da Fazenda Pública Estadual, Municipal, Registros Públicos, Meio Ambiente e Execuções Fiscais.
II – 2ª Secretaria Inteligente que executará os serviços cartorários das 1ª, 2ª, 3ª e 4ª Varas de Família;
III – 3ª Secretaria Inteligente que executará os serviços cartorários do 1º, 2º, 4º e 5º, Juizados Especiais Cíveis, 1º, 2º e 3º Juizado Especial Criminal e da Fazenda Pública;
IV – 4ª Secretaria Inteligente que executará os serviços cartorários das 1ª, 2ª, 3ª, 4ª, 6ª e 7ª Varas Criminais;
V – 5ª Secretaria Inteligente que executará os serviços cartorários das 8ª e Vara de Execuções Penais;
VI – 6ª Secretaria Inteligente que executará os serviços cartorários das 5ª e 9ª Varas Criminais, com competência para as causas de Violência Doméstica e Familiar contra a Mulher.
Parágrafo único. As Secretarias Inteligentes nas competências de Infância e Juventude e de Órfãos e Sucessões serão objeto de tratamento regionalizado e unificado em ato próprio.
Art. 3º. As Secretarias Inteligentes destinam-se à prática dos atos processuais cartorários, cumprimento de decisões judiciais e atuarão, exclusivamente, em processos eletrônicos, devendo observar as seguintes regras:
I- prática de atos padronizados;
II- observância de rotinas e fluxos predefinidos;
III- prática de atos dinâmicos;
IV- compartimentação de atividades;
V- observância a plano de gestão com fixação de metas
Parágrafo único. O trabalho presencial deverá ser mantido na fase inicial do projeto até que seja implementada ferramenta de gestão e controle de produtividade pelo Tribunal de Justiça do Espírito Santo, ressalvadas hipóteses de afastamento autorizadas por decisão do Tribunal de Justiça ou por motivo de saúde.
Art. 4º. Não se incluem nas atribuições das Secretarias Inteligentes previstas neste ato:
I – a realização de atendimento presencial, por telefone, Whatsapp ou e-mail às partes, advogados, membros do Ministério Público e Defensores Públicos, em caso de eventual necessidade de esclarecimento e/ou consulta acerca de processos que se encontram, no momento do atendimento, tramitando na unidade judiciária em que são processados, remanescendo tal atribuição sob responsabilidade das centrais de atendimento e dos respectivos gabinetes;
II – a designação e a realização de audiências de qualquer natureza;
III – a abertura e conferência diária do PJe, SEEU, Malote Digital, SEI, correio eletrônico e demais sistemas eletrônicos relacionados exclusivamente às atividades dos respectivos gabinetes atendidos, sendo mantida sob responsabilidade das secretarias Inteligentes a abertura e conferência dos malotes e sistemas vinculados aos serviços cartorários por elas abrangidas;
IV – a inscrição em sistemas de restrição (SISBAJUD, RENAJUD, INFOJUD etc.).
Art. 5º. Caberá a um(a) Juiz(a) de Direito indicado pela Presidência, preferencialmente integrante da respectiva Secretaria Inteligente, exercer a função de coordenador(a).
§ 1º. A fiscalização dos atos processuais praticados pelas Secretarias Inteligentes caberá tanto ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) quanto ao(à) Juiz(a) do feito, competindo a este reportar ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) eventuais ajustes ou necessidades de aprimoramento na execução dos trabalhos.
§ 2º. Caberá ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) a responsabilidade pela realização da inspeção judicial anual na Secretaria Inteligente e ao Juiz(a) do feito caberá a inspeção regular em seu gabinete.
§ 2º. Caberá ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) a responsabilidade pela inspeção anual da estrutura e do funcionamento da Secretaria Inteligente, enquanto ao(à) Juiz(a) do feito competirá a inspeção regular dos processos sob sua jurisdição, independentemente de estarem conclusos em gabinete.
ALTERADO PELO ATO NORMATIVO CONJUNTO Nº 003/2025 – DISP. 17/03/2025
§ 3º. Será regulada em lei própria a gratificação pelo exercício da função de coordenação de unidade do Secretaria Inteligente, bem como das seções a ela vinculadas, sem prejuízo pela opção de licença compensatória prevista em regulamento próprio.
Art. 6º. Fica criada a Central de Atendimento Inteligente no juízo de Vila Velha que atuará em apoio às Secretarias Inteligentes, em local de fácil acesso e visibilidade no Fórum.
Parágrafo único. Até a instalação da Central de Atendimento Inteligente, caberá ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) da Secretaria Inteligente designar servidor(es) da secretaria para promover o atendimento necessário ao público, de forma a garantir a continuidade do serviço e a plena acessibilidade das partes e específicas.
