ALTERADO PELO ATO NORMATIVO CONJUNTO Nº 003/2025 – DISP. 17/03/2025
ALTERADO PELO ATO NORMATIVO Nº 083/2025 – DISP. 14/03/2025
ALTERADO PELO ATO NORMATIVO Nº 126/2025 – DISP. 16/04/2025
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PJES
RUA DESEMBARGADOR HOMERO MAFRA,60 – Bairro ENSEADA DO SUÁ – CEP 29050906 – Vitória – ES – www.tjes.jus.br
ATO NORMATIVO N° 033/2025
Disciplina a implementação do projeto Secretaria Inteligente Regional nos Juízos de Cariacica, Serra, Viana, Vila Velha e Vitória, da Comarca da Capital, nas competências de Órfãos e Sucessões e de Infância e Juventude, e dá outras providências.
O Excelentíssimo Senhor Presidente do Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, Desembargador SAMUEL MEIRA BRASIL JÚNIOR, no uso de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO que cabe ao Poder Judiciário implementar mecanismos que concretizem os princípios constitucionais de amplo acesso à Justiça e da duração razoável do processo (artigo 5°, incisos XXXV e LXXVIII, da Constituição Federal);
CONSIDERANDO a Resolução do Conselho Nacional de Justiça nº 219, de 26 de abril de 2016, que dispõe sobre a distribuição de servidores, de cargos em comissão e de funções de confiança nos órgãos do Poder Judiciário de primeiro e segundo graus e dá outras providências, ressaltando necessidade de equalização da força de trabalho;
CONSIDERANDO a Resolução nº 071/2024, que institui normas gerais necessárias para o cumprimento da Organização Judiciária do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, referente à equalização da força de trabalho e readequação de unidades judiciárias, nos termos da Lei Complementar nº 234/02, e em consonância com a Resolução CNJ nº 219/16;
RESOLVE:
Art. 1º. Implementar nos juízos de Cariacica, Serra, Viana, Vila Velha e Vitória, da Comarca da Capital, o projeto denominado de Secretaria Inteligente Regional, conforme disposições a seguir.
Art. 2º. As Secretarias Inteligentes Regionais serão implantadas em fases, correspondentes aos seguintes níveis:
I – 1º nível: implantação da secretaria unificada nas unidades da região atendida;
II – 2º nível: otimização do fluxo interno de trabalho para o novo formato;
III – 3º nível: reestruturação do atendimento ao público;
IV – 4º nível: automação de rotinas cartorárias, com ferramentas de inteligência artificial generativa;
V – 5º nível: integração das secretarias nas regiões virtuais.
Art. 3º. Ficam criadas as seguintes Secretarias Inteligentes Regionais nos juízos de Cariacica, Serra, Viana, Vila Velha e Vitória:
I – 1ª Secretaria Inteligente Regional – Órfãos e Sucessões que executará os serviços cartorários das Varas de Órfãos e de Sucessões.
II – 2ª Secretaria Inteligente Regional – Infância e Juventude que executará os serviços cartorários das Varas de Infância e Juventude, nas classes e assuntos de natureza não infracional;
III – 3ª Secretaria Inteligente Regional – Infância e Juventude que executará os serviços cartorários das Varas de Infância e Juventude, nas classes e assuntos infracionais.
Art. 4º. As Secretarias Inteligentes Regionais destinam-se à prática dos atos processuais cartorários, cumprimento de decisões judiciais e atuarão, exclusivamente, em processos eletrônicos, devendo observar as seguintes regras:
I- prática de atos padronizados;
II- observância de rotinas e fluxos predefinidos;
III- prática de atos dinâmicos;
IV- compartimentação de atividades;
V- observância a plano de gestão com fixação de metas
Parágrafo único. O trabalho presencial deverá ser mantido na fase inicial do projeto até que seja implementada ferramenta de gestão e controle de produtividade pelo Tribunal de Justiça do Espírito Santo, ressalvadas hipóteses já autorizadas por decisão do Tribunal de Justiça ou por motivo de saúde.
Art. 5º. Não se incluem nas atribuições das Secretarias Inteligentes Regionais previstas neste ato:
I – a realização de atendimento presencial, por telefone, Whatsapp ou e-mail às partes, advogados, membros do Ministério Público e Defensores Públicos, em caso de eventual necessidade de esclarecimento e/ou consulta acerca de processos que se encontram, no momento do atendimento, tramitando na unidade judiciária em que são processados, remanescendo tal atribuição sob responsabilidade das centrais de atendimento e dos respectivos gabinetes;
II – a designação e a realização de audiências de qualquer natureza;
III – a abertura e conferência diária do PJe, SEEU, Malote Digital, SEI, correio eletrônico e demais sistemas eletrônicos relacionados exclusivamente às atividades dos respectivos gabinetes atendidos, sendo mantida sob responsabilidade das secretarias Inteligentes a abertura e conferência dos malotes e sistemas vinculados aos serviços cartorários por elas abrangidas;
IV – a inscrição em sistemas de restrição (SISBAJUD, RENAJUD, INFOJUD etc.).
