ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
RESOLUÇÃO Nº 070/2013
Implanta e regulamenta o uso do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, no âmbito administrativo do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, e adota outras providências.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais, em razão do deliberado pelo Tribunal Pleno em sessão realizada nesta data, e:
Considerando o disposto no Termo de Cooperação Técnica firmado entre este Tribunal e o TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 4ª REGIÃO, por meio do qual é cedido gratuitamente a este Poder Judiciário o Sistema Eletrônico de Informações – SEI, voltado à modernização da área administrativa, nos termos da Resolução TRF4 nº 56, de 14 de junho de 2011;
Considerando a necessidade de otimizar a gestão documental, eliminando o arquivamento permanente de documentos em papel;
Considerando a necessidade de promover melhoria no gerenciamento dos processos de trabalho, favorecendo a gestão das atividades inerentes aos recursos humanos, dos procedimentos licitatórios, contratuais e financeiros, entre outros, com a incorporação dos recursos da tecnologia da informação aos trâmites administrativos;
Considerando os benefícios advindos da substituição da tramitação de autos em meio físico pelo meio eletrônico, como instrumento de celeridade, de qualidade da administração da justiça, com economia de tempo e de custos aos jurisdicionados;
R E S O L V E:
Capítulo I
DO SISTEMA EM GERAL
Art. 1º Adotar como sistema único de gerenciamento de processos administrativos, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, o Sistema Eletrônico de Informações – SEI.
Parágrafo único. A partir da implantação do SEI no Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, fica proibido o registro e tramitação de processos administrativos novos por outro meio.
Art. 2º O Sistema Eletrônico de Informações permite:
I – a tramitação de processos administrativos, via rede mundial de computadores, com acesso em todas as unidades do primeiro e segundo graus de jurisdição, bem como o armazenamento e a transmissão das informações digitais;
II – o controle dos procedimentos instaurados por meio eletrônico, bem como a sua situação;
III – o acesso de todos os usuários internos, de modo a preservar a identificação e a sigilosidade do processo, quando necessária.
Capítulo II
DOS USUÁRIOS INTERNOS
Art. 3º São de exclusiva responsabilidade dos usuários internos:
I – o sigilo da chave privada de sua identidade digital;
II – a exatidão das informações prestadas e inserções realizadas;
III – a confecção de documentos em conformidade com o formato e o tamanho definidos pelo Tribunal de Justiça.
Art.4º Na hipótese de desvinculação de usuário interno, a chefia procederá à imediata inibição de seu acesso ao SEI.
Capítulo III
DA PRATICA DOS ATOS
Art. 5º Os documentos e atos praticados no SEI serão assinados nos termos da Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006, pelo servidor que os produziu ou anexou, sendo considerados originais para todos os efeitos legais.
§ 1º Os documentos originais ao serem digitalizados, e desde que não possuam conteúdo probatório ou histórico, deverão ser devolvidos à parte.
§ 2º Tratando-se de simples “cópia” de documentos probatórios ou históricos, a eliminação será realizada logo após a sua digitalização.
§ 3º As certidões, os contratos, as notas fiscais, atestados e demais originais de documentos comprobatórios ou históricos, emitidos por entes externos ao Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo deverão ser encaminhados, após inserção no SEI, às unidades de arquivo correspondentes para que promovam à guarda determinada pelo Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade – PCTT da Justiça Federal.
§ 4º Quando disponibilizada ao usuário externo a funcionalidade de “peticionamento eletrônico” no SEI, que atenda aos requisitos da Lei 11.419/2006, ficará dispensada a entrega dos documentos originais, cumprindo à parte sua guarda e preservação.
§ 5º Antes do encaminhamento de qualquer documento físico, cadastrado no SEI, para o arquivo, deve-se apor na parte superior direita do documento o número do processo e número do documento gerado pelo sistema, seguido da palavra “SEI”, para fins de identificação.
Art. 6º Após qualquer visualização dos documentos produzidos ou tendo sido encaminhados para outro setor, não poderão ser alterados ou excluídos, sendo a retificação realizada pela inclusão de novo documento, após o cancelamento.