Art. 7º. As atribuições das equipes, os processos e os fluxos de trabalho da Secretaria Inteligente serão definidos por ato da Corregedoria Geral da Justiça com a cooperação das respectivas Supervisões.
Art. 8º. A produtividade mensal dos(as) servidores(as) será aferida com base nas tarefas realizadas, individualmente, segundo atribuição de pesos e valores de acordo com a complexidade e tempo para a execução, o que será fixado pela Presidência do Tribunal em ato próprio.
§ 1º. O quadro de pessoal das Secretarias Inteligentes será, inicialmente, constituído por servidores(as) transferidos(as) das secretarias das unidades judiciárias por elas atendidas, cabendo ao(à) Juiz(a) Diretor(a) do Foro a gestão adequada para a lotação.
§ 2º. Cada unidade que passar a ser atendida pelos Cartórios Judiciais Integrados cederá, temporariamente, o cargo de direção de secretaria para ser alocado pelo Juiz Coordenador para as funções de Direção ou Gerência da nova secretaria, inclusive para a coordenação da Central de Atendimento Inteligente, respeitadas as atribuições inerentes às chefias, mas adequadas às novas funções organizacionais.
§ 3º. Resguardada a manutenção das atividades essenciais da secretaria, os gabinetes não atendidos por, no mínimo, dois assessores, ou por assessor e residente jurídico em número equivalente, poderão contar com o apoio de um servidor até que seja constituída estrutura própria do gabinete.
Art. 9º. A atual 2ª Vara de Órfãos e Sucessões será integrada à 1ª Varas de Órfãos e Sucessões, sendo seu acervo redistribuído àquela unidade e bloqueada para novas distribuições ou abertura para futuras remoções e promoções.
Art. 10. A atual Vara da Fazenda Pública Estadual de Vila Velha será integrada às 1ª e 2ª Varas das Fazendas Públicas Municipais, que passarão a ter a mesma competência funcional, sendo, respectivamente, denominadas:
I- 1ª Vara da Fazenda Pública Estadual, Municipal, Registros Públicos, Meio Ambiente e Execuções Fiscais
II- 2ª Vara da Fazenda Pública Estadual, Municipal, Registros Públicos, Meio Ambiente e Execuções Fiscais.
Parágrafo único. Fica suspensa a distribuição de casos novos para a Vara da Fazenda Pública Estadual e bloqueada para para futuras remoções ou promoções.
Art. 11. Ficará, automaticamente, bloqueada para futuras promoções e remoções a primeira vara criminal de competência residual que vagar no juízo de Vila Velha, sendo integrada e seu acervo redistribuído às demais unidades de igual competência.
Art. 12. Ficará, automaticamente, bloqueada para futuras promoções e remoções a primeira vara de família que vagar no juízo de Vila Velha, sendo integrada e seu acervo redistribuído às demais unidades de igual competência.
Art. 13. A redistribuição dos acervos prevista com os bloqueios das unidades elencadas nos artigos 10 a 12 independerá de novo ato normativo e será providenciada no prazo de 30 dias, observando-se, no que couber, o disposto no art. 15.
§1º. Os servidores lotados nas unidades referidas pelo caput, quando de seu bloqueio, serão alocados pela Direção do Foro, na forma do art. 14 deste ato.
§2º. As unidades receptoras dos acervos redistribuídos serão auxiliadas pelo Núcleo de Aceleração de Processos do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo (NAPES), para a prática de atos judiciais e para a realização das tarefas de secretaria.
§3º. Outras medidas de apoio poderão ser adotadas para assegurar a eficiência da prestação jurisdicional e para o reequilíbrio da carga de trabalho das unidades, sempre que necessário.
Art. 14. Caberá à Direção do Foro do Juízo de Vila Velha promover o remanejamento dos servidores das unidades integradas, observando-se os critérios de eficiência, continuidade do serviço público e adequação funcional.
Art. 15. A Secretaria de Tecnologia da Informação deverá criar, no prazo de 30 dias, os ambientes virtuais no Processo Judicial Eletrônico e nos demais sistemas, correspondente a cada Secretaria Inteligente mencionado no art. 2º deste ato, bem como promover a redistribuição dos feitos e controle da distribuição, nos termos deste Ato Normativo.
Art. 16. Revogam-se as disposições em contrário e os casos omissos serão decididos pela Presidência.
Art. 17. Este ato entra em vigor no prazo de 30 dias.
Publique-se.
Vitória/ES, 07 de fevereiro de 2025.
Desembargador SAMUEL MEIRA BRASIL JR.
Presidente
