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023 – 02/09/2009 Aprova a Tabela de temporalidade dos processos judiciais findos do TJES – REVOGADA

Biênio: 2008/2009
Ano: 2009
N°: 23
Data: 02/09/2009

Aprova a Tabela de temporalidade dos processos judiciais findos do TJES

PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
RESOLUÇÃO Nº 23 / 2009.

Aprova a Tabela de Temporalidade dos processos judiciais findos do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo edá outras providências.
O Exmo. Sr. Desembargador Álvaro Manoel Rosindo Bourguignon, Presidente em exercício do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais, e após decisão unânime do Tribunal Pleno, na sessão realizada no dia 31 de agosto de 2009,
CONSIDERANDO que compete à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem, nos termos do art. 216, §2º, da Constituição da República de 1988;
CONSIDERANDO que o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) – órgão criado por meio da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, com a incumbência de definir a política nacional de arquivos – estabeleceu, mediante a publicação da Resolução nº 26, de 06 de maio de 2008, que os órgãos do Poder Judiciário deverão criar programas de gestão de documentos arquivístivos, coordenados por Comitês Gestores, que terão por objetivo definir as diretrizes do referido programa de gestão de documentos e elaborar Planos de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos a serem aplicados nos órgãos de seu âmbito de atuação;
CONSIDERANDO a constituição de COMISSÃO INTERNA MULTIDICIPLINAR, por meio do Ato Conjunto nº 12/2009, publicado no Diário da Justiça de 21 de julho de 2009, com o escopo de normatizar a seleção, guarda e eliminação de processos judiciais findos do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, que sofre com a escassez de espaço físico para seu armazenamento, bem como, por conseguinte, passa por dificuldade de recuperação das informações;
CONSIDERANDO que a citada Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 viabilizou o procedimento de eliminação de processos judiciais findos previsto no art. 1.215 do Código de Processo Civil, antes suspenso;
CONSIDERANDO, ainda, que a organização da documentação produzida pela Justiça Estadual é necessária, sobretudo, para garantir ao cidadão o amplo acesso às informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo geral (art. 5º, XIV e XXIX, da CR/1988);
CONSIDERANDO
, outrossim, a necessidade de unificação dos padrões de gestão de documentos, estabelecida pelo art. 4º da Resolução nº 26, de 06 de maio de 2008, do CONARQ, e que o Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios – TJDFT – foi o pioneiro no desenvolvimento de um programa de gestão arquivística de processos judiciais findos (Programa de Modernização dos Arquivos – PROMA), que está servindo de base para a gestão de documentos produzidos por vários Tribunais da federação e pode ser adaptado também para a realidade do TJES;
CONSIDERANDO, por fim, o projeto apresentado pela COMISSÃO INTERNA MULTIDICIPLINAR, que buscou, conforme normatização regente, as melhores práticas de gestão de documentos adotadas no país, em especial do TJDFT, pioneiro como dito, e do Tribunal de Justiça da Bahia, cujo Plano de Classificação já está de acordo com a Tabela Processual Unificada do Poder Judiciário elaborada pelo Conselho Nacional de Justiça;
RESOLVE:
Art. 1º
. Aprovar a Tabela de Temporalidade Documental e o Plano de Classificação de Documentos dos processos judiciais findos do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, conforme Anexo I e II, respectivamente, desta Resolução.
§1º. A Tabela de Temporalidade referida no caput é o instrumento de gestão que define prazos e condições de guarda para os documentos e que autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
§2º. O Plano de Classificação de Documentos tem como finalidade agrupar os documentos de acordo com as funções, subfunções e atividades, visando recuperá-los no contexto do acervo arquivístico, bem como à execução de serviços técnicos técnico-arquivísticos de avaliação, seleção e transferência.
Art. 2º.
A avaliação documental, entendida como a análise dos documentos contidos em autos judiciais arquivados, com a observância dos prazos de guarda e a destinação final estabelecida na Tabela de Temporalidade, será conduzida por uma comissão especialmente designada para tanto, que lhes atribuirá valores primários e secundários.
§1º. Valores primários são aqueles que apresentam valor administrativo, jurídico ou financeiro para a administração, atribuídos em função de interesse que os autos judiciais possam ter para as partes litigantes e/ou para o Tribunal.
§2º. Valores secundários são aqueles atribuídos em função do interesse que possam ter para o Tribunal e para a sociedade, em virtude de suas características históricas, probatórias ou informativas.
§3º. A avaliação documental poderá resultar na eliminação dos documentos desprovidos de valor primário ou secundário, o que ocorrerá somente após o processo de avaliação e os demais procedimentos estabelecidos nesta Resolução.
Art. 3º. Será utilizada a digitalização como recurso tecnológico para garantir a disseminação, preservação e conservação das informações contidas nos autos do processos judiciais, antes que haja a eliminação de quaisquer documentos.
§1º. Para fins de mudança de suporte (digitalização) onde se encontram registradas as informações, serão consideradas peças principais dos autos de processos judiciais, tais como:
I – Inicial;
II – Contestação;
III – Reconvenção;
IV – Sentença;
V – Acórdãos;
VI – Certidão de trânsito em julgado;
VII – Transações e acordos homologados por sentença.
§2º. Poderão ser digitalizados, mediante avaliação da comissão responsável pelo descarte, outros documentos que auxiliaram na elaboração da sentença e/ou acórdão e que não foram reproduzidos em outras peças (v.g., depoimentos, escrituras, e outros documentos originais).
Art. 4º. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos (Anexo III) e de Termo de Eliminação de Documentos (Anexo IV), tudo em conformidade com a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ.
Art. 5º. O Tribunal publicará no Diário da Justiça os editais para eliminação de documentos (Anexo V), decorrentes da aplicação da Tabela de Temporalidade, observado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
§1º. O prazo para a publicação dos editais a que alude o caput é de, no mínimo, 45 (quarenta e cinco) dias da data prevista para a respectiva eliminação (art. 3º, da Resolução nº 26, de 06 de maio de 2009, do CONARQ).
§2º. No prazo compreendido entre a publicação do edital e a data prevista para a eliminação, é facultado às partes interessadas o requerimento, às suas expensas, do desentranhamento dos documentos que juntaram aos autos, certidões ou cópias de peças dos autos judiciais enumerados no edital.
Art. 6º. A comissão responsável pela avaliação dos documentos (Comissão Permanente de Avaliação Documental) incumbe a coordenação e orientação dos servidores, no que tange à avaliação de autos de processos judiciais, bem como o esclarecimento de dúvidas relacionadas a esta Resolução e à aplicação da Tabela de Temporalidade.
§1º. A Comissão Permanente de Avaliação Documental será composta, preferencialmente, de: arquivista ou responsável pela guarda da documentação; historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo; profissional da área jurídica responsável pela avaliação do valor legal dos documentos; servidor da unidade organizacional à qual se referem os documentos a serem avaliados; outros profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, administrador, contador, sociólogo, engenheiro, médico e outros).
§2º. A Comissão Permanente de Avaliação Documental será presidida, obrigatoriamente, por um Juiz de Direito.
§3º. A participação como membro da comissão não ensejará pagamento de gratificação.
Art. 7º. A presente Resolução não se aplica no descarte dos feitos dos Juizados Especiais, regulamentado pela Resolução nº 11, de 18 de abril de 2007.
Art. 8º. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Publique-se.
Vitória (ES), 31 de agosto de 2009.

DESEMB. ÁLVARO MANOEL ROSINDO BOURGUIGNON
Presidente em exercício

REVOGADA PELA RESOLUÇÃO Nº 042/2013 – DISP. 02/09/2013