Art. 6º. Caberá a um(a) Juiz(a) de Direito indicado pela Presidência e integrante da respectiva Secretaria Inteligente Regional exercer a função de coordenador(a).
§ 1º. A fiscalização dos atos processuais praticados pelas Secretarias Inteligentes caberá tanto ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) quanto ao(à) Juiz(a) do feito, competindo a este reportar ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) eventuais ajustes ou necessidades de aprimoramento na execução dos trabalhos.
§ 2º. Caberá ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) a responsabilidade pela realização da inspeção judicial anual na Secretaria Inteligente, enquanto ao(à) Juiz(a) do feito competirá a inspeção regular dos processos em tramitação na respectiva Vara.
§ 2º. Caberá ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) a responsabilidade pela inspeção anual da estrutura e do funcionamento da Secretaria Inteligente, enquanto ao(à) Juiz(a) do feito competirá a inspeção regular dos processos sob sua jurisdição, independentemente de estarem conclusos em gabinete.
ALTERADO PELO ATO NORMATIVO CONJUNTO Nº 003/2025 – DISP. 17/03/2025
§ 3º. Será regulada em lei própria a gratificação pelo exercício da função de coordenação de unidade do Secretaria Inteligente, bem como das seções a ela vinculadas, sem prejuízo pela opção de licença compensatória prevista em regulamento próprio.
Art. 7º. As Centrais de Atendimento Inteligente da Comarca da Capital atuarão em apoio às Secretarias Inteligentes Regionais.
Parágrafo único. Até a instalação da Central de Atendimento Inteligente, caberá ao(à) Juiz(a) Coordenador(a) da Secretaria Inteligente designar servidor(es) da secretaria para promover o atendimento necessário ao público, de forma a garantir a continuidade do serviço e a plena acessibilidade das partes e específicas.
Art. 8º. As atribuições das equipes, os processos e os fluxos de trabalho da Secretaria Inteligente serão definidos por ato da Corregedoria Geral da Justiça com a cooperação das respectivas Supervisões.
Art. 9º. A produtividade mensal dos(as) servidores(as) será aferida com base nas tarefas realizadas, individualmente, segundo atribuição de pesos e valores de acordo com a complexidade e tempo para a execução, o que será fixado pela Presidência do Tribunal em ato próprio.
§ 1º. O quadro de pessoal da Secretaria Inteligente será, inicialmente, constituído por servidores(as) transferidos(as) das secretarias das unidades judiciárias por elas atendidas, cabendo ao(à) Juiz(a) Diretor(a) do Foro a gestão adequada para a lotação.
§ 2º. Cada unidade que passar a ser atendida pelos Cartórios Judiciais Integrados cederá, temporariamente, o cargo de direção de secretaria para ser alocado pelo Juiz Coordenador para as funções de Direção ou Gerência da nova secretaria, inclusive para a coordenação da Central de Atendimento Inteligente, respeitadas as atribuições inerentes às chefias, mas adequadas às novas funções organizacionais.
§ 3º. Resguardada a manutenção das atividades essenciais da secretaria, os gabinetes não atendidos por, no mínimo, dois assessores, ou por assessor e residente jurídico em número equivalente, poderão contar com o apoio de um servidor até que seja constituída estrutura própria do gabinete.
§ 4º. Sem prejuízo das normas vigentes, relativas ao teletrabalho, caberá ao Juiz Coordenador organizar a execução das tarefas entre os servidores lotados em juízos distintos, conforme a necessidade dos serviços.
§ 5º. As Secretarias Inteligentes Regionais de que cuidam este ato serão sediadas no Juízo de Vitória, ficando automaticamente relotados os servidores das respectivas varas das comarcas integrantes.
§6º. O servidor relotado poderá optar pelo exercício de suas funções no fórum do juízo de sua lotação original ou na sede da Secretaria Inteligente, mediante deliberação conjunta dos Diretores dos Foros envolvidos e do(a) Juiz(a) Coordenador(a).
Art. 10. As Varas de Órfãos e Sucessões dos Juízos de Vitória, Vila Velha, Cariacica e Serra passam a adotar a seguinte nomenclatura e competência:
I – A 2ª Vara de Órfãos e Sucessões de Vitória passa a denominar-se 1ª Vara de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital, com competência territorial abrangendo os municípios de Cariacica, Serra, Viana, Vila Velha e Vitória.
II – A Vara de Órfãos e Sucessões de Cariacica passa a denominar-se 2ª Vara de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital, com competência territorial abrangendo os municípios de Cariacica, Serra, Viana, Vila Velha e Vitória.
III – A 1ª Vara de Órfãos e Sucessões de Serra passa a denominar-se 3ª Vara de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital, com competência territorial abrangendo os municípios de Cariacica, Serra, Viana, Vila Velha e Vitória.
