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020 – DEFINE SISTEMA DE CONTROLE INTERNO NO PJES – DISP. 15/04/2014

ESTADO DO ESPÍRITO SANTO

PODER JUDICIÁRIO

TRIBUNAL DE JUSTIÇA

 

RESOLUÇÃO Nº 020/2014

 

Regulamenta a aplicação da Lei Estadual nº 9.938, de 22 de novembro de 2012, que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado do Espírito Santo, no âmbito do Poder Judiciário e dá outras providências.

 

PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso das atribuições legais e regimentais, tendo em vista decisão do egrégio Tribunal Pleno, em sessão realizada nesta data, e,

 

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar, no âmbito do Poder Judiciário do Espírito Santo (PJES), a aplicação da Lei Estadual nº 9.938, de 22 de novembro de 2012, que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado do Espírito Santo;

CONSIDERANDO o previsto na Resolução nº 227/2011 do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo (TCE/ES), de 25 de agosto de 2011, alterada pela Resolução TCE/ES nº 257, de 07 de março de 2013, a qual determina aos Poderes e órgãos do Estado e dos Municípios do Espírito Santo a implantação do Sistema de Controle Interno;

CONSIDERNADO o disposto no Apêndice II – Modelo de Decreto ou Ato Normativo que regulamenta a lei que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado ou do Município – integrante do “Guia de Orientação para Implementação do Sistema de Controle Interno na Administração Pública”, aprovado pelo art. 1º da Resolução TCE/ES nº 227/2011;

CONSIDERANDO a busca pelo cumprimento da Meta Nacional do Poder Judiciário nº 16/2013: “fortalecer a unidade de controle interno no Tribunal”;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 171/2013 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que dispõe sobre as normas técnicas de auditoria, inspeção administrativa e fiscalização nas unidades jurisdicionais vinculadas ao CNJ;

CONSIDERANDO o disposto no Parecer nº 02/2013 da Secretaria de Controle Interno do Conselho Nacional de Justiça (SCI/CNJ), aprovado pelo Plenário do CNJ, no procedimento “Acompanhamento de Cumprimento de Decisão” nº 0201047-40.2009.2.00.0000;

CONSIDERANDO que a estruturação de um sistema de controle tem por finalidade propiciar melhores serviços públicos e efetiva entrega de suas ações ao usuário-cidadão, alcançando, assim, o objetivo constitucional de atender ao princípio da eficiência;

 

RESOLVE:

 

Art. 1º Definir, por Sistema de Controle Interno no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, o conjunto de unidades, funções e atividades administrativas, articulado por uma unidade central e orientado para o desempenho do controle interno, com vistas a comprovar a legalidade, a legitimidade e a economicidade e avaliar os resultados, quanto á eficiência, eficácia e efetividade da gestão contábil, orçamentária, financeira, patrimonial e operacional do Poder.

Art. 2º A Unidade Central de Controle Interno (UCCI) no Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo, no âmbito administrativo, é a Secretaria de Controle Interno, a qual responsabilizar-se-á pela coordenação das atividades de controle e pela avaliação da eficiência e eficácia dos controles internos.

§ 1° As atividades finalísticas da unidade central de controle interno serão exercidas por servidores efetivos, nos termos da legislação específica, sendo exigida escolaridade de nível superior, com conhecimento em matéria orçamentária, financeira, contábil, jurídica ou de administração pública, além de dominar os conceitos relacionados ao controle interno e à atividade de auditoria, inspeção e fiscalização.

§ 2° A UCCI encontra-se estruturada na forma prevista na Lei Complementar Estadual nº 566, de 22 de julho de 2010, estando composta de cargos efetivos e em comissão, na forma e quantidade previstas no Anexo II da referida Lei.

§ 3° As competências da Secretaria de Controle Interno, UCCI, encontram-se dispostas na Resolução TJES nº 75/2011.

Art. 3º O órgão central do sistema administrativo é unidade que responde pelo gerenciamento das atividades afetas ao sistema administrativo.

§ 1º Entende-se por sistema administrativo o conjunto de atividades afins, relacionadas a funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas unidades da organização e executadas sob a orientação técnica do respectivo órgão central do sistema administrativo.

§ 2º O sistema administrativo será composto por Normas de Procedimentos, definidas a partir dos “pontos de controle” do referido sistema administrativo, de forma a priorizar os controles preventivos, destinados a evitar a ocorrência de erros, desperdícios, irregularidades ou ilegalidades.