Parágrafo único. O cancelamento de eventos poderá ser realizado mediante justificação e registro no histórico do processo, ainda que esteja em outro setor.
Art. 7º Os processos administrativos, produzidos em meio físico, em tramitação ou já arquivados na data da implantação do SEI, poderão ser eliminados assim que digitalizados e inseridos no sistema eletrônico, preservando-se os documentos já mencionados no art. 5º, §3º, adotando-se a sistemática estabelecida nos §§ 1º e 2º do mesmo artigo.
Capítulo IV
DOS PETICIONAMENTOS
Art. 8º As petições devem ser entregues fisicamente ou em mídia, nos formatos indicados pelo Tribunal de Justiça, no Protocolo do Fórum, da Corregedoria Geral de Justiça ou do Tribunal de Justiça, conforme o caso, ficando a cargo do servidor o cadastro do peticionamento.
Capítulo V
DA CONSULTA PELO USUÁRIO EXTERNO
Art. 9º O acesso de usuário externo ao sistema será feito mediante solicitação deste ou por determinação da autoridade competente, devidamente motivado, fixando-se prazo para consulta, podendo ser disponibilizada a visibilidade de peças em todo ou em parte, cujo linkserá encaminhado por e-mail.
Parágrafo único. A simples consulta à movimentação processual e decisões administrativas será pública e independerá de prévio credenciamento, sem prejuízo do atendimento que será realizado nas unidades processantes.
Art.10.São considerados sigilosos somente os “tipos processuais” previamente classificados no sistema sob essadenominação.
Parágrafo Único. A solicitação de inclusão de novos tipos processuais de caráter sigiloso deve ser encaminhada ao gestor do sistema.
Art. 11. Os processos do SEI terão os seguintes níveis de sigilo:
I – Processo público: visualização por todos os usuários internos, partes do processo e por terceiros.
II – Processo reservado: visualização somente pelos usuários internos das unidades em que tramitar o processo.
III – Processo sigiloso: visualização somente por quem for atribuída a credencial.
Parágrafo único. A conversão de processos administrativos públicos ou reservados em processos sigilosos somente será possível promovendo-se a alteração do “tipo processual”.
Art. 12. A responsabilidade pela atribuição de credencial de acesso ao processo sigiloso é da autoridade que fizer a concessão.
Parágrafo único. Fica autorizada a “renúncia” da credencial, quando não se fizer necessário o seu mantenimento.
Art. 13. A atribuição de credencial para autoridade de outra unidade deverá ser efetivada sempre para o magistrado ou, naárea administrativa, para o chefe do setor responsável, salvo exceção devidamente justificada.
Art. 14. O detentor de credencial em processos administrativos sigilosos, concluídos ou em tramitação, que tenha sua lotação ou função alterada, deverá realizar a transferência de credencial nos referidos processos ao seu sucessor.
Art. 15. O SEI será implantado gradativamente no Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo e terá abrangência em todas as matérias administrativas, exceto quanto aos procedimentos em que faz necessário instruí-lo com informações disponíveis nos sistemas judiciais e que não dependam do contraditório.
Parágrafo único. O cronograma de implantação será definido, oportunamente, por ato da presidência.
Capítulo VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 16. Enquanto o SEI não for implantado em todas as Unidades do Poder Judiciário, serão mantidos os mesmos critérios para fins de encaminhamento de requerimentos, atos e documentos de cunho administrativo ao Tribunal de Justiça e à Corregedoria Geral de Justiça.
Parágrafo único. Cumpre ao Protocolo Geral que acusar o recebimento proceder à digitalização, bem como gerar o Processo Administrativo no sistema eletrônico, desde que não seja documento a ser juntado em processo em tramitação.
Art. 17. Os casos omissos serão resolvidos pelo Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo.
Art. 18. Revogam-se as disposições em contrário.
Art. 19. Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.
PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.
Vitória/ES, 02 de dezembro de 2013.
Desembargador PEDRO VALLS FEU ROSA
Presidente do Tribunal