§ 1º – Os feitos da 1ª Vara de Órfãos e Sucessões de Vila Velha e os feitos da competência de órfãos e sucessões da Vara de Infância e Juventude, Órfãos, Sucessões e Acidentes de Trabalho de Viana, serão processados e decididos pelas 1ª, 2ª e 3ª Varas de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital.
§ 2º. A distribuição de novos processos às 1ª, 2ª e 3ª Varas de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital, mencionadas neste ato, será realizada de forma direcionada a cada juízo, preservando sua numeração própria e garantindo a adequada gestão estatística.
§ 3º. Os casos novos e o acervo atual das unidades mencionadas no §1º serão atribuídos de modo equitativo e automatizado, em solução a ser desenvolvida pela Secretaria de Tecnologia da Informação – STI/TJES, à 1ª, 2ª e 3ª Varas de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital.
§ 4º A estrutura de pessoal atualmente alocada nos gabinetes das Varas absorvidas será igualmente distribuída entre as 1ª, 2ª e 3ª Varas de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital.
§ 5º – Os gabinetes das 1ª, 2ª e 3ª Varas de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital poderão funcionar em qualquer Fórum da Comarca da Capital, vedada a acumulação em um único município, cabendo ao magistrado titular garantir sua disponibilidade para atendimento a advogados, servidores e partes.
Art. 10. A 1ª Secretaria Inteligente Regional – Órfãos e Sucessões será composta pelas seguintes unidades judiciárias, com competência territorial abrangendo os municípios de Cariacica, Serra, Viana, Vila Velha e Vitória:
I – 1ª Vara de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital;
II – 2ª Vara de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital;
III –3ª Vara de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital.
§1º. Os feitos já em tramitação na Vara de Órfãos e Sucessões de Vitória passarão a ser processados e julgados pela 1ª Vara de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital.
§2º. Os feitos já em tramitação na Vara de Órfãos e Sucessões de Cariacica passarão a ser processados e julgados pela 2ª Vara de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital.
§3º. Os feitos já em tramitação na Vara de Órfãos e Sucessões de Serra passarão a ser processados e julgados pela 3ª Vara de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital.
§4º. Os feitos da Vara de Órfãos e Sucessões de Vila Velha e os feitos da competência de Órfãos e Sucessões da Vara de Infância e Juventude, Órfãos, Sucessões e Acidentes de Trabalho de Viana, serão processados e decididos pelas 1ª, 2ª e 3ª Varas de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital, mediante redistribuição.
§5º. Os processos protocolados a partir da instalação das unidades judiciárias mencionadas no caput deste artigo serão distribuídos às unidades judiciárias de origem e, ato contínuo, redistribuídos às 1ª, 2ª e 3ª Varas de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital, de modo a preservar sua numeração e garantir a adequada gestão estatística.
§6º. Fica autorizada a equalização dos acumuladores de distribuição das unidades mencionadas nos parágrafos 1º, 2º e 3º deste artigo, logo após a realização do procedimento de redistribuição do acervo às 1ª, 2ª e 3ª Varas de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital.
§7º. Os casos novos e o acervo atual das unidades mencionadas no §4º serão atribuídos de modo equitativo e automatizado, em solução a ser desenvolvida pela Secretaria de Tecnologia da Informação – STI/TJES, à 1ª, 2ª e 3ª Varas de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital.
§8º. A estrutura de pessoal atualmente alocada nos gabinetes das Varas absorvidas será igualmente distribuída entre as 1ª, 2ª e 3ª Varas de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital.
§9º. Os gabinetes das 1ª, 2ª e 3ª Varas de Órfãos e Sucessões da Comarca da Capital poderão funcionar em qualquer Fórum da Comarca da Capital, vedada a acumulação em um único município, cabendo ao magistrado titular garantir sua disponibilidade para atendimento a advogados, servidores e partes.
§10. As unidades judiciárias a que se referem os incisos I a III, do caput, serão titularizadas pelos magistrados e magistradas das respectivas varas a que se referem os §§ 1º a 3º, deste artigo. […]
ARTIGO 10º ALTERADO PELO ATO NORMATIVO Nº 083/2025 – DISP. 14/03/2025
Art. 11. Os casos omissos serão decididos pela Presidência do eg. TJES.
Art. 12. A Secretaria de Tecnologia da Informação deverá criar, no prazo de 30 dias, os ambientes virtuais no Processo Judicial Eletrônico e nos demais sistemas, correspondente às Secretarias Inteligentes Regionais, bem como promover a redistribuição dos feitos, se necessária, e controle da distribuição, nos termos deste Ato Normativo.
PRAZO PRORROGADO PELO ATO NORMATIVO Nº 126/2025 – DISP. 16/04/2025
Art. 13. Revogam-se as disposições em contrário e os casos omissos serão decididos pela Presidência.
Art. 14. Este ato entra em vigor no prazo de 30 dias.
Publique-se.
Vitória/ES, 07 de fevereiro de 2025.
Des. SAMUEL MEIRA BRASIL JUNIOR
Presidente do TJES