§ 3º O órgão central do sistema administrativo será representado por seu titular, denominado de representante setorial do sistema de controle interno.

§ 4º A unidade executora do sistema de controle interno é a unidade integrante da estrutura organizacional do TJES, no exercício do controle interno inerentes às suas funções administrativas.

Art. 4° O funcionamento do Sistema de Controle Interno do Poder Judiciário do Espírito Santo sujeita-se ao disposto na Lei Estadual nº 9.938/2012, na Resolução TCE-ES nº 227/2011, e alterações,nasnormas regulamentares aplicáveis ao Estado, no conjunto denormas de procedimentos que compõem o “Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle” do PJES e nas regras constantes nesta Resolução, bem como nos normativos emitidos pelo Conselho Nacional de Justiça.

Parágrafo único. O “Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle”, contém a normatização das atividades dos sistemas administrativos a seguir dispostos:

 

  • Sistema de Controle Interno;

  • Sistema de Compras, Licitações, Contratos, Convênios (exceto de pessoal) e instrumentos congêneres;

  • Sistema de Recursos Humanos;

  • Sistema de Transparência;

  • Sistema de Controle Patrimonial e de Almoxarifado;

  • Sistema de Planejamento e Orçamento;

  • Sistema de Contabilidade;

  • Sistema Financeiro;

  • Sistema de Projetos e Obras Públicas;

  • Sistema de Tecnologia da Informação;

  • Sistema de Educação;

  • Sistema de Serviços Gerais;

  • Sistema de Documentação e Informação;

  • Sistema Jurídico.

 

Art. 5º Ficam definidos, na forma da Tabela 01, os sistemas administrativos a que se referem o inciso V do art. 6º da Lei Estadual nº 9.938/2012 e respectivas unidades que atuarão como órgão central de cada sistema administrativo:

Tabela 01: Sistemas administrativos e respectivos órgãos centrais administrativos que compõem o “Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle”

SISTEMA ADMINISTRATIVO

ÓRGÃO CENTRAL DO SISTEMA ADMINISTRATIVO

Sistema de Controle Interno (NP 00)

Secretaria de Controle Interno

Sistema de Compras, Licitações, Contratos, Convênios (exceto pessoal) e instrumentos congêneres (NP 01)

Secretaria de Infraestrutura

Sistema de Recursos Humanos (NP 02)

Secretaria de Gestão de Pessoas

Sistema de Transparência (NP 03)

Secretaria de Controle Interno

Sistema de Controle Patrimonial e de Almoxarifado (NP 04)

Secretaria de Infraestrutura

Sistema de Planejamento e Orçamento

(NP 05)

Assessoria de Planejamento, Orçamento e Gestão Estratégica

Sistema de Contabilidade (NP 06)

Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária

Sistema Financeiro (NP 07)

Secretaria de Finanças e Execução Orçamentária

Sistema de Projetos e Obras Públicas

(NP 08)

Secretaria de Engenharia, Gestão Predial e Manutenção de Equipamentos

Sistema de Tecnologia da Informação

(NP 09)

Secretaria de Tecnologia da Informação

Sistema de Educação (NP 10)

Escola da Magistratura – EMES

Sistema de Serviços Gerais (NP 11)

Secretaria de Infraestrutura

Sistema de Documentação e Informação (NP 12)

Secretaria Judiciária

Sistema Jurídico (NP 13)

Assessoria Jurídica da Presidência

Art. 6º O representante de cada órgão central do sistema administrativo tem como missão dar suporte ao funcionamento do Sistema de Controle Interno em seu âmbito de atuação e ser o elo entre a unidade executora e a UCCI, tendo como principais responsabilidades:

I- prestar apoio na identificação dos “pontos de controle” inerentes ao sistema administrativo ao qual sua unidade está diretamente envolvida, e na elaboração das normas de procedimentos;

II- coordenar o processo de desenvolvimento, implementação ou atualização do “Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle”, ao qual a unidade em que está vinculado atua como órgão executor do sistema administrativo;

III- exercer o acompanhamento sobre a efetiva observância do “Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle” a que sua unidade esteja sujeita e propor o seu constante aprimoramento;

IV- encaminhar à UCCI, na forma documental, as situações de irregularidades ou ilegalidades ocorridas no âmbito administrativo, que vierem a seu conhecimento, juntamente com indícios de provas;

V- adotar providências para as questões relacionadas ao Tribunal de Contas do Estado (TCE-ES) e ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ) afetas à sua unidade, dando ciência a UCCI dos procedimentos adotados;

VI- atender às solicitações da UCCI quanto às informações, providências e recomendações;

VII- comunicar à chefia superior, com cópia para a UCCI, as situações de ausência de providências para a apuração e/ou regularização de desconformidades;

VIII- manter-se atualizado acerca da legislação, da jurisprudência e do entendimento dos órgãos de Controle Externo afetos ao sistema administrativo que representa, sugerindo alteração do “Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle”, por meio de formulário específico.

Art. 7º A UCCI atuará utilizando-se das normas técnicas de auditoria, inspeção administrativa e fiscalização, nos termos do disposto na Resolução CNJ nº 171/2013.

§ 1º Para a realização de trabalhos de auditoria, inspeção administrativa e fiscalização em áreas, programas ou situações específicas, cuja complexidade ou especialização assim justifique, a UCCI poderá requerer, da Presidência do Poder Judiciário, colaboração técnica de servidores públicos ou a contratação de terceiros.

§ 2º As atividades de auditoria, a que se refere o inciso V do art. 6º da Lei nº 9.938/2012 realizadas pela UCCI, terão como enfoque a avaliação da eficiência e eficácia dos procedimentos de controle adotados nos diversos sistemas administrativos, pelos seus órgãos centrais e executores, cujos resultados serão consignados em relatório, que conterá as recomendações para o aprimoramento de tais controles.

§ 3º A UCCI deverá elaborar o “Plano Quadrienal de Auditoria Interna” e o “Plano Anual de Auditoria e Atividades de Controle” e encaminhar à Presidência do Poder Judiciário para aprovação, observando os prazos estabelecidos pelo CNJ.

§ 4º A UCCI, durante a elaboração do “Plano Quadrienal de Auditoria Interna” e o do “Plano Anual de Auditoria e Atividades de Controle”, poderá buscar subsídios junto à Presidência do Poder Judiciário, demais gestores e unidades executoras do sistema de controle interno, objetivando maior eficácia da atividade.

Art. 8º Qualquer servidor do Poder Judiciário do Estado do Espírito Santo é parte legítima para denunciar a existência de irregularidades ou ilegalidades, no âmbito administrativo, à UCCI, sempre por escrito e com clara identificação do denunciante, da situação constatada e da(s) pessoa(s) ou unidade(s) envolvida(s), anexando, ainda, indícios de comprovação dos fatos denunciados.

Parágrafo único. É de responsabilidade da UCCI, de forma motivada, acatar ou não a denúncia, podendo efetuar averiguações para confirmar a existência da situação apontada pelo denunciante.

Art. 9º Para o bom desempenho de suas funções, caberá à UCCI solicitar, às unidades administrativas do TJES, o fornecimento de informações ou esclarecimentos, a apresentação de documentos e/ou a adoção de providências.

Art. 10. Se em decorrência dos trabalhos de auditoria, inspeção administrativa ou fiscalização, de denúncias ou de outros trabalhos ou averiguações executadas pela UCCI forem constatadas irregularidades ou ilegalidades, a esta caberá alertar formalmente ao Presidente do TJES, recomendando providências a serem adotadas.

Parágrafo único. Fica vedada a participação de servidores lotados na UCCI em comissões inerentes a processos administrativos ou sindicâncias destinadas a apurar irregularidades ou ilegalidades, assim como, em comissão processante de tomada de contas, comissão de licitação, equipe de pregão e comissão especial de promoção.

Art. 11. Sob pena de responsabilidade solidária, a UCCI, ao tomar conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, ouvidos os gestores que deram causa a ela, e não sendo possível saná-la, dela darão ciência imediata ao Presidente do TJES.

Parágrafo único. Por força do art. 70 da Constituição Federal, o responsável pela UCCI deverá representar, ao Tribunal de Contas, sobre as irregularidades e ilegalidades identificadas e as medidas adotadas.

Art. 12. Caberá à UCCI prestar os esclarecimentos e orientações a respeito da aplicação dos dispositivos desta Resolução.

Art. 13. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogando o Ato Normativo TJES nº 135/2012.

 

Vitória, 10 de abril de 2014.

 

DESEMBARGADOR SERGIO BIZZOTTO PESSOA DE MENDONÇA

PRESIDENTE DO TJES